Dicas de Gestão de Restaurantes: guia em 5 passos para otimizar e gerir o seu restaurante

Este é o guia de gestão de restaurantes para principiantes – para todos os que têm sede de competências de gestão de restaurantes. Não precisa de um curso superior para otimizar os seus sistemas!

Talvez tenha acabado de abrir o seu restaurante, talvez o tenha há anos, ou talvez seja o colaborador que garante que tudo corre na perfeição…

Seja proprietário, gerente, empregado de mesa, estagiário, pessoal, ou conheça alguém que trabalha nesta área, ter um sistema de gestão de restaurantes é fundamental – fundamental para um dia a dia mais fácil e um processo de planeamento bem-sucedido.

Então, quer melhorar os desafios diários do seu restaurante, como a gestão de reservas (online e offline), disposição e planeamento de mesas e sistemas de depósitos e pré-pagamentos? Então está no lugar certo.

Pode estar a passar muito tempo em necessidades de back-end, como gerir reservas e marcações de mesas online e manualmente, a ter dificuldade em escolher as configurações certas para os sistemas de depósito e pré-pagamento do seu restaurante, a tentar otimizar a sua ferramenta de gestão de mesas e a tentar manter-se a par das operações do dia a dia.

Por vezes, tudo o que quer é um sistema de gestão de restaurantes que simplifique e facilite o fluxo, para que possa concentrar-se no que é realmente bom ou apaixonado. Isso pode envolver os seus clientes, comida, bebidas, a atmosfera do restaurante, bar, serviço de take-away, ou todas as outras tarefas que surgem de repente quando está a gerir um restaurante.

Precisa de um sistema concebido especificamente para corresponder às suas necessidades e que faça sentido para o seu negócio e não ocupe tempo, recursos e outras despesas desnecessárias. Basicamente, um sistema que torne as suas atividades e planeamento do dia a dia fáceis, que seja intuitivo e que faça o seu quotidiano correr com fluidez.

**Não se preocupe. Reunimos tudo o que precisa de saber para gerir um restaurante! **

1. Conheça os Custos Operacionais do seu Restaurante

Abrir um restaurante é definitivamente um grande desafio – é investido muito tempo e dinheiro, razão pela qual precisa de ter uma boa visão geral de como o seu dinheiro é gasto. Ao gerir um restaurante, terá muitas despesas e custos operacionais – e planeá-los requer melhorar processos, gerir horários de mão de obra e controlar os custos do restaurante.

Os custos incluem custos fixos como renda, hipoteca, salários, pagamentos de empréstimos, taxas de licença, seguro (e assim por diante), e custos variáveis como alimentos, salários por hora e serviços públicos e equipamentos. Claro que os custos e despesas variam dependendo do tipo de restaurante, serviço, qualidade, localizações, impostos e faturas imprevistas. No setor da restauração, prometemos com 100% de garantia que haverá muitas surpresas desagradáveis que vão custar dinheiro. Por isso, é importante conhecer os custos operacionais. Quando compreende como o seu dinheiro é gasto, tem uma visão geral da “saúde” do negócio. Então sabe como pode melhorá-lo, controlá-lo e influenciá-lo para melhor.

2. Então… Como giro o meu restaurante e garanto que é rentável?

Como acabámos de falar, o seu restaurante provavelmente tem muitos custos operacionais.

Analise o SEU orçamento e os custos e despesas mensais, e reavalie, ajuste e descubra onde pode poupar.

Em média, o custo mensal de um restaurante divide-se da seguinte forma:

• Renda e serviços públicos: aprox. 5-10%
  • Renda, eletricidade, água, internet, cabo, telefone, sistemas de gestão
• Custo de marketing: aprox. 10-20%
  • Marketing e comunicações, redes sociais, publicidade, etc.
• Custos de mão de obra: aprox. 30% da receita
  • Incl. salários de gestão 10%
• Custo dos alimentos: aprox. 25-40% das vendas de alimentos
• Despesas diversas: aprox. 10-15%
  • As coisas partem-se

Há formas de poupar dinheiro e tornar o seu restaurante mais eficaz. Forme os seus colaboradores. É importante ter uma equipa eficiente, que compreenda como o seu negócio funciona, compreenda o padrão de serviço e tenha sistemas que facilitem o seu trabalho.

3. Foque-se no seu Pessoal e no Serviço ao Cliente

Garantir que o seu pessoal continue a sentir-se motivado e valorizado é muitas vezes subestimado. Garantir um bom ambiente de trabalho, onde todos possam avançar e crescer profissionalmente, é muito importante.

Sabia que um colaborador de restaurante, em média, fica no mesmo local por menos de dois meses?

Manter os melhores colaboradores, investir neles, motivá-los e garantir que ficam importa.

No final do dia, os seus colaboradores são o motor do seu carro.

Como fazemos as pessoas sentirem que fazem parte da equipa? Aqui estão alguns exemplos de como ter uma equipa feliz:

• Recompensas (cartões de presente, presentes, algo que acrescente valor)
• Bónus
• Colaborador do mês
• Ter gestão de livros abertos com transparência e lealdade dentro da equipa
• Cursos para educar o pessoal
• Promover, dar mais responsabilidade/tarefas, etc.
• Atividades de pessoal, festas, team building
• Ter sistemas fáceis e intuitivos que tornem as tarefas mais fáceis

4. Como pode otimizar a forma como gere os clientes do restaurante de forma fácil e eficiente?

Quer ter uma visão clara de quantos clientes estão a jantar no seu restaurante, de forma a poder planear os seus dias – de quanto pessoal precisa esta noite? Quanto deve ser comprado antecipadamente? Quanto dinheiro podemos esperar ganhar na próxima semana? Estamos com lotação esgotada?

Sugerimos *rufar de tambores* – um sistema de gestão de restaurantes melhor e mais intuitivo. E o que é isso, pode pensar… E quais são os benefícios de um sistema de gestão de restaurantes?

Quer criar a melhor experiência possível, e isso começa mesmo antes de os seus clientes chegarem. Sabia que:

• Mais de 90% dos que reservam mesa num restaurante desejam reservar online. Isso é muito!
• 35% vão escolher outro restaurante se a reserva online não for uma opção.

É por isso que precisa de um sistema de gestão de restaurantes que facilite a reserva para os clientes. O processo deve ser o mais simples possível, tanto para os seus clientes como para o seu pessoal.

Muitos restaurantes têm dificuldades em lidar com reservas devido a sistemas difíceis ou inexistentes. Isso inclui também “a forma antiga de reservar”, telefonando. Manter-se a par dos melhores sistemas de gestão de restaurantes é tudo.

5. Funcionalidades que o seu sistema de gestão de restaurantes deve ter

Ter um sistema com todas estas funcionalidades faz realmente a diferença. Vai conseguir minimizar o número de no-shows, o que a longo prazo significa mais estabilidade e garantia de que os clientes que reservam vão realmente aparecer.

Queremos ver lucro, não apenas break-evens! Funcionalidades inteligentes de sistema de reservas ajudam-no a planear a capacidade, a proteger a receita com pré-pagamentos e taxas de no-show, e a reduzir o atrito na etapa de reserva. Pode personalizar os horários de funcionamento, comunicar melhor com os clientes, gerir fluxos de reserva multilingues e usar os dados de reserva para marketing e redes sociais – tudo a partir de um só lugar.

• Cobrar um depósito de reserva ou pré-pagamento – ajuda-o com os clientes que não aparecem… Ter algum tipo de segurança é essencial.
• Reduzir os no-shows – acompanhar os seus “maus” clientes e ser capaz de impedi-los de reservar novamente vai poupar-lhe dinheiro.
• Acompanhar as mesas – um planeador de mesas visual facilita o trabalho do seu pessoal.
• Gerir diferentes disposições de lugares, pausas do pessoal e mudanças de turno
• Gerir reservas online – poder criar reservas, comunicar com os clientes.
• Aplicações nativas iOS e Android para o pessoal do restaurante – gerir reservas e mesas em qualquer lugar a partir de qualquer telemóvel ou tablet, mais um fluxo de reserva compatível com dispositivos móveis para que os clientes possam reservar sem instalar nada.
• Oferecer reservas por SMS, chamadas e e-mails
• Oferecer reservas através do seu website, Facebook e Google.
• Obter feedback e informações dos clientes – vai ajudar a melhorar o seu restaurante com base no que os seus clientes desejam.
• Acompanhar avaliações no Facebook, Google, TripAdvisor e Yelp – é aqui que os futuros clientes vão ter a primeira impressão do seu restaurante.
• Comunicação fácil com os clientes – evite mal-entendidos
• Gerir reservas no computador, tablet e smartphone – facilitando o trabalho conjunto de todos
• Pode obter os sistemas gratuitamente –
  • por exemplo, o Resos oferece uma versão gratuita para testar no seu restaurante. O Resos oferece todas as funcionalidades mencionadas acima e mais, e o sistema pode ser personalizado para se adequar às suas necessidades, dependendo do seu tipo de negócio/restaurante.

Reunimos estas dicas e truques para si, tentando torná-los simples e fáceis de digerir:

• Sugerimos que tire um momento para analisar como está a economia e a saúde geral do seu restaurante.
• O que está a correr bem e o que não está? Está a gastar demasiado em necessidades de back-end, muito pouco em algum lugar que precisa de atenção extra? Pode haver despesas e custos no seu orçamento que podem ser reajustados. Arranque o penso!
• Deve focar-se no seu pessoal e em como pode usar as suas capacidades para fazer crescer o seu negócio. Veja-o como um investimento a longo prazo. Criar valor para os seus colaboradores e garantir que todos estão motivados para fazer os dias correrem com mais fluidez. São a face pública/clientes – ter uma equipa feliz é um reconhecimento e um sinal de que está a fazer algo certo. Isso vai levar a um melhor serviço e convidar mais clientes a entrar (esperemos!).
• Melhore os seus Sistemas de Gestão de Restaurantes. Torne mais fácil para si, para os seus colaboradores e clientes ter uma boa experiência. Compreenda o que não está a funcionar – pode ser o seu sistema de gestão de restaurantes. Para encontrar um sistema que funcione para si, dê uma vista de olhos rápida ao Resos.
• Um sistema de gestão de restaurantes novo, melhorado e personalizado poderia ajudar o seu negócio e pessoal nas suas atividades diárias? Provavelmente.
• Ter um sistema de gestão de restaurantes com as funcionalidades de que o seu restaurante precisa é fundamental para otimizar o seu tempo, energia e dinheiro.
• É muito provável que haja menos no-shows, pois os seus clientes vão conseguir reservar uma mesa e escolher os seus lugares como quiserem (no telemóvel, tablet e computador), o que reduz potenciais complicações. Isso deixa-o com clientes mais felizes.
• Vai conseguir gerir o seu pessoal e turnos de forma mais eficiente; acompanhar dados sobre reservas, feedback, informações e avaliações nas redes sociais e sites internos.

Esperemos que tenha aprendido um pouco mais sobre como gerir melhor o seu restaurante e tenha encontrado uma nova motivação para continuar o bom trabalho!