Restaurantmanagement-Tipps: 5-Schritte-Anleitung zur Optimierung und Führung Ihres Restaurants

Dies ist der Restaurantmanagement-Leitfaden für Einsteiger – für alle, die nach mehr Know-how im Restaurantmanagement suchen. Sie brauchen keinen Hochschulabschluss, um Ihre Systeme zu optimieren!

Vielleicht haben Sie Ihr Restaurant gerade erst eröffnet, führen es schon seit Jahren oder sind der Mitarbeiter, der dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft…

Ob Sie Restaurantbetreiber, Manager, Servicekraft, Auszubildender, Mitarbeiter oder jemand kennen, der in diesem Bereich arbeitet – ein Restaurantmanagementsystem ist entscheidend für einen leichteren Alltag und einen erfolgreichen Planungsprozess.

Möchten Sie die täglichen Herausforderungen Ihres Restaurants verbessern, wie Reservierungsverwaltung (online und offline), Tischplanung, Anzahlungen und Vorauszahlungssysteme? Dann sind Sie hier genau richtig.

Vielleicht verbringen Sie viel Zeit mit Back-End-Aufgaben wie der Verwaltung von Tischreservierungen und Buchungen – online und manuell –, kämpfen mit der Wahl der richtigen Einstellungen für Ihre Anzahlungs- und Vorauszahlungssysteme, versuchen, Ihr Tischmanagement-Tool zu optimieren, und versuchen, den Tagesbetrieb im Griff zu behalten.

Manchmal wünscht man sich einfach ein Restaurantmanagementsystem, das den Ablauf vereinfacht, damit man sich auf das konzentrieren kann, worin man wirklich gut ist oder wofür man leidenschaftlich ist. Das können Gäste, Speisen, Getränke, die Atmosphäre des Restaurants, der Bar, der Takeaway-Service oder all die anderen Aufgaben sein, die beim Betrieb eines Restaurants plötzlich auftauchen.

Sie brauchen ein System, das speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, das für Ihr Unternehmen Sinn ergibt und keine unnötige Zeit, Ressourcen und andere Ausgaben beansprucht. Grundsätzlich ein System, das Ihre täglichen Aktivitäten und Planungen einfach macht, benutzerfreundlich ist und Ihren Alltag reibungslos gestaltet.

Keine Sorge. Wir haben alles zusammengestellt, was Sie wissen müssen, um Ihr Restaurant erfolgreich zu führen!

1. Kennen Sie die Betriebskosten Ihres Restaurants

Ein Restaurant zu eröffnen ist definitiv eine große Herausforderung – es wird viel Zeit und Geld investiert, weshalb Sie einen guten Überblick darüber haben müssen, wie Ihr Geld ausgegeben wird. Beim Betrieb eines Restaurants haben Sie zahlreiche Betriebsausgaben und -kosten – und deren Planung erfordert die Optimierung von Prozessen, das Management von Personalplanung und die Kontrolle der Restaurantkosten.

Zu den Kosten gehören Fixkosten wie Miete, Hypothek, Gehälter, Kreditraten, Lizenzgebühren, Versicherungen (und so weiter) sowie variable Kosten wie Lebensmittel, Stundenlöhne und Energie und Ausstattung. Natürlich variieren Kosten und Ausgaben je nach Restauranttyp, Service, Qualität, Standort, Steuern und unvorhergesehenen Rechnungen. In der Gastronomie können wir mit 100%iger Garantie versprechen, dass es viele unangenehme Überraschungen geben wird, die Kosten verursachen. Daher ist es wichtig, die Betriebskosten zu kennen. Wenn Sie verstehen, wie Ihr Geld ausgegeben wird, haben Sie einen Überblick über den „Gesundheitszustand” des Unternehmens. Dann wissen Sie, wie Sie ihn verbessern, kontrollieren und positiv beeinflussen können.

2. Wie manage ich mein Restaurant und stelle sicher, dass es profitabel ist?

Wie gerade besprochen, hat Ihr Restaurant wahrscheinlich sehr viele Betriebskosten.

Schauen Sie sich Ihr Budget und Ihre monatlichen Kosten und Ausgaben an, überdenken, passen Sie an und finden Sie heraus, wo Sie sparen können.

Im Durchschnitt werden die monatlichen Kosten eines Restaurants wie folgt aufgeteilt:

• Miete & Betriebskosten: ca. 5–10 %
  • Miete, Strom, Wasser, Internet, Kabel, Telefon, Managementsysteme
• Marketingkosten: ca. 10–20 %
  • Marketing und Kommunikation, SoMe, Werbung usw.
• Personalkosten: ca. 30 % des Umsatzes
  • inkl. Managementgehälter 10 %
• Lebensmittelkosten: ca. 25–40 % des Lebensmittelumsatzes
• Sonstige Ausgaben: ca. 10–15 %
  • Dinge gehen kaputt

Es gibt Möglichkeiten, Geld zu sparen und Ihr Restaurant effizienter zu gestalten.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Es ist wichtig, ein effizientes Team zu haben, das versteht, wie Ihr Unternehmen funktioniert, den Servicestandard kennt und über Systeme verfügt, die ihre Arbeit erleichtern.

3. Fokus auf Ihr Team und den Kundenservice

Sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter motiviert und wertgeschätzt bleiben, wird oft unterschätzt. Ein gutes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem jeder aufsteigen und sich beruflich weiterentwickeln kann, ist sehr wichtig.

Wussten Sie, dass ein Restaurantmitarbeiter im Durchschnitt weniger als zwei Monate am selben Ort bleibt?

Die besten Mitarbeiter zu halten, in sie zu investieren, sie zu motivieren und sicherzustellen, dass sie bleiben, ist entscheidend.

Am Ende des Tages sind Ihre Mitarbeiter der Motor Ihres Unternehmens.

Wie schaffen wir ein Teamgefühl? Hier sind einige Beispiele für glückliche Mitarbeiter:

• Belohnungen (Gutscheine, Geschenke, etwas mit Mehrwert)
• Bonuszahlung
• Mitarbeiter des Monats
• Open-Book-Management mit Transparenz und Loyalität im Team
• Kurse zur Weiterbildung des Personals
• Beförderung, mehr Verantwortung/Aufgaben usw.
• Teamaktivitäten, Partys, Teambuilding
• Einfache und benutzerfreundliche Systeme, die Aufgaben erleichtern

4. Wie können Sie das Gästemanagement einfach und effizient gestalten?

Sie möchten einen klaren Überblick darüber haben, wie viele Gäste in Ihrem Restaurant speisen, damit Sie Ihre Tage planen können – wie viel Personal brauchen Sie heute Abend? Wie viel sollte vorab eingekauft werden? Wie viel Umsatz können wir nächste Woche erwarten? Sind wir vollständig ausgebucht?

Wir empfehlen – Trommelwirbel – ein besseres und benutzerfreundlicheres Restaurantmanagementsystem. Und was ist das, denken Sie vielleicht… und was sind die Vorteile eines Restaurantmanagementsystems?

Sie möchten das bestmögliche Erlebnis schaffen – und das beginnt bereits, bevor Ihre Gäste ankommen. Wussten Sie, dass:

• Mehr als 90 % derjenigen, die einen Tisch in einem Restaurant reservieren, online buchen möchten. Das ist eine Menge!
• 35 % ein anderes Restaurant wählen, wenn keine Online-Buchung möglich ist.

Deshalb brauchen Sie ein Restaurantmanagementsystem, das das Buchen für Gäste einfach macht. Der Prozess sollte so unkompliziert wie möglich sein – sowohl für Ihre Gäste als auch für Ihr Personal.

Viele Restaurants haben Schwierigkeiten mit der Buchungsverwaltung aufgrund schwieriger oder nicht vorhandener Systeme. Das schließt auch die „altmodische Art der Buchung” ein – das Telefonieren. Mit den besten Restaurantmanagementsystemen Schritt zu halten ist entscheidend.

5. Funktionen, die Ihr Restaurantmanagementsystem haben sollte

Ein System mit all diesen Funktionen macht einen echten Unterschied. Sie können die Anzahl der No-Shows minimieren, was langfristig bedeutet, dass die Gäste, die buchen, tatsächlich erscheinen.

Wir wollen Gewinn sehen, nicht nur den Break-even! Intelligente Buchungssystem-Funktionen helfen Ihnen, die Kapazität zu planen, Umsätze mit Vorauszahlungen und No-Show-Gebühren zu schützen und den Buchungsschritt zu vereinfachen. Sie können Öffnungszeiten anpassen, besser mit Gästen kommunizieren, mehrsprachige Buchungsabläufe betreiben und Buchungsdaten für Marketing und Social Media nutzen – alles an einem Ort.

• Erhebung einer Reservierungsanzahlung oder Vorauszahlung – hilft bei Gästen, die nicht erscheinen… Eine gewisse Absicherung ist unerlässlich.
• No-Shows reduzieren – Problembuchungen zu erfassen und diese Gäste von weiteren Buchungen auszuschließen spart Ihnen Geld.
• Tische im Blick behalten – ein visueller Tischplaner erleichtert Ihrem Team die Arbeit.
• Verschiedene Sitzbereiche, Pausen und Schichtwechsel verwalten
• Reservierungen online verwalten – Buchungen erstellen und mit Gästen kommunizieren.
• Native iOS- und Android-Apps für das Restaurantpersonal – Buchungen und Tische von jedem Telefon oder Tablet aus verwalten, plus ein mobilfreundlicher Buchungsablauf, damit Gäste reservieren können, ohne etwas installieren zu müssen.
• Buchungen per SMS, Telefonanruf und E-Mail anbieten
• Buchungen über Ihre Website, Facebook und Google anbieten.
• Feedback und Erkenntnisse von Gästen einholen – hilft, Ihr Restaurant auf Basis der Wünsche Ihrer Gäste zu verbessern.
• Bewertungen auf Facebook, Google, TripAdvisor und Yelp verfolgen – hier werden sich zukünftige Gäste einen ersten Eindruck von Ihrem Restaurant verschaffen.
• Einfache Kommunikation mit Gästen – Missverständnisse vermeiden.
• Reservierungen auf Computer, Tablet und Smartphone verwalten – erleichtert die Zusammenarbeit aller.
• Sie können die Systeme kostenlos erhalten –
  • z. B. Resos, bei dem Sie eine kostenlose Version erhalten, um es in Ihrem Restaurant auszuprobieren. Resos bietet alle oben genannten Funktionen und mehr, und das System kann an Ihre Bedürfnisse angepasst werden, je nach Betriebstyp.

Wir haben diese Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt:

• Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu beurteilen, wie es um die Wirtschaft und den Gesamtzustand Ihres Restaurants steht.
• Was läuft gut, und was nicht? Geben Sie zu viel für Back-End-Aufgaben aus, zu wenig an anderer Stelle, die etwas mehr Aufmerksamkeit verdient? Es könnte Ausgaben und Kosten in Ihrem Budget geben, die angepasst werden können. Reißen Sie das Pflaster ab!
• Konzentrieren Sie sich auf Ihre Mitarbeiter und wie Sie ihre Fähigkeiten nutzen können, um Ihr Unternehmen zu entwickeln. Betrachten Sie es als langfristige Investition. Mehrwert für Ihre Mitarbeiter zu schaffen und sicherzustellen, dass alle motiviert sind, erleichtert den Alltag. Sie sind das Gesicht nach außen – ein zufriedenes Team ist ein Zeichen dafür, dass Sie etwas richtig machen. Das führt zu besserem Service und lädt mehr Gäste ein (hoffentlich!).
• Verbessern Sie Ihre Restaurantmanagementsysteme. Machen Sie es einfacher für sich selbst, Ihre Mitarbeiter und Gäste, ein gutes Erlebnis zu haben. Verstehen Sie, was nicht funktioniert – das könnte Ihr Restaurantmanagementsystem sein. Um ein System zu finden, das für Sie funktioniert, werfen Sie einen kurzen Blick auf Resos.
• Könnte ein neues, verbessertes und angepasstes Restaurantmanagementsystem Ihrem Unternehmen und Ihrem Personal bei den täglichen Aktivitäten helfen? Wahrscheinlich schon.
• Ein Restaurantmanagementsystem mit den Funktionen, die Ihr Restaurant benötigt, ist der Schlüssel zur Optimierung Ihrer Zeit, Energie und Ihres Geldes.
• Sie werden höchstwahrscheinlich feststellen, dass es weniger No-Shows gibt, da Ihre Gäste einen Tisch buchen und ihre Plätze nach Wunsch wählen können (auf ihrem Telefon, Tablet und Computer), was potenzielle Komplikationen verringert. Das hinterlässt zufriedenere Gäste.
• Sie werden in der Lage sein, Ihr Personal und Ihre Schichten effizienter zu verwalten; Daten über Buchungen, Feedback, Erkenntnisse und Bewertungen in sozialen Medien und internen Seiten zu verfolgen.

Wir hoffen, Sie haben etwas mehr darüber gelernt, wie Sie Ihr Restaurant besser führen können, und haben neue Motivation gefunden, weiter gute Arbeit zu leisten!