In dit artikel
Een reserveringsbevestiging van je restaurant moet gasten de datum, de tijd, het aantal personen, het adres van het restaurant en een duidelijke manier om te wijzigen of te annuleren geven. Gebruik deze sjablonen voor reserveringsbevestigingen als startpunt. Vul alle velden tussen haakjes in en gebruik de annuleringsvoorwaarden die de gast bij het reserveren heeft geaccepteerd.
Kies het bericht dat je nodig hebt
| Bericht | Wanneer gebruik je het | Actie van de gast |
|---|---|---|
| Bevestigingsmail | Zodra een reservering is geaccepteerd | De reserveringsgegevens checken |
| Bevestigings-sms | Voor een korte bevestiging per sms | De reserveringslink openen |
| Herinnering | Voor het bezoek, met genoeg tijd om nog iets te doen vóór je annuleringsdeadline | De reservering houden of wijzigen |
| Herbevestiging voor groepen | Als je een actueel aantal gasten nodig hebt | Het aantal personen bevestigen |
| Antwoord op een annulering | Zodra de annulering is verwerkt | Eventuele vervolgstappen checken |
De velden hieronder zijn schrijfhulpen, geen variabelen uit een reserveringssysteem. Check welke velden en links je systeem automatisch invult.
1. Bevestigingsmail voor een restaurantreservering
Onderwerp: Je tafel bij [Restaurant], [Datum] om [Tijd]
Hoi [Voornaam],
Je tafel voor [Aantal personen] is bevestigd voor [Datum] om [Tijd].
Je vindt ons op [Adres]. Je reserveringsnummer is [Referentie].
Wijzigen of annuleren doe je via [Reserveringslink]. Annuleren kan tot [Datum en tijd]; het beleid dat je hebt geaccepteerd vind je hier: [Link naar beleid].
Heb je andere vragen, neem dan contact op via [Telefoonnummer of bewaakt e-mailadres]. We zien je graag!
[Team van het restaurant]
2. Korte bevestigings-sms
[Restaurant]: je tafel voor [Aantal personen] is bevestigd op [Datum], [Tijd]. Bekijken, wijzigen of annuleren: [Reserveringslink]. Vragen? [Telefoonnummer].
Check de uiteindelijke lengte nadat je namen en links hebt ingevuld. Een lang bericht kan als meerdere sms’jes worden afgerekend. Nodig gasten alleen uit om te antwoorden als iemand de antwoorden ook ontvangt en afhandelt.
3. Reserveringsherinnering
Hoi [Voornaam], we kijken ernaar uit je gezelschap van [Aantal personen] te ontvangen bij [Restaurant] op [Datum] om [Tijd]. Zijn je plannen veranderd? Pas je reservering hier aan: [Reserveringslink]. Annuleren kan tot [Datum en tijd].
Stuur een herinnering op een moment dat de gast nog iets met je beleid kan. Een herinnering na de deadline geeft de gast geen kans meer om op tijd te annuleren. De Resos No-Show Index houdt late annuleringen en no-shows uit elkaar; er komt geen ideaal herinneringsmoment uit dat voor elk restaurant geldt.
4. Herbevestiging voor grote groepen
Hoi [Voornaam], wil je het definitieve aantal gasten bevestigen voor je reservering bij [Restaurant] op [Datum] om [Tijd]? We hebben nu [Aantal personen] gasten genoteerd. Laat het ons vóór [Deadline] weten via [Reserveringslink of bewaakt contactadres]. Dank je wel!
Gebruik dit als je personeelsplanning, tafelindeling of voorbereiding afhangt van het aantal gasten. Leg bestaande voorwaarden voor groepen uit via je annuleringsbeleid. Voer in de herinnering geen nieuwe kosten in.
5. Bevestiging van een annulering
Hoi [Voornaam], je reservering voor [Aantal personen] bij [Restaurant] op [Datum] om [Tijd] is geannuleerd. [Indien van toepassing: leg de werkelijke status van de terugbetaling van de vooruitbetaling of van de afschrijving uit volgens het afgesproken beleid.] Vragen? Neem contact op via [Bewaakt contactadres]. We hopen je een andere keer te mogen verwelkomen.
Haal de optionele zin over de betaling weg als die niet van toepassing is. Bevestig nooit een terugbetaling voordat je de status hebt gecheckt.
Deze berichten gebruiken in Resos
In Resos kun je tekst toevoegen boven of onder de standaardmeldingen voor reserveringen, met een kortere versie voor sms. Het standaardbericht zelf kun je niet vervangen: gebruik dus de relevante extra zinnen in plaats van een tweede volledige bevestiging te plakken. Volg de handleiding voor het aanpassen van meldingen.
Voor ingeplande berichten bekijk je reserveringsherinneringen. Een gast vragen om zijn reservering opnieuw te bevestigen is een aparte functie voor reserveringsbevestiging. Bekijk de actuele prijzen voor de beschikbaarheid van add-ons en sms-kosten.
Maak een testreservering voordat je een bericht aanzet. Check de uiteindelijke datum, de lokale tijd, het aantal gasten, de links en de tekst van het beleid op een telefoon. Controleer of je personeel het antwoord van de gast of de wijziging in de reservering kan zien.
