In dit artikel
Bij Resos verbeteren we het systeem voortdurend op basis van feedback van gebruikers. En onlangs hebben we een grote update uitgebracht. Kort gezegd hebben we een systeem gemaakt dat al je reserveringen heeft doorgelopen en een klantprofiel heeft aangemaakt voor elke gast die je via Resos hebt gehad.
Automatische klantprofielen voor al je gasten, zodat reserveren makkelijker gaat
Het klantenbestand is een update waar we echt enthousiast over zijn. Onze ontwikkelaars bij Resos hebben alle reserveringen en bestellingen in het systeem doorgelopen, zodat je vanaf het begin waardevolle gegevens hebt. Dat betekent dat er voor elke gast die je hebt gehad al een klantprofiel in je systeem staat.
Het klantenbestand in het kort:
- Wordt er een nieuwe reservering aangemaakt (via het reserveringsproces of handmatig), dan koppelt het systeem de gegevens (e-mailadres of telefoonnummer) aan een eerdere klant. Is het een nieuwe gast, dan worden de gegevens gebruikt om een nieuw klantprofiel aan te maken.
- Met het nieuwe menu-item (Klanten) open je je klantenlijst, een overzicht van iedereen die eerder bij je een tafel heeft gereserveerd.
- Daar klik je op een gast voor een overzicht van eerdere reserveringen, schrijf je notities (misschien een vaste gast die altijd hetzelfde gerecht neemt), markeer je lastige gasten (en schrijf je waarom), enzovoort.
- Voeg je handmatig een reservering toe, dan stelt het systeem eerdere gasten voor terwijl je hun gegevens invult.
- Goed om te weten: voor toegang tot het klantenbestand zijn nieuwe gebruikersrechten nodig, tenzij je eigenaar of beheerder bent.
- Zonder rechten voor klanten kun je nog steeds een klant toevoegen aan of verwijderen uit een reservering, maar zie je hun gegevens of het overzicht niet.
Gasten makkelijk inboeken
Als eigenaar, manager of medewerker van een druk restaurant (of iets vergelijkbaars) ken je vast de stress van jongleren met gasten die voor hun reservering binnenkomen en walk-ins die een tafel willen, terwijl er ook nog mensen bellen om te reserveren. En heb je een gast aan de telefoon terwijl er tegelijk een ander gezelschap binnenkomt, dan is het lastig om alle gegevens van de bellende gast goed te horen en te noteren.
Met het nieuwe klantenbestand vul je gewoon het telefoonnummer van je gast in, en is die persoon al eens bij je geweest, dan vindt het systeem snel de rest van de gegevens voor je. Hetzelfde geldt voor een e-mailadres, als je gasten hebt die liever per e-mail reserveren.
Krijg een volledig overzicht van je gasten en geef nog betere service, voor je gasten en je personeel
Met het menu-item ‘Klanten’ krijg je een volledig overzicht van iedereen die ooit via Resos een tafel bij je heeft gereserveerd.
Hier zie je alle gasten die ooit bij je hebben gereserveerd. Je ziet in één oogopslag het aantal gasten, hun telefoonnummers en de laatste activiteit op hun klantprofiel. Zoek je iets of iemand specifieks, dan filter je het overzicht op tags (als je die hebt aangemaakt).
Je kunt ook op een gast klikken om naar diens klantprofiel te gaan. Daar zie je alle gegevens, samen met opmerkingen die je zelf hebt toegevoegd om details over de gast te onthouden of het volgende bezoek persoonlijker te maken.
Wat zijn tags op klantprofielen?
Je maakt zelf de tags aan die je voor je zaak wilt. Dat hangt helemaal af van wat je over je gast wilt weten of onthouden, wat je wilt bijhouden, of iets heel anders. Voorbeelden zijn ‘VIP’ of ‘vaste gast’, als je wilt bijhouden welke gasten extra aandacht verwachten of verdienen. Met de gastprofielen voeg je ook notities toe aan individuele gasten. Heb je een vaste gast die altijd begint met een kopje koffie, dan zet je een tag of notitie in het gastprofiel, zodat je personeel dat verzoek onthoudt. Zo voelt je gast zich extra bijzonder en welkom: efficiënter werken voor je personeel en een nog betere ervaring voor je gast.
Met de gastprofielen voeg je nu notities toe aan klantprofielen (ook als je lastige gasten markeert), met alle informatie die jij nodig vindt.
Markeer lastige gasten en schrijf waarom
Je kunt in het systeem ook lastige gasten markeren, als je een of meer slechte ervaringen hebt gehad met een gast die niet kwam opdagen of onbeleefd was tegen je personeel. Is een gast gemarkeerd als lastige gast, dan verschijnt er een melding in het systeem die je waarschuwt dat je deze reservering misschien even moet nakijken.
Er kunnen echter verschillende redenen zijn om een klant als lastige gast te markeren, en sommige redenen zijn reden tot zorg, andere niet. Met het nieuwe klantenbestand voeg je een notitie toe als je een lastige gast markeert. Zo zie je altijd waarom de gast gemarkeerd is, bepaal je of je de gast terug wilt zien, of dat er misschien een bepaalde medewerker aanwezig moet zijn om de gast in de gaten te houden. Waarschijnlijk wil je het anders aanpakken als het een ‘lastige’ gast is die niet kwam opdagen bij een eerdere reservering, dan als het een ‘lastige’ gast is die dronken werd en zich respectloos gedroeg. Hoe dan ook: de notities die je nu toevoegt als je lastige gasten markeert, helpen je bepalen hoe je het best met de reservering omgaat.
Uitgebreide zoekfunctie in de app
We hebben ook een zoekfunctie toegevoegd aan de bovenbalk, zodat je snel de informatie vindt die je nodig hebt. Hopelijk wordt het daardoor makkelijker en sneller voor jou en je personeel om gasten in te boeken en een tafel te geven.
De zoekfunctie in het kort:
- Je kunt zoeken naar Klanten, Reserveringen en Bestellingen, en het werkt met namen, e-mailadressen en telefoonnummers.
- Iedereen heeft toegang, maar de zoekresultaten hangen af van je gebruikersrechten. Heb je geen rechten voor klanten, dan laten we (natuurlijk) geen klanten zien in de zoekresultaten.
- Snelle tip: druk eens op ctrl + f of command + f :)
De informatie die je nodig hebt, meteen bij de hand
Welke informatie heb je het vaakst nodig als je in een restaurant, bar, pub, café of iets vergelijkbaars werkt of de leiding hebt? Waarschijnlijk je gasten, je reserveringen en je bestellingen, toch?
Met de nieuwe uitgebreide zoekfunctie in de app zoek je makkelijk naar alle drie in het systeem, met precies de informatie die je bij de hand hebt: naam, e-mailadres of telefoonnummer.
Reserveringen, bestellingen of klantprofielen in een handomdraai bijwerken
Bellen gasten je weleens om hun reservering te wijzigen, iets aan hun bestelling toe te voegen of te veranderen, of te vragen het e-mailadres of telefoonnummer aan te passen waarop ze bevestigingen of informatie krijgen?
Met de zoekfunctie vind je snel de gast of de reservering in kwestie om de reservering, bestelling of het klantprofiel bij te werken.
Of moet je een notitie toevoegen aan hun profiel over een specifiek verzoek, allergieën of iets anders? Geen probleem. Tik op het zoekicoon in de bovenbalk of druk op ctrl + f of command + f (afhankelijk van je computer) om de gast snel in het systeem te vinden en de nodige wijzigingen te doen.
Stel de duur van een reservering in op basis van groepsgrootte, voor beter beheer en betere service
Je kon altijd al de duur aanpassen, afhankelijk van hoe lang je gasten een tafel wilt laten reserveren. Misschien duurt het ontbijt ongeveer 1 uur, de lunch 1,5 uur, een borrel 2 uur en het diner 2,5 uur? Maar wat als de duur afhangt van de groepsgrootte?
Met deze nieuwe functie stel je de duur nu in op basis van het aantal personen in een reservering.
Net zoals je gewend bent van onze andere instellingen voor openingstijden, stel je standaardinstellingen in via Instellingen → Reserveringen, als je wilt dat de duur voor alle openingstijden hetzelfde is.
Maar je kunt ook specifieke instellingen kiezen voor één openingstijd, die de standaardinstellingen overschrijven. Zo pas je de duur voor verschillende groepsgroottes aan op je drukste dagen, als je dat wilt. Ga naar Instellingen → Openingstijden en klik op de openingstijd(en) waarvoor je de duur op basis van groepsgrootte wilt instellen.
Stel dat je een duur van 2 uur wilt als de reservering voor 1-4 personen is, maar een duur van 3 uur als de reservering voor 5-8 personen is. Meer mensen betekent waarschijnlijk meer kletsen, en dus meer tijd om hun heerlijke maaltijd op te eten. Je voegt gewoon de regels voor de duur toe die je wilt gebruiken en slaat ze op.
Om de duur op basis van groepsgrootte is flink wat gevraagd, dus we zijn blij dat het er nu is!
We hebben onze API verbeterd voor meer integraties op maat
(Heb je helemaal geen interesse in integraties, dan kun je dit punt overslaan).
Zoals je misschien weet, is onze API openbaar beschikbaar, zodat je ermee met ons kunt koppelen. En onze API heeft net een flinke opknapbeurt gekregen.
Met deze update hebben we de volgende endpoints aan het systeem toegevoegd:
- Notities toevoegen aan reserveringen
- Opmerkingen toevoegen aan reserveringen
- Reservering aanmaken bijgewerkt, zodat het met nieuwe gegevens werkt + veel flexibeler met metadata
- Reserveringen opvragen bijgewerkt met nieuwe eigen filters.
Wil je met ons koppelen? Dat kan met onze API-documentatie.
We staan ook altijd open voor verzoeken, dus neem gerust contact met ons op als je wensen hebt voor het systeem of onze API.
Houd ons in de gaten!
We werken op dit moment aan nog meer interessante functies, waaronder slepen en neerzetten en Reserveren met Google. We weten dat velen van jullie daarnaar uitkijken, dus we zorgen dat het zo snel mogelijk live is.
Aarzel niet om contact met ons op te nemen via hi@resos.com als je een briljant idee hebt of een functie nodig hebt. Wie weet kunnen we het voor je regelen.
