Συμβουλές διαχείρισης εστιατορίου: οδηγός 5 βημάτων για να βελτιστοποιήσετε και να διαχειριστείτε το εστιατόριό σας

Αυτός είναι ο οδηγός διαχείρισης εστιατορίου για αρχάριους – για εκείνους που διψούν για γνώσεις διαχείρισης εστιατορίου. Δεν χρειάζεστε πτυχίο για να βελτιστοποιήσετε τα συστήματά σας!

Μπορεί να μόλις ανοίξατε το εστιατόριό σας, μπορεί να το έχετε εδώ και χρόνια, ή μπορεί να είστε ο υπάλληλος που βεβαιώνεται ότι τα πάντα λειτουργούν άψογα…

Είτε είστε ιδιοκτήτης εστιατορίου, διευθυντής, σερβιτόρος, εκπαιδευόμενος, προσωπικό, ή γνωρίζετε κάποιον που εργάζεται σε αυτόν τον τομέα, η ύπαρξη ενός συστήματος διαχείρισης εστιατορίου είναι κλειδί – κλειδί για μια πιο εύκολη καθημερινότητα και μια επιτυχημένη διαδικασία σχεδιασμού.

Λοιπόν, θέλετε να βελτιώσετε τις καθημερινές προκλήσεις του εστιατορίου σας όπως η διαχείριση κρατήσεων (διαδικτυακών και εκτός σύνδεσης), θέσεις τραπεζιών και προγραμματισμός, προκαταβολές και συστήματα προπληρωμής; Τότε ήρθατε στο σωστό μέρος.

Μπορεί να ξοδεύετε πολύ χρόνο σε back-end ανάγκες όπως η διαχείριση κρατήσεων τραπεζιών διαδικτυακά και χειροκίνητα, η επιλογή των σωστών ρυθμίσεων για τα συστήματα προκαταβολής και προπληρωμής του εστιατορίου σας, η προσπάθεια βελτιστοποίησης του εργαλείου διαχείρισης τραπεζιών και η προσπάθεια να παραμένετε πάνω από τις καθημερινές λειτουργίες.

Μερικές φορές το μόνο που θέλετε είναι ένα σύστημα διαχείρισης εστιατορίου που απλοποιεί και διευκολύνει τη ροή, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε αυτό που πραγματικά είστε καλοί ή σας πάει. Αυτό μπορεί να είναι οι επισκέπτες σας, το φαγητό, τα ποτά, η ατμόσφαιρα του εστιατορίου, του μπαρ, της υπηρεσίας takeaway, ή όλες οι άλλες εργασίες που εμφανίζονται ξαφνικά όταν τρέχετε ένα εστιατόριο.

Χρειάζεστε ένα σύστημα που είναι σχεδιασμένο ειδικά για να ταιριάζει στις ανάγκες σας και που έχει νόημα για την επιχείρησή σας και δεν καταναλώνει περιττό χρόνο, πόρους και άλλα έξοδα. Βασικά, ένα σύστημα που κάνει τις καθημερινές σας δραστηριότητες και τον σχεδιασμό εύκολο, που είναι φιλικό προς τον χρήστη και κάνει την καθημερινότητά σας να κυλά ομαλά.

Μην ανησυχείτε. Έχουμε συγκεντρώσει τα πάντα που χρειάζεστε να γνωρίζετε για τη διαχείριση εστιατορίου!

1. Γνωρίστε τα λειτουργικά κόστη του εστιατορίου σας

Το άνοιγμα εστιατορίου είναι σίγουρα μεγάλη πρόκληση – επενδύεται πολύς χρόνος και χρήμα, γι’ αυτό χρειάζεστε καλή επισκόπηση του τρόπου που ξοδεύονται τα χρήματά σας. Όταν τρέχετε ένα εστιατόριο, θα έχετε πολλά λειτουργικά έξοδα και κόστη – και ο σχεδιασμός τους απαιτεί βελτίωση των διαδικασιών, διαχείριση των χρονοδιαγραμμάτων εργασίας και έλεγχο των κόστων του εστιατορίου.

Τα κόστη περιλαμβάνουν σταθερά κόστη όπως ενοίκιο, υποθήκη, μισθοί, δόσεις δανείων, τέλη αδειών, ασφάλειες (κ.ο.κ.), και μεταβλητά κόστη όπως τρόφιμα, ωριαίοι μισθοί και υπηρεσίες κοινής ωφέλειας και εξοπλισμός. Φυσικά τα κόστη και τα έξοδα ποικίλλουν ανάλογα με τον τύπο του εστιατορίου, την υπηρεσία, την ποιότητα, τις τοποθεσίες, τους φόρους και τους απρόβλεπτους λογαριασμούς. Στον κλάδο της εστίασης, σας υπόσχόμαστε με 100% εγγύηση, ότι θα υπάρχουν πολλές δυσάρεστες εκπλήξεις που θα σας κοστίσουν. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να γνωρίζετε τα λειτουργικά κόστη. Όταν καταλαβαίνετε πώς ξοδεύονται τα χρήματά σας, τότε έχετε επισκόπηση της «υγείας» της επιχείρησης. Τότε ξέρετε πώς μπορείτε να βελτιώσετε, να ελέγξετε και να επηρεάσετε τα πράγματα προς το καλύτερο.

2. Πώς μπορώ να διαχειριστώ το εστιατόριό μου και να βεβαιωθώ ότι είναι κερδοφόρο;

Όπως μόλις αναφέραμε, το εστιατόριό σας πιθανότατα έχει πολλά λειτουργικά κόστη.

Ρίξτε μια ματιά στον ΔΙΚΟ ΣΑΣ προϋπολογισμό και στα μηνιαία κόστη και έξοδα, και επανεξετάστε, προσαρμόστε και βρείτε πού μπορείτε να εξοικονομήσετε.

Κατά μέσο όρο, το μηνιαίο κόστος ενός εστιατορίου κατανέμεται ως εξής:

• Ενοίκιο και κοινόχρηστα: περίπου 5-10%
  • Ενοίκιο, ηλεκτρισμός, νερό, internet, καλώδιο, τηλέφωνο, συστήματα διαχείρισης
• Κόστος μάρκετινγκ: περίπου 10-20%
  • Μάρκετινγκ και επικοινωνίες, SoMe, διαφήμιση, κ.λπ.
• Κόστος εργασίας: περίπου 30% των εσόδων
  • Συμπεριλαμβανομένων μισθών διαχείρισης 10%
• Κόστος τροφίμων: περίπου 25-40% των πωλήσεων τροφίμων
• Διάφορα έξοδα: περίπου 10-15%
  • Τα πράγματα χαλάνε

Υπάρχουν τρόποι να εξοικονομήσετε χρήματα και να κάνετε το εστιατόριό σας πιο αποτελεσματικό. Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας. Είναι σημαντικό να έχετε μια αποτελεσματική ομάδα, που κατανοεί τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας, κατανοεί το πρότυπο εξυπηρέτησης και διαθέτει συστήματα που κάνουν την εργασία τους ευκολότερη.

3. Εστιάστε στο Προσωπικό σας και την Εξυπηρέτηση Πελατών

Το να βεβαιωθείτε ότι το προσωπικό σας συνεχίζει να νιώθει παρακινημένο και αναγνωρισμένο συχνά υποτιμάται. Το να φροντίζετε για ένα καλό εργασιακό περιβάλλον, όπου ο καθένας μπορεί να εξελίσσεται και να μεγαλώνει επαγγελματικά, είναι πολύ σημαντικό.

Γνωρίζατε ότι ένας μέσος υπάλληλος εστιατορίου παραμένει στο ίδιο μέρος κατά μέσο όρο λιγότερο από δύο μήνες;

Το να κρατάτε τους καλύτερους υπαλλήλους, να επενδύετε σε αυτούς, να τους παρακινείτε και να βεβαιωθείτε ότι παραμένουν έχει σημασία.

Στο τέλος, οι υπάλληλοί σας είναι η μηχανή του αυτοκινήτου σας.

Πώς κάνουμε τους ανθρώπους να νιώθουν μέρος της ομάδας; Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για να έχετε ευτυχισμένο προσωπικό:

• Ανταμοιβές (δωροκάρτες, δώρα, κάτι που προσθέτει αξία)
• Μπόνους
• Υπάλληλος του μήνα
• Ανοιχτή διαχείριση με διαφάνεια και αφοσίωση εντός της ομάδας
• Μαθήματα για εκπαίδευση προσωπικού
• Προαγωγές, ανάθεση περισσότερων αρμοδιοτήτων/καθηκόντων κ.λπ.
• Δραστηριότητες προσωπικού, πάρτι, team building
• Εύκολα και φιλικά προς τον χρήστη συστήματα που κάνουν τις εργασίες ευκολότερες

4. Πώς μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τον τρόπο διαχείρισης των επισκεπτών του εστιατορίου με εύκολο και αποτελεσματικό τρόπο;

Θέλετε να έχετε μια σαφή εικόνα για το πόσοι επισκέπτες τρώνε στο εστιατόριό σας, για να μπορείτε να σχεδιάσετε τις μέρες σας – πόσο προσωπικό χρειάζεστε απόψε; Πόσα πρέπει να αγοραστούν εκ των προτέρων; Πόσα χρήματα μπορούμε να περιμένουμε να κερδίσουμε την επόμενη εβδομάδα; Είμαστε πλήρως κλεισμένοι;

Προτείνουμε *τύμπανα* – ένα καλύτερο και φιλικό προς τον χρήστη σύστημα διαχείρισης εστιατορίου. Και τι είναι αυτό, μπορεί να σκέφτεστε… Και ποια είναι τα πλεονεκτήματα ενός συστήματος διαχείρισης εστιατορίου;

Θέλετε να δημιουργήσετε την καλύτερη δυνατή εμπειρία, και αυτό ξεκινά ακόμα και πριν φτάσουν οι επισκέπτες σας. Γνωρίζατε ότι:

• Περισσότερο από το 90% όσων κλείνουν τραπέζι σε εστιατόριο θέλουν να κάνουν την κράτηση διαδικτυακά. Πολύ!
• Το 35% θα επιλέξει άλλο εστιατόριο αν δεν υπάρχει δυνατότητα διαδικτυακής κράτησης.

Γι’ αυτό χρειάζεστε ένα σύστημα διαχείρισης εστιατορίου που κάνει εύκολη για τους επισκέπτες την κράτηση. Η διαδικασία πρέπει να είναι όσο πιο απλή γίνεται, τόσο για τους επισκέπτες σας όσο και για το προσωπικό σας.

Πολλά εστιατόρια δυσκολεύονται με τη διαχείριση κρατήσεων λόγω δύσκολων ή ανύπαρκτων συστημάτων. Αυτό περιλαμβάνει και «τον παλιομοδίτικο τρόπο κράτησης», την τηλεφωνική κλήση. Η παρακολούθηση των καλύτερων συστημάτων διαχείρισης εστιατορίου είναι το παν.

5. Χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει το σύστημα διαχείρισης εστιατορίου σας

Η ύπαρξη ενός συστήματος με όλα αυτά τα χαρακτηριστικά κάνει πραγματικά τη διαφορά. Θα μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τον αριθμό των no-shows, που μακροπρόθεσμα σημαίνει μεγαλύτερη σταθερότητα και βεβαιότητα ότι οι επισκέπτες που κάνουν κράτηση θα εμφανιστούν πραγματικά.

Θέλουμε να βλέπουμε κέρδος, όχι μόνο νεκρό σημείο! Τα έξυπνα χαρακτηριστικά συστήματος κρατήσεων σας βοηθούν να σχεδιάσετε χωρητικότητα, να προστατεύσετε τα έσοδα με προπληρωμές και τέλη no-show, και να μειώσετε την τριβή στο βήμα κράτησης. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις ώρες λειτουργίας, να επικοινωνείτε καλύτερα με τους επισκέπτες, να εκτελείτε ροές κράτησης σε πολλές γλώσσες και να χρησιμοποιείτε τα δεδομένα κρατήσεων για μάρκετινγκ και SoMe – όλα από ένα μέρος.

• Χρέωση προκαταβολής ή προπληρωμής – βοηθά με τους επισκέπτες που δεν εμφανίζονται… Η ύπαρξη κάποιου είδους εγγύησης είναι απαραίτητη.
• Μείωση no-shows – η παρακολούθηση των «κακών» επισκεπτών και η δυνατότητα να τους αποτρέψετε από το να κάνουν ξανά κράτηση θα σας εξοικονομήσει χρήματα.
• Παρακολούθηση τραπεζιών – ένα οπτικό planner τραπεζιών κάνει τα πράγματα ευκολότερα για το προσωπικό σας.
• Χειρισμός διαφορετικών θέσεων, διαλειμμάτων προσωπικού και αλλαγών βαρδιών
• Διαχείριση κρατήσεων διαδικτυακά – δυνατότητα δημιουργίας κρατήσεων, επικοινωνία με τους επισκέπτες.
• Εγγενείς εφαρμογές iOS και Android για το προσωπικό – διαχείριση κρατήσεων και τραπεζιών εν κινήσει από οποιοδήποτε τηλέφωνο ή tablet, συν φιλική προς κινητά ροή κρατήσεων ώστε οι επισκέπτες να μπορούν να κάνουν κράτηση χωρίς να εγκαταστήσουν τίποτα.
• Προσφορά κρατήσεων μέσω SMS, κλήσεων και emails
• Προσφορά κρατήσεων μέσω ιστότοπού σας, Facebook και Google.
• Λήψη σχολίων και απόψεων από επισκέπτες – θα βοηθήσει στη βελτίωση του εστιατορίου σας με βάση τις επιθυμίες των επισκεπτών σας.
• Παρακολούθηση αξιολογήσεων στο Facebook, Google, TripAdvisor και Yelp – εκεί οι μελλοντικοί επισκέπτες θα αποκτήσουν πρώτη εντύπωση για το εστιατόριό σας.
• Εύκολη επικοινωνία με επισκέπτες – αποφύγετε παρεξηγήσεις
• Διαχείριση κρατήσεων σε υπολογιστή, tablet και smartphone – κάνοντας εύκολη τη συνεργασία για όλους
• Μπορείτε να αποκτήσετε τα συστήματα δωρεάν –
  • π.χ. Resos όπου μπορείτε να αποκτήσετε δωρεάν έκδοση για να το δοκιμάσετε στο εστιατόριό σας. Το Resos προσφέρει όλα τα παραπάνω χαρακτηριστικά και περισσότερα, και το σύστημα μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες σας, ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης/εστιατορίου σας.

Έχουμε συγκεντρώσει αυτές τις συμβουλές για εσάς, προσπαθώντας να τα κάνουμε απλά και εύπεπτα:

• Προτείνουμε να αφιερώσετε μια στιγμή για να κοιτάξετε πώς πάει η οικονομία και η συνολική υγεία του εστιατορίου σας.
• Τι πάει καλά και τι όχι; Ξοδεύετε πολύ σε back-end ανάγκες, πολύ λίγο κάπου που χρειάζεται επιπλέον φροντίδα; Μπορεί να υπάρχουν έξοδα και κόστη στον προϋπολογισμό σας που μπορούν να αναπροσαρμοστούν.
• Πρέπει να εστιάσετε στο προσωπικό σας και στον τρόπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ικανότητές τους για να αναπτύξετε την επιχείρησή σας. Δείτε το ως μακροπρόθεσμη επένδυση. Δημιουργήστε αξία για τους υπαλλήλους σας και βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι παρακινημένοι για να κυλούν οι μέρες πιο ομαλά. Αυτοί είναι το πρόσωπο της επιχείρησής σας – το να έχετε ευτυχισμένη ομάδα είναι αναγνώριση και σημάδι ότι κάνετε κάτι σωστά.
• Βελτιώστε τα Συστήματα Διαχείρισης Εστιατορίου σας. Κάντε πιο εύκολη την εμπειρία για εσάς, τους υπαλλήλους και τους επισκέπτες σας. Κατανοήστε τι δεν λειτουργεί – αυτό μπορεί να είναι το σύστημα διαχείρισης εστιατορίου σας. Για να βρείτε ένα σύστημα που θα λειτουργεί για εσάς, ρίξτε μια γρήγορη ματιά στο Resos.
• Θα βελτιώσει ένα νέο, βελτιωμένο και προσαρμοσμένο σύστημα διαχείρισης εστιατορίου την επιχείρηση και το προσωπικό σας στις καθημερινές δραστηριότητές τους; Πιθανώς ναι.
• Η ύπαρξη ενός συστήματος διαχείρισης εστιατορίου με τα χαρακτηριστικά που χρειάζεται το εστιατόριό σας είναι κλειδί για να βελτιστοποιήσετε τον χρόνο, την ενέργεια και τα χρήματά σας.
• Πιθανότατα θα παρατηρήσετε ότι θα υπάρχουν λιγότερα no-shows καθώς οι επισκέπτες σας θα μπορούν να κλείνουν τραπέζι και να επιλέγουν θέσεις όπως επιθυμούν (από το τηλέφωνο, tablet και υπολογιστή) που μειώνει τυχόν πιθανές επιπλοκές.
• Θα μπορείτε να διαχειρίζεστε το προσωπικό και τις βάρδιες σας με πιο αποτελεσματικό τρόπο· παρακολουθώντας δεδομένα σχετικά με κρατήσεις, σχόλια, απόψεις και αξιολογήσεις σε social media και εσωτερικές πλατφόρμες.

Ελπίζουμε να μάθατε λίγο περισσότερα για το πώς να διαχειρίζεστε καλύτερα το εστιατόριό σας, και να βρήκατε νέα κινητήρια δύναμη για να συνεχίσετε την εξαιρετική δουλειά σας!