Tips om restaurantledelse: 5-stegs guide til å optimalisere og drifte restauranten din

Dette er guiden til restaurantledelse for nybegynnere – til deg som er sulten på kunnskap om restaurantledelse. Du trenger ingen fancy grad for å optimalisere systemene dine!

Du har kanskje nettopp åpnet restauranten din, kanskje har du hatt den i årevis, eller kanskje er du den ansatte som sørger for at alt går perfekt…

Enten du er restauranteier, leder, servitør, lærling, ansatt, eller kjenner noen som jobber innen dette feltet, er det å ha et restaurantstyringssystem nøkkelen – nøkkelen til en enklere hverdag og en vellykket planleggingsprosess.

Så vil du forbedre restaurantens daglige utfordringer som å håndtere reservasjoner (online og offline), bordsittinger og planlegging, depositer og forskuddsbetalingssystemer? Da har du kommet til rett sted.

Du bruker kanskje mye tid på back-end-behov som å administrere bordbookinger online og manuelt, sliter med å velge riktige innstillinger for restaurantens deposits- og forskuddsbetalingssystemer, prøver å optimalisere bordstyringverktøyet og forsøker å holde oversikt over den daglige driften.

Noen ganger er alt du vil ha et restaurantstyringssystem som forenkler og letter flyten slik at du kan fokusere på det du faktisk er god på eller brenner for. Dette kan dreie seg om gjestene dine, mat, drikke, atmosfæren på restauranten, baren, take-away-servicen, eller alle de andre oppgavene som plutselig dukker opp når du driver en restaurant.

Du trenger et system som er laget spesielt for å matche behovene dine og som gir mening for virksomheten din, og som ikke tar unødvendig tid, ressurser og andre utgifter. I bunn og grunn et system som gjør de daglige aktivitetene og planleggingen enkel, som er brukervennlig og som gjør hverdagen din smidig.

Ikke bekymre deg. Vi har samlet alt du trenger å vite om restaurantledelse!

1. Kjenn restaurantens driftskostnader

Å åpne en restaurant er definitivt en stor utfordring – mye tid og penger investeres, og det er derfor du trenger å ha god oversikt over hvordan pengene brukes. Når du driver en restaurant har du mange driftskostnader og utgifter – og å planlegge dem krever forbedring av prosesser, administrering av personalplaner og kontroll over restaurantens kostnader.

Kostnadene inkluderer faste kostnader som husleie, boliglån, lønninger, lånebetalinger, lisensgebyrer, forsikring (og så videre), og variable kostnader som mat, timebetalte lønninger og strøm og utstyr. Selvfølgelig varierer kostnader og utgifter avhengig av restauranttype, service, kvalitet, steder, skatter og uforutsette regninger. I restaurantbransjen lover vi med 100 % garanti at det vil komme mange ubehagelige overraskelser som koster deg. Derfor er det viktig å kjenne driftskostnadene. Når du forstår hvordan pengene brukes, har du en oversikt over «helsen» til virksomheten. Da vet du hvordan du kan forbedre, kontrollere og påvirke den til det bedre.

2. Så.. Hvordan driver jeg restauranten min og sørger for at den er lønnsom?

Som vi nettopp snakket om, har restauranten din sannsynligvis massevis av driftskostnader.

Ta en titt på DITT budsjett og månedlige kostnader og utgifter, og re-evaluer, juster og finn ut hvor du kan spare.

I gjennomsnitt fordeles månedskostnadene for en restaurant slik:

• Husleie og strøm: ca. 5–10 %
  • Husleie, elektrisitet, vann, internett, kabel, telefon, styringssystemer
• Markedsføringskostnader: ca. 10–20 %
  • Markedsføring og kommunikasjon, sosiale medier, reklame osv.
• Lønnskostnader: ca. 30 % av inntektene
  • Inkl. lederlønninger 10 %
• Matkostnader: ca. 25–40 % av matomsetningen
• Diverse utgifter: ca. 10–15 %
  • Ting går i stykker

Det finnes måter du kan spare penger på og gjøre restauranten din mer effektiv. Tren opp de ansatte. Det er viktig å ha et effektivt team som forstår hvordan virksomheten din fungerer, forstår servicestandarden og har systemer som gjør arbeidet deres enklere.

3. Fokuser på ansatte og kundeservice

Å sørge for at personalet fortsetter å føle seg motivert og verdsatt er ofte undervurdert. Å sørge for et godt arbeidsmiljø der alle kan avansere og vokse profesjonelt er svært viktig.

Visste du at en restaurantansatt i gjennomsnitt bare jobber på samme sted i under to måneder?

Å beholde de beste ansatte, investere i dem, motivere dem og sørge for at de blir, betyr noe.

Til syvende og sist er de ansatte motoren i bilen din.

Hvordan gjør vi folk til en del av teamet? Her er noen eksempler på hvordan du kan ha fornøyde ansatte:

• Belønninger (gavekort, gaver, noe som gir verdi)
• Bonussjekk
• Månedens ansatt
• Ha åpen-bok-ledelse med åpenhet og lojalitet i teamet
• Kurs for å utdanne personalet
• Forfremmelse, gi mer ansvar/oppgaver osv.
• Personalaktiviteter, fester, teambygging
• Ha enkle og brukervennlige systemer som gjør oppgaver enklere

4. Hvordan kan du optimalisere måten du administrerer restaurantens gjester på en enkel og effektiv måte?

Du vil ha en klar oversikt over hvor mange gjester som spiser på restauranten din, slik at du kan planlegge dagene dine – hvor mye personale trenger du i kveld? Hvor mye bør kjøpes inn på forhånd? Hvor mye penger kan vi forvente å tjene neste uke? Er vi fullbooket?

Vi foreslår *trommevirvel* – et bedre og brukervennlig restaurantstyringssystem. Og hva er det, lurer du kanskje på… Og hva er fordelene med et restaurantstyringssystem?

Du vil skape den best mulige opplevelsen, og dette starter allerede før gjestene ankommer. Visste du at:

• Mer enn 90 % av de som bestiller bord på en restaurant ønsker å booke online. Det er mye!
• 35 % vil velge en annen restaurant hvis online bestilling ikke er et alternativ.

Det er derfor du trenger et restaurantstyringssystem som gjør det enkelt for gjestene å booke. Prosessen bør være så enkel som mulig, både for gjestene og personalet ditt.

Mange restauranter sliter med å håndtere bookinger på grunn av vanskelige eller ikke-eksisterende systemer. Dette inkluderer også «den gammeldagse måten å booke på», altså å ringe per telefon. Å holde seg à jour med de beste restaurantstyringssystemene er alt.

5. Funksjoner restaurantstyringssystemet ditt bør ha

Å ha et system med alle disse funksjonene utgjør virkelig en forskjell. Du vil kunne minimere antall no-shows, noe som på lang sikt betyr mer stabilitet og sikkerhet for at gjester som booker faktisk dukker opp.

Vi vil se fortjeneste, ikke bare break-even! Smarte funksjoner i bestillingssystemet hjelper deg med å planlegge kapasiteten, beskytte inntektene med forskuddsbetalinger og no-show-gebyrer, og redusere friksjon i bestillingssteget. Du kan tilpasse åpningstider, kommunisere bedre med gjester, kjøre flerspråklige bestillingsflyt og bruke bestillingsdata til markedsføring og sosiale medier – alt fra ett sted. - Kreve reservasjonsdeposit eller forskuddsbetaling – hjelper deg med de gjestene som ikke dukker opp… Å ha en form for sikkerhet er avgjørende.

• Redusere no-shows – å holde oversikt over «dårlige» gjester og kunne hindre dem fra å booke igjen vil spare deg for penger.
• Holde oversikt over bordene – en visuell bordplanlegger gjør det enklere for personalet.
• Håndtere ulike sittinger, personalpauser og skiftbytter
• Administrere reservasjoner online – muligheten til å opprette bookinger og kommunisere med gjestene.
• Native iOS- og Android-apper for restaurantpersonale – administrer bookinger og bord på farten fra hvilken som helst telefon eller nettbrett, pluss en mobilvenlig bestillingsflyt slik at gjestene kan reservere uten å installere noe.
• Tilby bookinger via SMS, telefon og e-post
• Tilby bookinger via nettstedet ditt, Facebook og Google.
• Få tilbakemeldinger og innsikt fra gjester – vil hjelpe deg med å forbedre restauranten basert på hva gjestene ønsker.
• Spore vurderinger på Facebook, Google, TripAdvisor og Yelp – dette er der fremtidige gjester vil få et førsteinntrykk av restauranten din.
• Enkel kommunikasjon med gjester – unngå misforståelser
• Administrere reservasjoner på datamaskin, nettbrett og smarttelefon – gjøre det enkelt for alle å samarbeide
• Du kan få systemene gratis –
  • f.eks. Resos der du kan få en gratis versjon for å teste det ut på restauranten din. Resos tilbyr alle de ovennevnte funksjonene og mer, og systemet kan tilpasses til å passe dine behov, avhengig av type virksomhet/restaurant.

Vi har samlet disse tipsene og triksene for deg, og prøver å gjøre det enkelt og fordøyelig:

• Vi foreslår at du tar deg tid til å se på hvordan restaurantens økonomi og generelle helse gjør det.
• Hva går bra, og hva gjør det ikke? Bruker du for mye på back-end-behov, for lite et sted som trenger litt ekstra kjærlighet? Det kan hende det er utgifter og kostnader i budsjettet som kan justeres. Riv av plasteret!
• Du bør fokusere på personalet ditt og hvordan du kan bruke evnene deres for å vokse virksomheten. Se det som en langsiktig investering. Å skape verdi for de ansatte og sørge for at alle er motiverte til å gjøre dagene mer smidig. De er ansiktet utad til kunder – å ha et lykkelig team er en bekreftelse og et tegn på at du gjør noe riktig. Dette vil føre til bedre service og forhåpentligvis invitere inn flere kunder!
• Forbedre restaurantstyringssystemene dine. Gjør det enklere for deg selv, de ansatte og gjestene å få en god opplevelse. Forstå hva som ikke fungerer – dette kan være restaurantstyringssystemet ditt. For å finne et system som vil fungere for deg, ta en rask titt på Resos.
• Kan et nytt, forbedret og tilpasset restaurantstyringssystem hjelpe virksomheten og personalet i hverdagen? Sannsynligvis.
• Å ha et restaurantstyringssystem med funksjoner som restauranten din trenger er nøkkelen til å kunne optimalisere tid, energi og penger.
• Du vil høyst sannsynlig oppleve at det blir færre no-shows ettersom gjestene dine vil kunne booke bord og velge plassene sine (på telefon, nettbrett og datamaskin), noe som reduserer potensielle komplikasjoner. Dette gir deg mer fornøyde gjester.
• Du vil kunne administrere personalet og vaktene dine på en mer effektiv måte; spore data om bookinger, tilbakemeldinger, innsikt og anmeldelser på sosiale medier og interne sider.

Forhåpentligvis har du lært litt mer om hvordan du bedre kan drive restauranten din, og har fått ny motivasjon til å fortsette det gode arbeidet!