Utilisez les profils clients automatiques pour une meilleure gestion (des tables)

Chez Resos, nous mettons continuellement à jour et améliorons le système en fonction des retours de nos utilisateurs. Nous venons de lancer une importante mise à jour de notre système. En résumé, nous avons conçu un système qui a passé en revue toutes vos réservations et créé des profils clients pour chaque visiteur ayant réservé via Resos.

Des profils clients automatiques pour tous vos convives, afin de fluidifier vos réservations

La base de données clients est une mise à jour qui nous enthousiasme particulièrement. Nos développeurs chez Resos ont analysé toutes les réservations et commandes effectuées dans le système afin de garantir des données précieuses dès le départ. Cela signifie que chaque convive ayant réservé chez vous disposera déjà d’un profil client dans votre système.

La base de données clients en résumé :

• Lorsqu’une nouvelle réservation est créée (via le parcours de réservation ou manuellement), le système associe les informations (adresse e-mail ou numéro de téléphone) à un client existant. S’il s’agit d’un nouveau client, les données servent à créer un nouveau profil.
• Grâce au nouveau point de menu « Clients », vous pouvez accéder à votre liste de clients, qui regroupe toutes les personnes ayant déjà réservé une table chez vous.
• Depuis cette liste, vous pouvez cliquer sur un client pour consulter l’historique de ses réservations, ajouter des notes (par exemple, un habitué qui commande toujours un plat particulier), signaler les clients problématiques (et préciser pourquoi), etc.
• Si vous ajoutez une réservation manuellement, le système vous suggère les clients existants au fur et à mesure que vous saisissez leurs coordonnées.
• À noter que la base de données clients nécessite de nouveaux droits d’accès pour consulter les données – sauf si vous êtes propriétaire ou administrateur.
  • Sans droits clients, vous pouvez toutefois ajouter ou retirer un client d’une réservation individuelle – mais vous ne pouvez pas voir ses informations ni la vue d’ensemble.

Enregistrer vos clients en toute simplicité

Vous connaissez bien le stress d’un restaurant animé : gérer les clients qui arrivent pour leur réservation, les personnes sans réservation qui cherchent une table, et les appels pour de nouvelles réservations, tout en même temps. Lorsqu’un client est au téléphone et qu’un groupe arrive simultanément, il peut être difficile d’entendre et de noter toutes les informations.

Avec la nouvelle base de données clients, il vous suffit de saisir le numéro de téléphone de votre client – si cette personne a déjà réservé chez vous, le système retrouve automatiquement le reste de ses informations. Il en va de même pour l’adresse e-mail, pour les clients qui préfèrent réserver par e-mail.

Une vue d’ensemble complète de vos clients – pour un service encore meilleur

Grâce au point de menu « Clients », vous disposez d’une vue d’ensemble de toutes les personnes ayant jamais réservé une table chez vous via Resos.

Vous y trouverez un aperçu complet de tous vos clients, incluant le nombre de visites, leurs numéros de téléphone et la dernière activité sur leur profil. Vous pouvez également filtrer la vue par étiquettes (si vous en avez créé) pour rechercher une information ou une personne précise.

Vous pouvez aussi cliquer sur un client pour accéder à son profil individuel, où vous trouverez toutes ses informations ainsi que les commentaires que vous avez éventuellement ajoutés pour mémoriser des détails ou personnaliser sa prochaine expérience.

Les étiquettes sur les profils clients, à quoi ça sert ?

Vous pouvez créer les étiquettes qui correspondent à votre activité. Tout dépend de ce que vous souhaitez mémoriser ou suivre concernant vos clients. Par exemple, « VIP » ou « habitué » pour repérer les convives qui méritent ou s’attendent à une attention particulière. Avec les profils clients, vous pouvez aussi ajouter des notes individuelles – si un habituel commence toujours par un café, une étiquette ou une note dans son profil aidera votre équipe à s’en souvenir. Votre client se sentira d’autant plus bienvenu, ce qui se traduit par une gestion plus efficace pour votre personnel et une expérience encore plus agréable pour le client.

Grâce aux profils clients, vous pouvez désormais ajouter des notes (y compris lors d’un signalement) et consigner toutes les informations que vous jugez utiles.

Signaler les clients problématiques – et préciser pourquoi

Il est également possible de signaler des clients problématiques dans le système, si vous avez vécu une ou plusieurs mauvaises expériences avec un client qui n’est pas venu à sa réservation ou qui a été irrespectueux envers votre personnel. Lorsqu’un client est signalé, une alerte apparaît dans le système pour vous avertir qu’il convient peut-être de vérifier cette réservation.

Cependant, les raisons d’un signalement peuvent être très diverses : certaines justifient une vigilance accrue, d’autres moins. Avec la nouvelle base de données clients, vous pouvez ajouter une note explicative lors d’un signalement, pour toujours savoir pourquoi ce client a été marqué, décider s’il peut revenir, ou peut-être prévoir qu’un membre précis de votre équipe soit présent pour gérer la situation. La réponse appropriée variera selon qu’il s’agit d’un client qui n’a simplement pas honoré sa réservation, ou d’un client qui s’est montré irrespectueux. Dans tous les cas, les notes associées au signalement vous aideront à choisir la meilleure marche à suivre.

Fonction de recherche avancée dans l’application

Nous avons également ajouté une fonction de recherche dans la barre supérieure, pour trouver rapidement les informations dont vous avez besoin. Cela devrait faciliter et accélérer l’enregistrement et l’installation de vos clients.

La fonction de recherche en résumé :

• Il est possible de rechercher des Clients, des Réservations et des Commandes – par nom, e-mail ou numéro de téléphone.
• Tout le monde y a accès, mais les résultats dépendent de vos droits d’utilisateur. Sans droits clients, les clients n’apparaîtront bien sûr pas dans les résultats.
• Conseil rapide : essayez ctrl + f ou command + f :)

L’information dont vous avez besoin – toujours à portée de main

Quelle est l’information dont vous avez le plus souvent besoin lorsque vous gérez un restaurant, un bar, un pub ou un café ? Probablement vos clients, vos réservations et vos commandes, non ?

La nouvelle fonction de recherche avancée dans l’application vous permet de retrouver ces trois types d’informations facilement – avec exactement les données que vous avez sous la main : nom, adresse e-mail ou numéro de téléphone.

Mettre à jour les réservations, commandes ou profils clients en un clin d’œil

Vos clients vous appellent parfois pour modifier leur réservation, ajouter ou changer un élément de commande, ou mettre à jour leur adresse e-mail ou numéro de téléphone ?

La fonction de recherche vous permet de retrouver rapidement le client ou la réservation concerné pour effectuer les modifications nécessaires.

Ou peut-être souhaitez-vous ajouter une note concernant une demande particulière, une allergie ou autre chose ? Aucun problème. Cliquez sur l’icône de recherche dans la barre supérieure ou appuyez sur ctrl + f ou command + f (selon votre ordinateur) pour localiser rapidement le client dans le système et apporter les changements souhaités.

Définir la durée d’une réservation selon la taille du groupe – pour une gestion optimisée et un meilleur service

Il a toujours été possible de modifier la durée des réservations en fonction du temps souhaité. Peut-être que le petit-déjeuner dure environ 1 heure, le déjeuner 1h30, les boissons 2 heures et le dîner 2h30 ? Mais que faire si la durée dépend de la taille du groupe ?

Avec cette nouvelle fonctionnalité, il est désormais possible de définir une durée selon le nombre de personnes dans la réservation.

Comme pour les autres paramètres d’horaires d’ouverture, vous pouvez définir des paramètres par défaut dans Paramètres → Réservations si vous souhaitez une durée identique pour tous les créneaux.

Vous pouvez également définir des paramètres spécifiques pour un créneau horaire particulier, qui primeront sur les paramètres par défaut. Cela vous permet de personnaliser les durées pour différentes tailles de groupe lors de vos journées les plus chargées. Rendez-vous simplement dans Paramètres → Horaires d’ouverture et cliquez sur le(s) créneau(x) pour lequel vous souhaitez configurer la durée selon la taille du groupe.

Imaginons que vous souhaitiez une durée de 2 heures pour les réservations de 1 à 4 personnes, et de 3 heures pour les groupes de 5 à 8 personnes. Plus le groupe est grand, plus les échanges seront nombreux, et plus le repas prendra du temps. Il vous suffit d’ajouter les règles de durée souhaitées et de les enregistrer.

La durée basée sur la taille du groupe était une demande fréquente – nous sommes ravis d’avoir pu l’implémenter !

Nous avons amélioré notre API pour permettre des intégrations plus personnalisées

(Si les intégrations ne vous concernent pas du tout, vous pouvez ignorer ce point ?).

Comme vous le savez peut-être, notre API est accessible publiquement pour vous permettre de vous intégrer avec nous. Et notre API vient de bénéficier d’une belle refonte.

Avec cette mise à jour, nous avons ajouté les points de terminaison suivants :

• Ajouter des notes aux réservations
• Ajouter un commentaire aux réservations
• Mise à jour de la création de réservation pour fonctionner avec de nouvelles données + beaucoup plus de flexibilité avec les métadonnées
• Mise à jour de la liste des réservations avec de nouveaux filtres personnalisés.

Si vous souhaitez vous intégrer avec nous, vous pouvez le faire en utilisant notre documentation API.

Nous sommes également toujours ouverts aux demandes, alors n’hésitez pas à nous contacter si vous avez des souhaits pour le système ou notre API.

Restez connectés !

Nous travaillons actuellement sur plusieurs fonctionnalités très attendues, notamment le glisser-déposer et la réservation avec Google. Nous savons que beaucoup d’entre vous les attendent avec impatience, et nous ferons en sorte de les déployer le plus rapidement possible.

N’hésitez pas à nous contacter à hi@resos.com si vous avez une idée brillante ou un besoin particulier – qui sait, nous pourrons peut-être le concrétiser.