Use perfis automáticos de clientes para uma melhor gestão (de mesas)

No Resos, atualizamos e melhoramos continuamente o sistema com base no feedback dos utilizadores. E recentemente lançámos uma grande atualização ao sistema. Basicamente, criámos um sistema que analisou todas as suas reservas e criou perfis de cliente para cada visitante que passou pelo Resos.

Perfis automáticos de clientes para todos os seus hóspedes, para simplificar o fluxo de reservas

A base de dados de clientes é uma atualização com a qual estamos particularmente entusiasmados. Os nossos programadores no Resos analisaram todas as reservas e encomendas feitas no sistema para garantir dados valiosos desde o início. Isto significa que cada hóspede que já teve estará já com um perfil de cliente disponível no seu sistema.

A base de dados de clientes em resumo:

• Quando uma nova reserva é criada (seja no fluxo de reservas ou manualmente), o sistema faz a correspondência da informação (email ou número de telefone) com um cliente anterior. Se for um hóspede pela primeira vez, os dados serão usados para criar um novo perfil de cliente.
• Com o novo ponto de menu (clientes), pode aceder à sua lista de clientes, que é uma visão geral de todos os que já reservaram uma mesa consigo.
• A partir daí, pode clicar num hóspede específico para ter uma visão geral das reservas anteriores, escrever notas (pode ser um cliente habitual que sempre pede um determinado prato), assinalar clientes problemáticos (e escrever o motivo), etc.
• Se adicionar uma reserva manualmente, o sistema irá sugerir clientes anteriores à medida que introduz as informações.
• É útil saber que a base de dados de clientes requer novos direitos de utilizador para aceder aos dados – a menos que seja o proprietário/administrador.
  • Mas sem direitos de cliente, ainda pode adicionar ou remover um cliente de uma reserva individual – mas não pode ver os detalhes nem a visão geral.

Registe hóspedes com facilidade

Portanto, como proprietário, gerente ou trabalhador de um restaurante movimentado (ou similar), provavelmente conhece o stress de ter de gerir ao mesmo tempo hóspedes a chegar para as suas reservas e clientes sem reserva que querem ser sentados, enquanto há pessoas a ligar para reservar uma mesa. E quando tem um cliente ao telefone e outro grupo a chegar ao mesmo tempo, pode ser difícil ouvir e registar todas as informações do hóspede que está a tentar fazer uma reserva.

Com a nova base de dados de clientes, basta introduzir o número de telefone do seu hóspede – e se a pessoa já o visitou antes, o sistema encontra rapidamente o resto das informações para si. O mesmo se aplica a um endereço de email, para hóspedes que preferem reservar por email.

Obtenha uma visão completa dos seus hóspedes – e preste um serviço ainda melhor tanto aos hóspedes como à equipa

Com o ponto de menu «clientes», obtém uma visão completa de todos os que já reservaram uma mesa consigo através do Resos.

Aqui, terá uma visão completa de todos os hóspedes que já reservaram consigo. Isto dar-lhe-á uma visão rápida do número de hóspedes, os seus números de telefone e a última atividade nos seus perfis de cliente. Também pode filtrar a visão geral por etiquetas (se tiver criado algumas) caso esteja à procura de algo ou alguém específico.

Pode também clicar num hóspede para aceder ao seu perfil de cliente individual, onde poderá ver todas as suas informações juntamente com quaisquer comentários que tenha acrescentado para se lembrar de detalhes sobre o hóspede ou personalizar a experiência na próxima visita.

Então, o que são etiquetas nos perfis de clientes?

Pode criar a(s) etiqueta(s) que desejar para o seu negócio. Tudo depende do que gostaria de saber/lembrar sobre o seu hóspede, do que gostaria de monitorizar, ou de algo completamente diferente. Por exemplo, «VIP» ou «habitual» se quiser acompanhar os hóspedes que merecem atenção especial. Com os perfis de hóspede, pode também adicionar notas aos hóspedes individuais, por isso, se tiver um cliente habitual que começa sempre com uma chávena de café, pode adicionar uma etiqueta ou nota ao perfil do cliente para ajudar a equipa a lembrar este pedido particular. E o seu hóspede sentir-se-á ainda mais especial e bem-vindo, resultando numa gestão mais eficiente para a equipa e numa experiência ainda melhor para o hóspede.

Com os perfis de hóspede, poderá agora adicionar notas aos perfis de clientes (e quando assinalar clientes problemáticos) e registar toda a informação que considerar necessária.

Assinale clientes problemáticos – e escreva o motivo

Também é possível assinalar clientes problemáticos no sistema se tiver tido uma ou várias experiências negativas com um hóspede que não apareceu para uma reserva ou foi rude para a sua equipa. Quando um hóspede for assinalado como problemático, um alerta aparecerá no sistema para o avisar de que pode haver algo que deve verificar com a reserva.

No entanto, pode haver várias razões pelas quais um cliente deve ser assinalado como problemático, e enquanto alguns motivos podem ser preocupantes, outros não o são. Com a nova base de dados de clientes, pode adicionar uma nota quando assinala clientes problemáticos para poder ver sempre porquê o hóspede foi assinalado, decidir se quer que o hóspede volte, ou se precisa de um colaborador específico de serviço para acompanhar o hóspede. Na maioria das vezes, vai querer tratar a situação de forma diferente consoante se trate de um cliente «problemático» que não apareceu a uma reserva anterior, ou de um cliente «problemático» que se embebedou e se comportou de forma desrespeitosa. De qualquer forma, as notas que pode agora adicionar quando assinala clientes problemáticos ajudá-lo-ão a decidir a melhor forma de proceder com a reserva.

Função de pesquisa avançada na aplicação

Também adicionámos uma função de pesquisa à barra superior, para que possa pesquisar rapidamente a informação de que necessita. Esperamos que isso torne mais fácil e rápido para si e para a sua equipa registar e sentar hóspedes.

A função de pesquisa em resumo:

• É possível pesquisar Clientes, Reservas e Encomendas – e funciona com nomes, emails e números de telefone.
• Todos têm acesso, mas o resultado da pesquisa dependerá dos seus direitos de utilizador. Por isso, se não tiver direitos de cliente, não lhe mostraremos clientes nos resultados de pesquisa.
• Dica rápida: experimente premir ctrl + f ou command + f :)

A informação de que necessita – facilmente disponível

Então, qual diria ser a informação de que necessita mais frequentemente quando trabalha ou gere um restaurante, bar, pub, café e similares? Provavelmente são os seus hóspedes, as suas reservas e as suas encomendas, certo?

A nova função de pesquisa avançada na aplicação permite-lhe pesquisar as três coisas com facilidade no sistema – usando exatamente a informação que tem disponível, seja nome, endereço de email ou número de telefone.

Atualize reservas, encomendas ou perfis de clientes em dois tempos

Os clientes ligam alguma vez para alterar a sua reserva, adicionar ou editar as suas encomendas, ou pedir para mudar o endereço de email ou número de telefone para receber confirmações ou informações?

A função de pesquisa permite-lhe encontrar rapidamente o hóspede ou a reserva em questão para atualizar a reserva, encomenda ou perfil de cliente.

Ou talvez precise de adicionar uma nota ao perfil sobre um pedido específico, alergias ou outra coisa? Sem problema. Clique no ícone de pesquisa na barra superior ou prima ctrl + f ou command + f (dependendo do seu computador) para localizar rapidamente o hóspede no sistema e fazer as alterações necessárias.

Definir a duração de uma reserva com base no tamanho do grupo – para uma gestão otimizada e melhor serviço

Sempre foi possível editar a duração com base no tempo que quer que os hóspedes reservem uma mesa. Talvez o pequeno-almoço demore aprox. 1 hora, o almoço 1,5 horas, as bebidas 2 horas e o jantar 2,5 horas? Mas e se a duração depender do tamanho do grupo?

Com esta nova funcionalidade, é agora possível definir a duração com base no número de pessoas numa reserva.

Assim, tal como está habituado nas outras definições de horário de abertura, pode definir algumas predefinições em Definições → Reservas, se quiser que a duração seja a mesma para todos os horários de abertura.

Mas também pode definir configurações específicas num único horário de abertura que substituirão as predefinições. Desta forma, pode personalizar as durações específicas para diferentes tamanhos de grupo nos seus dias mais movimentados. Basta ir a Definições → Horários de abertura e clicar no(s) horário(s) de abertura para o(s) qual(is) pretende adicionar a duração com base no tamanho do grupo.

Suponhamos que quer uma duração de 2 horas se a reserva for para 1 a 4 pessoas, mas uma duração de 3 horas se a reserva for para 5 a 8 pessoas. Provavelmente, mais pessoas significará mais conversa, o que significará mais tempo para terminar a deliciosa refeição. Basta adicionar as regras de duração que pretende aplicar e guardá-las.

A duração baseada no tamanho do grupo é algo sobre o qual recebemos bastantes pedidos, pelo que estamos contentes em torná-la realidade!

Melhorámos a nossa API para permitir integrações mais personalizadas

(Se não tiver qualquer interesse em integrações, pode saltar este ponto ?).

Como sabe, temos a nossa API disponível publicamente para que possa integrar connosco através desta. E a nossa API acaba de ter uma renovação bastante interessante.

Com esta nova atualização, adicionámos os seguintes endpoints ao sistema:

• Adicionar notas a reservas
• Adicionar comentário a reservas
• Atualização da criação de reservas para funcionar com novos dados + muito mais flexível com metadados
• Atualização da lista de reservas com novos filtros personalizados.

Se quiser integrar connosco, pode fazê-lo usando a nossa documentação da API.

Estamos também sempre abertos a pedidos, por isso não hesite em contactar-nos se tiver algum desejo para o sistema ou para a nossa API.

Fique atento!

Estamos atualmente a trabalhar em várias funcionalidades mais interessantes, incluindo drag & drop e Reserve com o Google. Sabemos que muitos de vocês estão entusiasmados com isso, por isso teremos tudo pronto o mais rapidamente possível.

Não hesite em contactar-nos em hi@resos.com se tiver uma ideia brilhante ou precisar de uma funcionalidade – quem sabe, podemos conseguir configurá-la.