Consejos de gestión de restaurantes: guía de 5 pasos para optimizar y gestionar su restaurante

Esta es la guía de gestión de restaurantes para principiantes, para quienes tienen hambre de habilidades de gestión. ¡No necesita un título universitario para optimizar sus sistemas!

Quizás acaba de abrir su restaurante, quizás lleva años con él, o quizás es usted el empleado que se asegura de que todo funcione perfectamente…

Tanto si es propietario, gerente, camarero, aprendiz o personal de cualquier tipo, contar con un sistema de gestión de restaurantes es fundamental: la clave para un día a día más fácil y un proceso de planificación exitoso.

¿Quiere mejorar los retos diarios de su restaurante, como gestionar reservas (online y fuera de línea), distribución de mesas y planificación, depósitos y sistemas de prepago? Ha llegado al lugar indicado.

Es posible que dedique mucho tiempo a tareas administrativas como gestionar reservas y pedidos online y manualmente, luchar por elegir la configuración adecuada para los sistemas de depósito y prepago de su restaurante, intentar optimizar la herramienta de gestión de mesas y mantenerse al día con las operaciones diarias.

A veces lo único que quiere es un sistema de gestión que simplifique el flujo de trabajo para poder centrarse en lo que realmente le apasiona o en lo que es bueno: sus comensales, la comida, las bebidas, el ambiente del restaurante o el bar, el servicio para llevar, u otras tareas que aparecen de repente cuando se gestiona un restaurante.

Necesita un sistema diseñado específicamente para adaptarse a sus necesidades, que tenga sentido para su negocio y que no consuma tiempo, recursos ni gastos innecesarios. Básicamente, un sistema que facilite sus actividades y planificación diaria, que sea fácil de usar y que haga que su día a día fluya con naturalidad.

No se preocupe. ¡Hemos recopilado todo lo que necesita saber para manejar la gestión de restaurantes!

1. Conozca los costes operativos de su restaurante

Abrir un restaurante es sin duda un gran reto: se invierte mucho tiempo y dinero, por lo que necesita tener una buena visión general de cómo se gasta el dinero. Al gestionar un restaurante tendrá muchos gastos operativos y costes, y planificarlos requiere mejorar los procesos, gestionar los horarios laborales y controlar los costes del restaurante.

Los costes incluyen gastos fijos como el alquiler, la hipoteca, los salarios, el pago de préstamos, las tasas de licencia, los seguros (y demás), y gastos variables como la alimentación, los salarios por horas y los suministros y equipamiento. Por supuesto, los costes y gastos varían según el tipo de restaurante, el servicio, la calidad, la ubicación, los impuestos y los imprevistos. En el sector de la restauración, le prometemos con total certeza que habrá muchas sorpresas desagradables que costarán dinero. Por eso es importante conocer los costes operativos. Cuando entiende cómo se gasta el dinero, tiene una visión general de la “salud” del negocio. Entonces sabe cómo puede mejorarlo, controlarlo e influir en él para mejor.

2. ¿Cómo gestiono mi restaurante y me aseguro de que sea rentable?

Como acabamos de mencionar, su restaurante probablemente tiene una cantidad considerable de costes operativos.

Revise SU presupuesto y los costes y gastos mensuales, reevalúe, ajuste y descubra dónde puede ahorrar.

De media, los costes mensuales de un restaurante se distribuyen así:

• Alquiler y suministros: aprox. 5-10%
  • Alquiler, electricidad, agua, internet, cable, teléfono, sistemas de gestión
• Costes de marketing: aprox. 10-20%
  • Marketing y comunicaciones, redes sociales, publicidad, etc.
• Costes laborales: aprox. 30% de los ingresos
  • Incl. salarios de gestión 10%
• Coste de alimentación: aprox. 25-40% de las ventas de comida
• Gastos imprevistos: aprox. 10-15%
  • Las cosas se rompen

Hay formas de ahorrar dinero y hacer su restaurante más eficiente. Forme a sus empleados. Es importante tener un equipo eficiente que entienda cómo funciona su negocio, comprenda los estándares de servicio y cuente con sistemas que faciliten su trabajo.

3. Cuide a su equipo y al servicio al cliente

Asegurarse de que su personal sigue sintiéndose motivado y valorado suele infravalorarse. Mantener un buen ambiente de trabajo donde todos puedan crecer y desarrollarse profesionalmente es muy importante.

¿Sabía que un empleado de restaurante permanece en el mismo puesto durante menos de dos meses de media?

Retener a los mejores empleados, invertir en ellos, motivarlos y asegurarse de que se queden importa.

Al fin y al cabo, sus empleados son el motor de su negocio.

¿Cómo hacer que las personas se sientan parte del equipo? Algunos ejemplos de cómo tener un personal contento:

• Recompensas (tarjetas de regalo, regalos, algo que aporte valor)
• Bonos
• Empleado del mes
• Gestión de libro abierto con transparencia y lealtad dentro del equipo
• Cursos para formar al personal
• Promociones, dar más responsabilidades o tareas, etc.
• Actividades de equipo, fiestas, team building
• Contar con sistemas fáciles e intuitivos que simplifiquen las tareas

4. ¿Cómo puede optimizar la gestión de los comensales de su restaurante de forma sencilla y eficiente?

Necesita tener una visión clara de cuántos comensales están cenando en su restaurante para poder planificar sus jornadas: ¿cuánto personal necesita esta noche? ¿Cuánto debe comprar con antelación? ¿Cuánto dinero podemos esperar ganar la próxima semana? ¿Tenemos el aforo completo?

Nuestra sugerencia es *redoble de tambores* un sistema de gestión de restaurantes mejor y más intuitivo. Y qué es eso, se preguntará… ¿Y cuáles son los beneficios de un sistema de gestión?

Quiere crear la mejor experiencia posible, y eso comienza incluso antes de que lleguen sus comensales. ¿Sabía que:

• Más del 90% de quienes reservan mesa en un restaurante prefieren hacerlo online. ¡Es muchísimo!
• El 35% elegirá otro restaurante si no existe la opción de reserva online.

Por eso necesita un sistema de gestión que facilite a los comensales el proceso de reserva. Debe ser lo más sencillo posible, tanto para sus clientes como para su personal.

Muchos restaurantes tienen dificultades para gestionar las reservas por culpa de sistemas complicados o inexistentes. Esto incluye también “la forma tradicional de reservar”: llamar por teléfono. Mantenerse al día con los mejores sistemas de gestión de restaurantes lo es todo.

5. Funcionalidades que debe tener su sistema de gestión

Contar con un sistema con todas estas funcionalidades marca una diferencia real. Podrá minimizar los no-shows, lo que a largo plazo significa más estabilidad y la seguridad de que los comensales que reservan realmente aparecerán.

Queremos ver beneficios, no solo punto de equilibrio. Las funcionalidades inteligentes del sistema de reservas le ayudan a planificar la capacidad, proteger los ingresos con prepagos y tarifas por no-show, y reducir la fricción en el proceso de reserva. Puede personalizar los horarios de apertura, comunicarse mejor con los comensales, gestionar flujos de reservas en varios idiomas y usar los datos de reservas para marketing y redes sociales, todo desde un mismo lugar.

• Cobro de un depósito de reserva o prepago – le ayuda con los comensales que no se presentan… Contar con algún tipo de garantía es fundamental.
• Reducción de no-shows – llevar un seguimiento de sus “malos” comensales y poder impedirles volver a reservar le ahorrará dinero.
• Seguimiento de las mesas – un planificador visual de mesas lo facilita todo para su personal.
• Gestión de diferentes distribuciones de asientos, descansos del personal y cambios de turno
• Gestión de reservas online – poder crear reservas y comunicarse con los comensales.
• Aplicaciones nativas de iOS y Android para el personal – gestione reservas y mesas desde cualquier teléfono o tablet, además de un flujo de reservas adaptado a móvil para que los comensales reserven sin instalar nada.
• Aceptación de reservas por SMS, llamadas y correo electrónico
• Aceptación de reservas a través de su web, Facebook y Google.
• Recopilación de feedback e información de los comensales – ayudará a mejorar su restaurante según los deseos de sus clientes.
• Seguimiento de valoraciones en Facebook, Google, TripAdvisor y Yelp – aquí es donde los futuros comensales se formarán una primera impresión de su restaurante.
• Comunicación fácil con los comensales – evite malentendidos.
• Gestión de reservas en ordenador, tablet y smartphone – facilita el trabajo en equipo para todos.
• Puede obtener el sistema de forma gratuita –
  • por ejemplo, Resos donde puede obtener una versión gratuita para probarlo en su restaurante. Resos ofrece todas las funcionalidades mencionadas anteriormente y más, y el sistema puede personalizarse para adaptarse a sus necesidades según el tipo de negocio o restaurante.

Hemos recopilado estos consejos y trucos para usted, intentando hacerlos sencillos y fáciles de aplicar:

• Le sugerimos que dedique un momento a revisar la economía y la salud general de su restaurante.
• ¿Qué va bien y qué no? ¿Está gastando demasiado en tareas administrativas, o demasiado poco en algo que necesita atención? Puede haber gastos y costes en su presupuesto que se puedan reajustar. ¡Arranque el parche!
• Debe centrarse en su personal y en cómo puede aprovechar sus capacidades para hacer crecer su negocio. Véalo como una inversión a largo plazo. Crear valor para sus empleados y asegurarse de que todos están motivados para que los días transcurran con más fluidez. Son la cara pública del negocio: tener un equipo contento es un reconocimiento y una señal de que está haciendo las cosas bien. Esto llevará a un mejor servicio y a atraer a más clientes.
• Mejore sus sistemas de gestión de restaurantes. Facilite la experiencia para usted, sus empleados y sus comensales. Entienda qué no funciona, y eso puede ser su sistema de gestión. Para encontrar un sistema que funcione para usted, eche un vistazo rápido a Resos.
• ¿Podría un sistema de gestión nuevo, mejorado y personalizado ayudar a su negocio y a su personal en sus actividades diarias? Probablemente sí.
• Contar con un sistema de gestión con las funcionalidades que su restaurante necesita es clave para optimizar su tiempo, energía y dinero.
• Lo más probable es que experimente menos no-shows, ya que sus comensales podrán reservar mesa y elegir sus asientos como prefieran (desde el teléfono, la tablet y el ordenador), lo que reduce posibles complicaciones. Esto se traduce en comensales más satisfechos.
• Podrá gestionar a su personal y los turnos de forma más eficiente, haciendo un seguimiento de datos sobre reservas, feedback, información y reseñas en redes sociales y plataformas internas.

¡Esperamos que haya aprendido un poco más sobre cómo gestionar mejor su restaurante y que tenga una nueva motivación para seguir con el buen trabajo!