Conseils de gestion de restaurant : guide en 5 étapes pour optimiser et gérer votre établissement

Voici le guide de gestion de restaurant pour les débutants – pour ceux qui sont avides de compétences en gestion. Vous n’avez pas besoin d’un diplôme spécialisé pour optimiser vos systèmes !

Vous venez peut-être d’ouvrir votre restaurant, vous l’avez peut-être depuis des années, ou vous êtes peut-être l’employé qui veille à ce que tout fonctionne parfaitement…

Que vous soyez propriétaire, gérant, serveur, stagiaire, membre du personnel, ou que vous connaissiez quelqu’un qui travaille dans ce secteur, disposer d’un système de gestion de restaurant est essentiel – essentiel pour un quotidien plus facile et un processus de planification réussi.

Alors, souhaitez-vous améliorer les défis quotidiens de votre restaurant, comme la gestion des réservations (en ligne et hors ligne), les placements et la planification des tables, ainsi que les acomptes et les systèmes de prépaiement ? Alors vous êtes au bon endroit.

Vous passez peut-être beaucoup de temps sur les tâches administratives, comme gérer les réservations et les réservations en ligne et manuellement, peiner à choisir les bons paramètres pour les systèmes d’acompte et de prépaiement de votre restaurant, essayer d’optimiser votre outil de gestion des tables et vous efforcer de suivre les opérations quotidiennes.

Parfois, tout ce que vous voulez, c’est un système de gestion de restaurant qui simplifie et fluidifie le fonctionnement, pour que vous puissiez vous concentrer sur ce pour quoi vous êtes vraiment doué ou passionné. Cela peut concerner vos clients, la nourriture, les boissons, l’ambiance du restaurant, du bar, le service à emporter, ou toutes les autres tâches qui surgissent à l’improviste lorsqu’on gère un restaurant.

Vous avez besoin d’un système conçu spécifiquement pour correspondre à vos besoins, qui a du sens pour votre activité et ne prend pas inutilement du temps, des ressources et d’autres dépenses. Fondamentalement, un système qui rend vos activités quotidiennes et votre planification faciles, qui est convivial et qui fait tourner votre quotidien sans accroc.

Ne vous inquiétez pas. Nous avons rassemblé tout ce que vous devez savoir pour gérer un restaurant !

1. Connaître vos coûts d’exploitation

Ouvrir un restaurant est un grand défi – beaucoup de temps et d’argent sont investis, c’est pourquoi vous devez avoir une bonne vue d’ensemble de la façon dont votre argent est dépensé. Lorsque vous gérez un restaurant, vous avez de nombreuses charges d’exploitation – et les planifier nécessite d’améliorer les processus, de gérer les plannings du personnel et de contrôler les coûts du restaurant.

Les coûts comprennent les charges fixes comme le loyer, l’hypothèque, les salaires, les remboursements d’emprunts, les frais de licence, les assurances (et ainsi de suite), et les charges variables comme la nourriture, les salaires horaires et les charges. Bien sûr, les coûts et dépenses varient selon le type de restaurant, le service, la qualité, les emplacements, les taxes et les imprévus. Dans le secteur de la restauration, nous vous promettons avec une certitude absolue qu’il y aura de nombreuses mauvaises surprises qui vous coûteront de l’argent. Il est donc important de connaître vos coûts d’exploitation. Lorsque vous comprenez comment votre argent est dépensé, vous avez une vue d’ensemble de la « santé » de l’activité. Vous savez alors comment vous pouvez l’améliorer, la contrôler et l’influencer positivement.

2. Comment gérer mon restaurant et m’assurer qu’il est rentable ?

Comme nous venons de l’évoquer, votre restaurant a probablement énormément de coûts d’exploitation.

Examinez VOTRE budget et vos coûts et dépenses mensuels, et réévaluez, ajustez et identifiez où vous pouvez faire des économies.

En moyenne, les coûts mensuels d’un restaurant se répartissent comme suit :

• Loyer et charges : environ 5 à 10 %
  • Loyer, électricité, eau, internet, câble, téléphone, systèmes de gestion
• Coûts marketing : environ 10 à 20 %
  • Marketing et communication, réseaux sociaux, publicité, etc.
• Coûts salariaux : environ 30 % du chiffre d’affaires
  • Dont salaires de direction à 10 %
• Coûts alimentaires : environ 25 à 40 % des ventes alimentaires
• Dépenses diverses : environ 10 à 15 %
  • Les imprévus arrivent

Il existe des moyens d’économiser de l’argent et de rendre votre restaurant plus efficace. Formez vos employés. Il est important d’avoir une équipe efficace, qui comprend comment fonctionne votre activité, les standards de service, et dispose de systèmes qui facilitent leur travail.

3. Miser sur votre équipe et le service client

S’assurer que votre personnel reste motivé et valorisé est souvent sous-estimé. Veiller à avoir un bon environnement de travail où chacun peut évoluer et se développer professionnellement est très important.

Saviez-vous qu’un employé de restaurant reste en moyenne moins de deux mois au même endroit ?

Garder les meilleurs employés, investir en eux, les motiver et s’assurer qu’ils restent est essentiel.

Au bout du compte, vos employés sont le moteur de votre voiture.

Comment faire en sorte que les gens se sentent membres de l’équipe ? Voici quelques exemples pour avoir une équipe heureuse :

• Récompenses (bons cadeaux, cadeaux, quelque chose qui apporte de la valeur)
• Prime
• Employé du mois
• Gestion en transparence avec ouverture et loyauté au sein de l’équipe
• Formations pour développer les compétences du personnel
• Promotions, attribution de plus de responsabilités/tâches, etc.
• Activités du personnel, fêtes, team building
• Des systèmes simples et intuitifs qui facilitent les tâches

4. Comment optimiser la gestion des clients de votre restaurant de manière simple et efficace ?

Vous souhaitez avoir une vue d’ensemble claire du nombre de clients qui dînent dans votre restaurant, afin de pouvoir planifier vos journées – de combien de personnel avez-vous besoin ce soir ? Quelle quantité faut-il acheter à l’avance ? Combien pouvons-nous espérer gagner la semaine prochaine ? Sommes-nous complets ?

Nous suggérons *roulement de tambour* – un système de gestion de restaurant amélioré et convivial. Et qu’est-ce que c’est, me direz-vous… Et quels sont les avantages d’un système de gestion de restaurant ?

Vous souhaitez créer la meilleure expérience possible, et cela commence avant même l’arrivée de vos clients. Saviez-vous que :

• Plus de 90 % de ceux qui réservent une table dans un restaurant souhaitent réserver en ligne. C’est considérable !
• 35 % choisiront un autre restaurant si la réservation en ligne n’est pas possible.

C’est pourquoi vous avez besoin d’un système de gestion de restaurant qui facilite la réservation pour les clients. Le processus doit être aussi simple que possible, tant pour vos clients que pour votre personnel.

De nombreux restaurants ont du mal à gérer les réservations en raison de systèmes difficiles ou inexistants. Cela inclut également « la vieille méthode de réservation » par téléphone. Rester à la pointe des meilleurs systèmes de gestion de restaurant est primordial.

5. Les fonctionnalités que votre système de gestion de restaurant doit avoir

Disposer d’un système avec toutes ces fonctionnalités fait vraiment la différence. Vous pourrez minimiser le nombre de no-shows, ce qui signifie à terme plus de stabilité et la certitude que les clients qui réservent se présentent réellement.

Nous visons la rentabilité, pas seulement l’équilibre ! Des fonctionnalités intelligentes de système de réservation vous aident à planifier la capacité, à protéger les revenus avec des prépaiements et des frais de no-show, et à réduire les frictions à l’étape de la réservation. Vous pouvez personnaliser les horaires d’ouverture, mieux communiquer avec les clients, proposer des parcours de réservation multilingues et utiliser les données de réservation pour le marketing et les réseaux sociaux – le tout depuis un seul endroit.

• Facturer un acompte ou un prépaiement – vous aide avec les clients qui ne se présentent pas… Avoir une certaine sécurité est essentiel.
• Réduire les no-shows – garder la trace de vos clients « problématiques » et pouvoir les empêcher de réserver à nouveau vous fera économiser de l’argent.
• Suivre les tables – un plan de salle visuel facilite le travail de votre personnel.
• Gérer différents placements, pauses du personnel et changements d’équipe
• Gérer les réservations en ligne – pouvoir créer des réservations, communiquer avec les clients.
• Applications iOS et Android natives pour le personnel du restaurant – gérez les réservations et les tables en déplacement depuis n’importe quel téléphone ou tablette, avec un parcours de réservation optimisé pour mobile afin que les clients puissent réserver sans rien installer.
• Proposer des réservations par SMS, appels et e-mails
• Proposer des réservations via votre site web, Facebook et Google.
• Recueillir les avis et insights des clients – vous aidera à améliorer votre restaurant en fonction des désirs de vos clients.
• Suivre les évaluations sur Facebook, Google, TripAdvisor et Yelp – c’est là que les futurs clients se feront une première impression de votre restaurant.
• Communication facile avec les clients – évitez les malentendus
• Gérer les réservations sur ordinateur, tablette et smartphone – facilitant la collaboration pour tous
• Vous pouvez bénéficier des systèmes gratuitement –
  • par exemple Resos où vous pouvez obtenir une version gratuite pour le tester dans votre restaurant. Resos propose toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus et bien plus encore, et le système peut être personnalisé pour répondre à vos besoins, selon votre type d’activité/restaurant.

Nous avons rassemblé ces conseils et astuces pour vous, en essayant de les rendre simples et accessibles :

• Nous vous suggérons de prendre un moment pour examiner comment se portent l’économie et la santé globale de votre restaurant.
• Qu’est-ce qui va bien, et qu’est-ce qui ne va pas ? Dépensez-vous trop pour les tâches administratives, pas assez quelque part qui mérite plus d’attention ? Il peut y avoir des dépenses et des coûts dans votre budget qui peuvent être réajustés. Arrachez le sparadrap !
• Vous devriez vous concentrer sur votre personnel et sur la façon d’utiliser leurs capacités pour développer votre activité. Considérez-le comme un investissement à long terme. Créer de la valeur pour vos employés et s’assurer que tout le monde est motivé pour que les journées se déroulent plus sereinement. Ils sont le visage de l’entreprise envers le public et les clients – avoir une équipe heureuse est une reconnaissance et un signe que vous faites quelque chose de bien. Cela conduira à un meilleur service et attirera plus de clients (espérons-le !)
• Améliorez vos systèmes de gestion de restaurant. Facilitez les choses pour vous-même, vos employés et vos clients pour qu’ils vivent une bonne expérience. Comprenez ce qui ne fonctionne pas – il peut s’agir de votre système de gestion de restaurant. Pour trouver un système qui fonctionnera pour vous, jetez un coup d’œil rapide à Resos.
• Un système de gestion de restaurant nouveau, amélioré et personnalisé pourrait-il aider votre activité et votre personnel dans leurs activités quotidiennes ? Probablement.
• Disposer d’un système de gestion de restaurant avec les fonctionnalités dont votre restaurant a besoin est essentiel pour optimiser votre temps, votre énergie et votre argent.
• Vous constaterez très probablement qu’il y aura moins de no-shows car vos clients pourront réserver une table et choisir leurs places comme ils le souhaitent (sur leur téléphone, tablette et ordinateur), ce qui réduit les complications potentielles. Cela vous laisse avec des clients plus heureux.
• Vous pourrez gérer votre personnel et vos équipes de manière plus efficace ; en suivant les données sur les réservations, les avis, les insights et les évaluations sur les réseaux sociaux et les sites internes.

Nous espérons que vous en avez appris un peu plus sur la façon de mieux gérer votre restaurant, et que vous avez trouvé une nouvelle motivation pour continuer le bon travail !