Restaurantledelse: 5-trins guide til at optimere og styre dit restaurant

Det her er restaurantledelsesguiden for nybegyndere – til jer der hungrer efter restaurantledelseskompetencer. Du behøver ikke en fancy grad for at optimere dine systemer!

Du har måske lige åbnet dit restaurant, måske har du haft det i årevis, eller måske er du medarbejderen der sørger for at alt kører perfekt…

Uanset om du er restaurantejer, leder, tjener, lærling, personale eller kender nogen der arbejder inden for dette felt, er det afgørende at have et restaurantstyringssystem – nøglen til en nemmere hverdag og en succesfuld planlægningsproces.

Vil du forbedre dit restaurants daglige udfordringer som styring af reservationer (online og offline), bordsiddepladser og -planlægning, deposita og forudbetalingssystemer? Så er du kommet til det rette sted.

Du bruger måske meget tid på backend-behov som at styre bordreservationer og bookinger online og manuelt, kæmpe med at vælge de rigtige indstillinger til dit restaurants deposita og forudbetalingssystemer, forsøge at optimere dit bordstyringsværktøj og forsøge at holde styr på den daglige drift.

Nogle gange vil du bare have et restaurantstyringssystem der forenkler og letter flowet, så du kan fokusere på det du faktisk er god til eller brænder for. Det kan dreje sig om dine gæster, mad, drinks, restaurantens atmosfære, bar, takeaway-service eller alle de andre opgaver der pludselig dukker op, når du driver et restaurant.

Du har brug for et system der er designet til specifikt at matche dine behov og giver mening for din virksomhed, og som ikke optager unødvendig tid, ressourcer og andre udgifter. I bund og grund et system der gør dine daglige aktiviteter og planlægning nem, der er brugervenligt og får din hverdag til at forløbe gnidningsfrit.

Ingen bekymringer. Vi har samlet alt hvad du behøver at vide om restaurantledelse!

1. Kend dit restaurants driftsomkostninger

At åbne et restaurant er bestemt en stor udfordring – der investeres meget tid og penge, og det er derfor du har brug for at have et godt overblik over, hvordan dine penge bruges. Når du driver et restaurant, har du masser af driftsudgifter og -omkostninger – og at planlægge dem kræver forbedring af processer, styring af arbejdsskemaer og kontrol af restaurantens omkostninger.

Omkostningerne inkluderer faste omkostninger som husleje, realkreditlån, lønninger, lånebetaling, licensgebyrer, forsikring (osv.), og variable omkostninger som mad, timeløn og forsyninger og udstyr. Selvfølgelig varierer omkostninger og udgifter afhængigt af restauranttypen, servicen, kvaliteten, beliggenheden, skatterne og uforudsete regninger. I restaurationsbranchen kan vi med 100% garanti love, at der vil være mange grimme overraskelser der vil koste dig. Derfor er det vigtigt at kende driftsomkostningerne. Når du forstår, hvordan dine penge bruges, har du et overblik over virksomhedens “sundhed”. Så ved du, hvordan du kan forbedre, kontrollere og påvirke det til det bedre.

2. Så… Hvordan driver jeg mit restaurant og sikrer at det er rentabelt?

Som vi lige har talt om, har dit restaurant sandsynligvis rigtig mange driftsomkostninger.

Tag et kig på DIT budget og månedlige omkostninger og udgifter, og genvurder, juster og find ud af, hvor du kan spare.

I gennemsnit er et restaurants månedlige omkostninger fordelt som følger:

• Husleje og forsyninger: ca. 5-10%
  • Husleje, el, vand, internet, kabel, telefon, styringssystemer
• Markedsføringsomkostninger: ca. 10-20%
  • Markedsføring og kommunikation, sociale medier, annoncering osv.
• Lønomkostninger: ca. 30% af omsætningen
  • Inkl. ledelseslønninger 10%
• Madudgifter: ca. 25-40% af madsalget
• Diverse udgifter: ca. 10-15%
  • Ting går i stykker

Der er måder du kan spare penge og gøre dit restaurant mere effektivt. Træn dine medarbejdere. Det er vigtigt at have et effektivt team der forstår, hvordan din virksomhed fungerer, forstår servicestandarden og har systemer der gør deres arbejde nemmere.

3. Fokus på dit personale og kundeservice

At sikre at dit personale fortsætter med at føle sig motiveret og værdsat er ofte undervurderet. At sørge for et godt arbejdsmiljø, hvor alle kan avancere og vokse fagligt, er meget vigtigt.

Vidste du at en restaurantmedarbejder i gennemsnit kun bliver på samme sted i mindre end to måneder?

At fastholde de bedste medarbejdere, investere i dem, motivere dem og sikre at de bliver, er vigtigt.

I sidste ende er dine medarbejdere motoren i din bil.

Hvordan får vi folk til at føle sig som en del af teamet? Her er nogle eksempler på, hvordan man har et glad personale:

• Belønninger (gavekort, gaver, noget der tilføjer værdi)
• Bonuscheck
• Månedens medarbejder
• At have open-book management med transparens og loyalitet inden for teamet
• Kurser til uddannelse af personale
• Forfremmelse, give mere ansvar/opgaver osv.
• Personaleaktiviteter, fester, teambuilding
• At have nemme og brugervenlige systemer der gør opgaver nemmere

4. Hvordan kan du optimere den måde du styrer restaurantens gæster på – nemt og effektivt?

Du vil have et klart overblik over, hvor mange gæster der spiser på dit restaurant, for at du kan planlægge dine dage – hvor meget personale har du brug for i aften? Hvad skal købes på forhånd? Hvor mange penge kan vi forvente at tjene næste uge? Er vi fuldt booket?

Vi foreslår *trommerulle* – et bedre og brugervenligt restaurantstyringssystem. Og hvad er det, tænker du… Og hvad er fordelene ved et restaurantstyringssystem?

Du vil skabe den bedst mulige oplevelse, og det starter allerede inden dine gæster ankommer. Vidste du at:

• Mere end 90% af dem der booker et bord på et restaurant, ønsker at booke online. Det er mange!
• 35% vil vælge et andet restaurant, hvis online booking ikke er en mulighed.

Det er derfor du har brug for et restaurantstyringssystem der gør det nemt for gæster at booke. Processen skal være så enkel som mulig, både for dine gæster og dit personale.

Mange restauranter kæmper med at håndtere bookinger på grund af vanskelige eller ikke-eksisterende systemer. Det inkluderer også “den gammeldags måde at booke på”, at ringe op i telefonen. At holde trit med de bedste restaurantstyringssystemer er alt.

5. Funktioner dit restaurantstyringssystem bør have

At have et system med alle disse funktioner gør virkelig en forskel. Du vil kunne minimere antallet af no-shows, hvilket på lang sigt betyder mere stabilitet og sikkerhed for at de gæster der booker, faktisk vil dukke op.

Vi vil se profit, ikke kun break-even! Smarte bookingsystemfunktioner hjælper dig med at planlægge kapacitet, beskytte omsætning med forudbetalinger og no-show-gebyrer og reducere friktion i bookingprocessen. Du kan tilpasse åbningstider, kommunikere bedre med gæster, køre flersprogede bookingflow og bruge bookingdata til markedsføring og sociale medier – alt fra ét sted.

• Opkrævning af reservationsdeposit eller forudbetaling – hjælper dig med de gæster der ikke dukker op… At have en form for sikkerhed er essentielt.
• Reduktion af no-shows – at holde styr på dine “dårlige” gæster og kunne forhindre dem i at booke igen vil spare dig penge.
• At holde styr på bordene – en visuel bordsplanlægger gør det nemmere for dit personale.
• Håndtering af forskellige siddepladser, personalepause og vagtskifte
• Styr reservationer online – mulighed for at oprette bookinger, kommunikere med gæsterne.
• Native iOS og Android apps til restaurantpersonale – styr bookinger og borde på farten fra enhver telefon eller tablet, plus et mobilvenligt bookingflow, så gæster kan reservere uden at installere noget.
• Tilbyde bookinger via SMS, opkald og emails
• Tilbyde bookinger via din hjemmeside, Facebook og Google.
• Få feedback og indsigt fra gæster – vil hjælpe med at forbedre dit restaurant baseret på, hvad dine gæster ønsker.
• Sporing af vurderinger på Facebook, Google, TripAdvisor og Yelp – det er her fremtidige gæster vil få et førstehåndsindtryk af dit restaurant.
• Nem kommunikation med gæster – undgå misforståelser
• Styr reservationer på computer, tablet og smartphone – gør det nemt for alle at samarbejde
• Du kan få systemerne gratis –
  • f.eks. Resos, hvor du kan få en gratis version til at teste det på dit restaurant. Resos tilbyder alle ovennævnte funktioner og mere, og systemet kan tilpasses til at passe til dine behov, afhængigt af din virksomheds-/restauranttype.

Vi har samlet disse tips og tricks til dig og forsøgt at gøre det simpelt og letfordøjeligt:

• Vi foreslår, at du tager et øjeblik til at se på, hvordan dit restaurants økonomi og overordnede sundhed har det.
• Hvad går godt, og hvad gør ikke? Bruger du for meget på backend-behov, for lidt et sted der har brug for lidt ekstra kærlighed? Der kan være udgifter og omkostninger i dit budget, der kan justeres. Riv plasteret af!
• Du bør fokusere på dit personale og på, hvordan du kan bruge deres evner til at vokse din virksomhed. Se det som en langsigtet investering. At skabe værdi for dine medarbejdere og sørge for at alle er motiverede til at få dagene til at forløbe mere gnidningsfrit. De er ansigtet udadtil – at have et glad team er en anerkendelse og et tegn på, at du gør noget rigtigt. Det vil føre til bedre service og invitere flere kunder ind (forhåbentlig!)
• Forbedre dine restaurantstyringssystemer. Gør det nemmere for dig selv, dine medarbejdere og gæster at få en god oplevelse. Forstå hvad der ikke virker – det kan være dit restaurantstyringssystem. For at finde et system der vil fungere for dig, kan du tage et hurtigt kig på Resos.
• Kan et nyt, forbedret og tilpasset restaurantstyringssystem hjælpe din virksomhed og dit personale i deres daglige aktiviteter? Sandsynligvis.
• At have et restaurantstyringssystem med funktioner som dit restaurant har brug for er nøglen til at optimere din tid, energi og penge.
• Du vil sandsynligvis opleve at der vil være færre no-shows, da dine gæster vil kunne booke et bord og vælge deres siddepladser som de vil (på deres telefon, tablet og computer), hvilket mindsker eventuelle komplikationer. Det efterlader dig med gladere gæster.
• Du vil kunne styre dit personale og vagter på en mere effektiv måde og spore data om bookinger, feedback, indsigt og anmeldelser på sociale medier og interne sites.

Forhåbentlig har du lært lidt mere om, hvordan du bedre kan styre dit restaurant, og har fundet ny motivation til at fortsætte det gode arbejde!