Tips för restauranghantering: 5-stegsguide för att optimera och sköta din restaurang

Det här är guiden i restauranghantering för nybörjare – till er som är hungriga efter färdigheter inom restauranghantering. Du behöver ingen fin examen för att optimera dina system!

Du kanske precis har öppnat din restaurang, kanske har du haft den i åratal, eller kanske är du den anställde som ser till att allt fungerar perfekt …

Oavsett om du är restaurangägare, chef, servitör, praktikant, personal eller känner någon som arbetar inom det här området är det avgörande att ha ett restauranghanteringssystem – avgörande för en enklare vardag och en framgångsrik planeringsprocess.

Så vill du förbättra din restaurangs dagliga utmaningar som att hantera reservationer (online och offline), bordsplaceringar och planering, depositioner och förskottsbetalningssystem? Då har du kommit rätt.

Du kanske lägger mycket tid på backend-behov som att hantera bordsbokningar och reservationer online och manuellt, kämpar med att välja rätt inställningar för din restaurangs deposition- och förskottsbetalningssystem, försöker optimera ditt bordshanteringsverktyg och försöker hålla koll på den dagliga driften.

Ibland är allt du vill ha ett restauranghanteringssystem som förenklar och underlättar flödet, så att du kan fokusera på det du faktiskt är bra på eller brinner för. Det kan handla om dina gäster, maten, drinkarna, atmosfären på restaurangen, baren, take away-tjänsten eller alla de andra uppgifterna som dyker upp helt plötsligt när du driver en restaurang.

Du behöver ett system som är utformat specifikt för att matcha dina behov, som är logiskt för ditt företag och som inte tar upp onödig tid, resurser och andra kostnader. I grund och botten ett system som gör dina dagliga aktiviteter och din planering enkel, som är användarvänligt och får din vardag att flyta på smidigt.

**Var inte orolig. Vi har samlat allt du behöver veta för att klara av restauranghantering! **

1. Känn till din restaurangs driftskostnader

Att öppna en restaurang är definitivt en stor utmaning – mycket tid och pengar investeras, vilket är anledningen till att du behöver ha en bra överblick över hur dina pengar spenderas. När du driver en restaurang har du gott om driftskostnader och utgifter – och att planera dem kräver att du förbättrar processer, hanterar personalscheman och kontrollerar restaurangens kostnader.

Kostnaderna inkluderar fasta kostnader som hyra, bolån, löner, lånebetalningar, licensavgifter, försäkringar (och så vidare), och rörliga kostnader som mat, timlöner samt el, vatten och utrustning. Självklart varierar kostnader och utgifter beroende på typ av restaurang, service, kvalitet, läge, skatter och oförutsedda räkningar. I restaurangbranschen lovar vi med 100 % garanti att det kommer att finnas många otrevliga överraskningar som kostar dig. Därför är det viktigt att känna till driftskostnaderna. När du förstår hur dina pengar spenderas har du en överblick över verksamhetens “hälsa”. Då vet du hur du kan förbättra, kontrollera och påverka den till det bättre**.**

2. Så … Hur sköter jag min restaurang och ser till att den är lönsam?

Som vi just pratade om har din restaurang förmodligen jääättemånga driftskostnader.

Ta en titt på DIN budget och dina månadskostnader och utgifter, och omvärdera, justera och ta reda på var du kan spara.

I genomsnitt fördelas en restaurangs månadskostnad enligt följande:

• Hyra och driftskostnader: ca 5–10 %
  • Hyra, el, vatten, internet, kabel, telefon, hanteringssystem
• Marknadsföringskostnad: ca 10–20 %
  • Marknadsföring och kommunikation, sociala medier, annonsering osv.
• Personalkostnader: ca 30 % av omsättningen
  • Inkl. ledningslöner 10 %
• Matkostnad: ca 25–40 % av matförsäljningen
• Övriga kostnader: ca 10–15 %
  • Saker går sönder

Det finns sätt du kan spara pengar och göra din restaurang effektivare. Utbilda dina anställda. Det är viktigt att ha ett effektivt team som förstår hur din verksamhet fungerar, förstår servicestandarden och har system som gör deras arbete enklare

3. Fokusera på din personal och kundservice

Att se till att din personal fortsätter att känna sig motiverad och uppskattad underskattas ofta. Att se till att ha en bra arbetsmiljö, där alla kan avancera och växa professionellt, är mycket viktigt.

Visste du att en restauranganställd i genomsnitt bara stannar på samma plats i mindre än två månader?

Att behålla de bästa medarbetarna, investera i dem, motivera dem och se till att de stannar har betydelse.

I slutändan är dina anställda motorn i din bil.

Hur får vi människor att känna att de är en del av teamet? Här är några exempel på hur man har en nöjd personal:

• Belöningar (presentkort, gåvor, något som tillför värde)
• Bonuscheck
• Månadens medarbetare
• Att ha öppen bokföring med transparens och lojalitet inom teamet
• Kurser för att utbilda personal
• Befordran, mer ansvar/fler uppgifter osv.
• Personalaktiviteter, fester, teambuilding
• Att ha enkla och användarvänliga system som gör uppgifterna lättare

4. Hur kan du optimera sättet du hanterar restaurangens gäster på, enkelt och effektivt?

Du vill ha en tydlig överblick över hur många gäster som äter på din restaurang, för att du ska kunna planera dina dagar – hur mycket personal behöver du i kväll? Hur mycket bör köpas in i förväg? Hur mycket pengar kan vi förvänta oss att tjäna nästa vecka? Är vi fullbokade?

Vi föreslår *trumvirvel* – ett bättre och användarvänligt restauranghanteringssystem. Och vad är det, kanske du tänker … Och vilka är fördelarna med ett restauranghanteringssystem?

Du vill skapa bästa möjliga upplevelse, och det börjar redan innan dina gäster anländer. Visste du att:

• Mer än 90 % av dem som bokar ett bord på en restaurang vill boka online. Det är många!
• 35 % väljer en annan restaurang om onlinebokning inte är ett alternativ.

Det är därför du behöver ett restauranghanteringssystem som gör det enkelt för gästerna att boka. Processen ska vara så enkel som möjligt, både för dina gäster och din personal.

Många restauranger kämpar med att hantera bokningar på grund av krångliga eller obefintliga system. Det inkluderar också “det gammaldags sättet att boka”, att ringa per telefon. Att hänga med i de bästa restauranghanteringssystemen är allt.

5. Funktioner ditt restauranghanteringssystem bör ha

Att ha ett system med alla dessa funktioner gör verkligen skillnad. Du kommer att kunna minimera antalet uteblivna bokningar, vilket på lång sikt innebär mer stabilitet och en försäkran om att de gäster som bokar faktiskt dyker upp.

Vi vill se vinst, inte enbart nollresultat! Smarta bokningssystemsfunktioner hjälper dig att planera kapacitet, skydda intäkter med förskottsbetalningar och avgifter för uteblivna bokningar, samt minska friktionen i bokningssteget. Du kan anpassa öppettider, kommunicera bättre med gäster, köra bokningsflöden på flera språk och använda bokningsdata för marknadsföring och sociala medier – allt från ett ställe. - Att ta ut en reservationsdeposition eller förskottsbetalning - hjälper dig med de gäster som inte dyker upp … Att ha någon form av säkerhet är avgörande.

• Att minska uteblivna bokningar - att hålla koll på dina “dåliga” gäster och kunna hindra dem från att boka igen sparar dig pengar.
• Att hålla koll på borden - en visuell bordsplanerare gör det lättare för din personal.
• Att hantera olika placeringar, personalraster och skiftbyten
• Att hantera reservationer online - att kunna skapa bokningar, kommunicera med gästerna.
• Inbyggda iOS- och Android-appar för restaurangpersonal - hantera bokningar och bord på språng från valfri telefon eller surfplatta, plus ett mobilanpassat bokningsflöde så att gäster kan boka utan att installera något.
• Att erbjuda bokningar via sms, samtal och e-post
• Att erbjuda bokningar via din webbplats, Facebook och Google.
• Att få feedback och insikter från gäster - hjälper till att förbättra din restaurang utifrån vad dina gäster önskar.
• Att spåra omdömen på Facebook, Google, TripAdvisor och Yelp - det är här framtida gäster får ett första intryck av din restaurang.
• Enkel kommunikation med gäster - undvik missförstånd
• Att hantera reservationer på dator, surfplatta och smartphone - vilket gör det enkelt för alla att samarbeta
• Du kan få systemen gratis -
  • t.ex. Resos där du kan få en gratisversion för att testa det i din restaurang. Resos erbjuder alla ovan nämnda funktioner och mer, och systemet kan anpassas för att passa dina behov, beroende på din typ av verksamhet/restaurang.

Vi har samlat dessa tips och knep åt dig, och försökt göra det enkelt och lättsmält för dig:

• Vi föreslår att du tar en stund och tittar på hur din restaurangs ekonomi och övergripande hälsa står sig.
• Vad går bra, och vad gör inte det? Spenderar du för mycket på backend-behov, för lite någonstans som behöver lite extra kärlek? Det kan finnas utgifter och kostnader i din budget som kan justeras om. Riv av plåstret!
• Du bör fokusera på din personal och hur du kan använda deras förmågor för att växa ditt företag. Se det som en långsiktig investering. Att skapa värde för dina anställda och se till att alla är motiverade att få dagarna att flyta på smidigare. De är ansiktet utåt mot allmänheten/kunderna – att ha ett glatt team är ett erkännande och ett tecken på att du gör något rätt. Detta leder till bättre service och bjuder in fler kunder (förhoppningsvis!)
• Förbättra dina restauranghanteringssystem. Gör det enklare för dig själv, dina anställda och gästerna att få en bra upplevelse. Förstå vad som inte fungerar – det kan vara ditt restauranghanteringssystem. För att hitta ett system som fungerar för dig, ta en snabb titt på Resos.
• Kan ett nytt, förbättrat och anpassat restauranghanteringssystem hjälpa ditt företag och din personal i deras dagliga aktiviteter? Förmodligen.
• Att ha ett restauranghanteringssystem med funktioner som din restaurang behöver är avgörande för att kunna optimera din tid, energi och dina pengar.
• Du kommer sannolikt att uppleva färre uteblivna bokningar eftersom dina gäster kan boka ett bord och välja sina platser som de vill (på telefon, surfplatta och dator), vilket minskar eventuella komplikationer. Det lämnar dig med gladare gäster.
• Du kommer att kunna hantera din personal och dina skift effektivare; spåra data om bokningar, feedback, insikter och recensioner på sociala medier och interna sidor.

Förhoppningsvis har du lärt dig lite mer om hur du bättre sköter din restaurang, och fått en nyfunnen motivation att fortsätta med det goda arbetet!