Consells de gestió de restaurants: guia de 5 passos per optimitzar i gestionar el teu restaurant

Aquesta és la guia de gestió de restaurants per a principiants, per a aquells que tenen gana d’aprendre habilitats de gestió de restaurants. No necessites un títol universitari per optimitzar els teus sistemes!

Potser acabes d’obrir el teu restaurant, potser el tens des de fa anys, o potser ets l’empleat que s’assegura que tot funcioni a la perfecció…

Tant si ets propietari d’un restaurant, gestor, cambrer, aprenent, personal en general, o coneixes algú que treballi en aquest sector, tenir un sistema de gestió de restaurants és clau: clau per a un dia a dia més fàcil i un procés de planificació exitós.

Aleshores, vols millorar els reptes diaris del teu restaurant com ara gestionar les reserves (en línia i presencials), els seients i la planificació, els dipòsits i sistemes de prepagament? Doncs has arribat al lloc correcte.

Potser passes molt de temps en tasques administratives com gestionar les reserves de taula en línia i de manera manual, lluitant per triar la configuració correcta per als sistemes de dipòsit i prepagament del teu restaurant, intentant optimitzar l’eina de gestió de taules i tractant de mantenir el control de les operacions del dia a dia.

De vegades, tot el que vols és un sistema de gestió de restaurants que simplifiqui i faciliti el flux, per poder centrar-te en el que realment se’t dona bé o en el que t’apassiona. Això pot incloure els teus clients, el menjar, les begudes, l’ambient del restaurant, el bar, el servei de menjar per emportar o totes les altres tasques que apareixen de sobte quan estàs gestionant un restaurant.

Necessites un sistema dissenyat específicament per adaptar-se a les teves necessitats, que tingui sentit per al teu negoci i que no requereixi temps, recursos ni altres despeses innecessàries. Bàsicament, un sistema que faci les teves activitats i planificació del dia a dia fàcils, que sigui fàcil d’usar i que faci que el teu dia a dia transcorri sense problemes.

Tranquil. Hem recopilat tot el que necessites saber per gestionar un restaurant!

1. Coneix els costos operatius del teu restaurant

Obrir un restaurant és sens dubte un gran repte: es hi inverteix molt de temps i diners, per la qual cosa necessites tenir una bona visió general de com es gasta el teu diner. Quan gestionis un restaurant, tindràs moltes despeses i costos operatius, i planificar-los requereix millorar els processos, gestionar els horaris laborals i controlar els costos del restaurant.

Els costos inclouen costos fixes com el lloguer, la hipoteca, els salaris, els pagaments de préstecs, les taxes de llicència, les assegurances (entre d’altres), i costos variables com el menjar, els salaris per hores, els subministraments i l’equipament. Per descomptat, els costos i les despeses varien en funció del tipus de restaurant, el servei, la qualitat, les ubicacions, els impostos i les factures imprevisibles. En el sector de la restauració, t’assegurem amb un 100% de garantia que hi haurà moltes sorpreses desagradables que et costaran diners. Per tant, és important conèixer els costos operatius. Quan entens com es gasta el teu diner, tens una visió general de la “salut” del negoci. Aleshores saps com pots millorar-lo, controlar-lo i influir-hi per bé.

2. Aleshores… com gestiono el meu restaurant i m’asseguro que sigui rendible?

Com acabem de parlar, el teu restaurant probablement té molts costos operatius.

Fes una ullada al TU pressupost i als costos i despeses mensuals, i reavalaura, ajusta i esbrina on pots estalviar.

De mitjana, el cost mensual d’un restaurant es distribueix de la manera següent:

• Lloguer i subministraments: aprox. 5-10%
  • Lloguer, electricitat, aigua, internet, cable, telèfon, sistemes de gestió
• Cost de màrqueting: aprox. 10-20%
  • Màrqueting i comunicació, xarxes socials, publicitat, etc.
• Costos laborals: aprox. 30% dels ingressos
  • Incl. salaris de gestió 10%
• Cost d’alimentació: aprox. 25-40% de les vendes d’aliments
• Despeses diverses: aprox. 10-15%
  • Les coses es trenquen

Hi ha maneres d’estalviar diners i fer el teu restaurant més eficaç. Forma els teus empleats. És important tenir un equip eficient, que entengui com funciona el teu negoci, que comprengui l’estàndard de servei i que tingui sistemes que facin el seu treball més fàcil.

3. Centra’t en el teu personal i l’atenció al client

Sovint es subestima la importància d’assegurar-se que el teu personal continuï sentint-se motivat i valorat. Assegurar-se de tenir un bon ambient de treball, on tothom pugui progressar i créixer professionalment, és molt important.

Sabies que un empleat de restaurant, de mitjana, només roman al mateix lloc durant menys de dos mesos?

Retenir els millors empleats, invertir en ells, motivar-los i assegurar-se que es queden és important.

Al cap i a la fi, els teus empleats son el motor del teu cotxe.

Com fem que la gent se senti part de l’equip? Aquí tens alguns exemples de com tenir un personal feliç:

• Recompenses (targetes regal, regals, quelcom de valor)
• Bonificació
• Empleat del mes
• Tenir una gestió de llibre obert amb transparència i lleialtat dins de l’equip
• Cursos per formar el personal
• Promoure, donar més responsabilitat/tasques, etc.
• Activitats del personal, festes, team building
• Tenir sistemes fàcils i d’ús amigable que facin les tasques més fàcils

4. Com pots optimitzar la manera de gestionar els clients del restaurant de forma fàcil i eficient?

Vols tenir una visió clara de quants clients estan dinant al teu restaurant, per poder planificar els teus dies: quant personal necessites aquesta nit? Quant cal comprar per endavant? Quants diners esperem guanyar la setmana que ve? Estem completament plens?

Et suggerim *repic de tambors* un sistema de gestió de restaurants millor i fàcil d’usar. I en que consisteix, et pots preguntar… I quins son els beneficis d’un sistema de gestió de restaurants?

Vols crear la millor experiència possible, i això comença fins i tot abans que arribin els teus clients. Sabies que:

• Més del 90% dels qui reserven una taula en un restaurant volen reservar en línia. Molt, oi?
• El 35% triarà un altre restaurant si no hi ha opció de reserva en línia.

Per això necessites un sistema de gestió de restaurants que faciliti als clients la reserva. El procés ha de ser el més senzill possible, tant per als teus clients com per al teu personal.

Molts restaurants lluiten amb la gestió de les reserves per culpa de sistemes difícils o inexistents. Això inclou també “la manera tradicional de reservar”, trucant per telèfon. Mantenir-se al dia amb els millors sistemes de gestió de restaurants ho és tot.

5. Funcionalitats que hauria de tenir el teu sistema de gestió de restaurants

Tenir un sistema amb totes aquestes funcionalitats marca una diferència real. Podràs minimitzar el nombre de no-shows, la qual cosa a llarg termini significa més estabilitat i la garantia que els clients que reservin realment es presentaran.

Volem veure beneficis, no sols arribar al punt d’equilibri! Les funcionalitats intel·ligents del sistema de reserves t’ajuden a planificar la capacitat, protegir els ingressos amb prepagaments i taxes per no-show, i reduir la fricció en el pas de la reserva. Pots personalitzar els horaris d’obertura, comunicar-te millor amb els clients, gestionar reserves en múltiples idiomes i usar les dades de reserves per al màrqueting i les xarxes socials, tot des d’un sol lloc.

• Cobrar un dipòsit de reserva o prepagament – t’ajuda amb aquells clients que no es presenten… Tenir algun tipus de seguretat és essencial.
• Reduir els no-shows – fer un seguiment dels teus clients ‘problemàtics’ i poder impedir-los que tornin a reservar t’estalviarà diners.
• Fer un seguiment de les taules – un planificador visual de taules facilita la feina al teu personal.
• Gestionar els diferents seients, els descansos del personal i els canvis de torn
• Gestionar les reserves en línia – poder crear reserves, comunicar-se amb els clients.
• Apps natives per a iOS i Android per al personal del restaurant – gestiona reserves i taules en moviment des de qualsevol telèfon o tauleta, a més d’un flux de reserves adaptat a mòbil perquè els clients puguin reservar sense instal·lar res.
• Oferir reserves per SMS, trucades i correus electrònics
• Oferir reserves a través del teu lloc web, Facebook i Google.
• Obtenir opinions i informació dels clients – ajudarà a millorar el teu restaurant en funció del que volen els teus clients.
• Fer un seguiment de les valoracions a Facebook, Google, TripAdvisor i Yelp – aquí és on els futurs clients obtindran una primera impressió del teu restaurant.
• Comunicació fàcil amb els clients – evita malentesos
• Gestionar les reserves en ordinador, tauleta i smartphone – facilitant la col·laboració a tothom
• Pots obtenir els sistemes de manera gratuïta –
  • p. ex. Resos, on pots obtenir una versió gratuïta per provar-la al teu restaurant. Resos ofereix totes les funcionalitats esmentades anteriorment i més, i el sistema es pot personalitzar per adaptar-se a les teves necessitats, depenent del teu tipus de negoci/restaurant.

Hem recopilat aquests consells i trucs per a tu, intentant fer-ho senzill i comprensible:

• Et suggerim que et prendis un moment per mirar com van l’economia del teu restaurant i la salut general.
• Què va bé i què no? Estàs gastant massa en tasques administratives, massa poc en alguna cosa que necessita una mica més d’atenció? Pot ser que hi hagi despeses i costos al teu pressupost que es puguin reajustar. Arranca l’empena!
• Has de centrar-te en el teu personal i com pots utilitzar les seves habilitats per fer créixer el teu negoci. Mira-ho com una inversió a llarg termini. Crear valor per als teus empleats i assegurar-se que tothom estigui motivat per fer que els dies transcorrin amb més fluïdesa. Son la cara pública envers els clients: tenir un equip feliç és un reconeixement i un senyal que estàs fent quelcom bé. Això conduirà a un millor servei i convidarà més clients (amb sort!)
• Millora els teus sistemes de gestió de restaurants. Fes-ho més fàcil per a tu, els teus empleats i els clients per tenir una bona experiència. Entén el que no funciona; pot ser el teu sistema de gestió de restaurants. Per trobar un sistema que funcioni per a tu, fes un cop d’ull ràpid a Resos.
• Podria un sistema de gestió de restaurants nou, millorat i personalitzat ajudar el teu negoci i el teu personal en les seves activitats diàries? Probablement.
• Tenir un sistema de gestió de restaurants amb les funcionalitats que necessita el teu restaurant és clau per poder optimitzar el teu temps, energia i diners.
• Molt probablement experimentaràs que hi haurà menys no-shows, ja que els teus clients podran reservar una taula i triar els seus seients tal com els agradi (al telèfon, tauleta i ordinador), la qual cosa redueix qualsevol complicació potencial. Això et deixa amb clients més contents.
• Podràs gestionar el teu personal i els torns de manera més eficient; fent un seguiment de les dades sobre reserves, opinions, informació i ressenyes a les xarxes socials i als llocs interns.

Esperem que hagis après una mica més sobre com gestionar millor el teu restaurant i tinguis una nova motivació per continuar amb la bona feina!