Ravintolajohtamisen vinkit: 5 askeleen opas ravintolasi optimointiin ja johtamiseen

Tämä on ravintolajohtamisen opas aloittelijoille – niille, jotka ovat nälkäisiä ravintolajohtamistaidoille. Hieno tutkinto ei ole tarpeen järjestelmien optimointiin!

Saatat olla juuri avannut ravintolasi, ehkä sinulla on ollut se vuosia, tai ehkä olet se työntekijä, joka varmistaa, että kaikki sujuu täydellisesti…

Olitpa sitten ravintolaomistaja, -johtaja, tarjoilija, harjoittelija, henkilöstön jäsen tai tunnet jonkun, joka työskentelee tällä alalla, ravintolajohtamisjärjestelmä on avainasemassa – se on avain helpompaan arkeen ja onnistuneeseen suunnitteluprosessiin.

Joten haluatko parantaa ravintolasi päivittäisiä haasteita, kuten varausten hallintaa (online ja offline), pöydänistumasuunnittelua ja suunnittelua, talletuksia ja ennakkomaksujärjestelmiä? Olet tullut oikeaan paikkaan.

Saatat käyttää paljon aikaa backend-tarpeisiin, kuten pöytävarausten ja -varausten hallintaan online ja manuaalisesti, kamppailla sopivien asetusten valitsemisessa ravintolasi talletus- ja ennakkomaksujärjestelmille, yrittää optimoida pöydänhallintatyökaluasi ja yrittää pysyä ajan tasalla päivittäisistä toiminnoista.

Joskus haluat vain ravintolajohtamisjärjestelmän, joka yksinkertaistaa ja helpottaa kulkua, jotta voit keskittyä siihen, missä oikeasti olet hyvä tai mistä olet intohimoinen. Tämä voi sisältää vieraasi, ruoan, juomat, ravintolan tunnelman, baarin, pikaruokapalvelun tai kaikki ne muut tehtävät, jotka ilmaantuvat yhtäkkiä kun pyörität ravintolaa.

Tarvitset järjestelmän, joka on suunniteltu vastaamaan juuri tarpeisiisi ja joka on järkevä liiketoiminnallesi eikä vie tarpeettomasti aikaa, resursseja ja muita kuluja. Pohjimmiltaan järjestelmä, joka tekee päivittäisestä toiminnastasi ja suunnittelustasi helppoa, on helppokäyttöinen ja tekee arjestasi sujuvan.

Älä huoli. Olemme koonneet kaiken, mitä sinun täytyy tietää ravintolajohtamisesta!

1. Tunne ravintolasi toimintakulut

Ravintolan avaaminen on ehdottomasti iso haaste – paljon aikaa ja rahaa investoidaan, minkä vuoksi sinun täytyy saada hyvä yleiskuva siitä, miten rahasi kuluu. Ravintolaa pyörittäessäsi sinulla on runsaasti toimintakuluja – ja niiden suunnittelu vaatii prosessien parantamista, työvoimaaikataulujen hallintaa ja ravintolan kulujen kontrollia.

Kulut sisältävät kiinteitä kuluja, kuten vuokra, kiinteistövelka, palkat, lainanmaksut, lisenssimaksut, vakuutukset (ja niin edelleen), sekä muuttuvia kuluja, kuten ruoka, tuntipalkat ja yleiskustannukset ja laitteet. Tietysti kulut ja menot vaihtelevat ravintolan tyypin, palvelun, laadun, sijaintipaikan, verojen ja ennakoimattomien laskujen mukaan. Ravintola-alalla lupaamme 100-prosenttisella varmuudella, että yllätyksiä tulee, ja ne maksavat. Siksi on tärkeää tuntea toimintakulut. Kun ymmärrät, miten rahasi kuluu, sinulla on yleiskuva liiketoiminnan “terveydestä”. Tiedät sitten, miten voit parantaa, kontrolloida ja vaikuttaa siihen parempaan suuntaan.

2. Joten… Miten hallitsen ravintolaani ja varmistan sen kannattavuuden?

Kuten juuri puhuttiin, ravintolallasi on todennäköisesti toooooon verran toimintakuluja.

Tarkista OMA budjettisi ja kuukausittaiset kustannuksesi ja menosi, arvioi uudelleen, muokkaa ja selvitä, mistä voit säästää.

Ravintolan kuukausittaiset kulut jakautuvat keskimäärin seuraavasti:

• Vuokra ja yleiskustannukset: noin 5–10 %
  • Vuokra, sähkö, vesi, internet, kaapeli-tv, puhelin, hallintajärjestelmät
• Markkinointikulut: noin 10–20 %
  • Markkinointi ja viestintä, some, mainonta jne.
• Työvoimakulut: noin 30 % liikevaihdosta
  • Sis. johdon palkat 10 %
• Ruokakustannukset: noin 25–40 % ruokamyynnistä
• Muut kulut: noin 10–15 %
  • Tavaroita hajoaa

On tapoja säästää rahaa ja tehdä ravintolastasi tehokkaampi. Kouluta työntekijäsi. On tärkeää, että sinulla on tehokas tiimi, joka ymmärtää, miten liiketoimintasi toimii, ymmärtää palvelustandardit ja jolla on järjestelmiä, jotka tekevät heidän työstään helpompaa.

3. Panosti henkilöstöön ja asiakaspalveluun

Henkilöstön motivoituneisuuden ja arvostuksen tunteen ylläpitäminen aliarvioidaan usein. Hyvän työympäristön varmistaminen, jossa kaikilla on mahdollisuus edetä ja kasvaa ammatillisesti, on erittäin tärkeää.

Tiesitkö, että ravintolan työntekijä pysyy keskimäärin samassa paikassa alle kaksi kuukautta?

Parhaimpien työntekijöiden pitäminen, heihin investoiminen, heidän motivoiminen ja sen varmistaminen, että he pysyvät, on tärkeää.

Päivän lopussa työntekijäsi ovat autosi moottori.

Miten saamme ihmiset tuntemaan olevansa osa tiimiä? Esimerkkejä onnellisen henkilöstön varmistamiseksi:

• Palkinnot (lahjakortit, lahjat, jotain lisäarvoa tuovaa)
• Bonustarkistus
• Kuukauden työntekijä
• Avoimen kirjanpidon johtaminen läpinäkyvyydellä ja uskollisuudella tiimissä
• Kurssit henkilöstön kouluttamiseksi
• Ylennykset, lisävastuut/tehtävät jne.
• Henkilöstötapahtumat, -juhlat, tiiminrakentaminen
• Helpot ja helppokäyttöiset järjestelmät, jotka tekevät tehtävistä helpompia

4. Miten voit optimoida ravintolan vierastenhallintaa helposti ja tehokkaasti?

Haluat saada selkeän yleiskuvan siitä, kuinka monta vierasta ravintolassasi ruokailee, jotta voit suunnitella päiviäsi – kuinka paljon henkilöstöä tarvitset tänä iltana? Kuinka paljon pitää ostaa etukäteen? Kuinka paljon odotamme ansaitsevamme ensi viikolla? Olemmeko täynnä varattu?

Ehdotamme *rummunpyöritys* – parempaa ja helppokäyttöistä ravintolajohtamisjärjestelmää. Ja mikä se on, saatat ajatella… Ja mitkä ovat ravintolajohtamisjärjestelmän edut?

Haluat luoda parhaan mahdollisen kokemuksen, ja se alkaa jo ennen kuin vieraasi saapuvat. Tiesitkö, että:

• Yli 90 % ravintolaan pöydän varaavista haluaa varata online. Se on paljon!
• 35 % valitsee toisen ravintolan, jos online-varaus ei ole mahdollista.

Siksi tarvitset ravintolajohtamisjärjestelmän, joka tekee varaamisesta helppoa vieraille. Prosessin tulisi olla mahdollisimman yksinkertainen sekä vieraille että henkilöstölle.

Monet ravintolat kamppailevat varausten käsittelyn kanssa vaikeiden tai olemattomien järjestelmien vuoksi. Tähän kuuluu myös “vanhanaikainen tapa varata” eli puhelimitse soittaminen. Parhaimpien ravintolajohtamisjärjestelmien perässä pysyminen on kaikki kaikessa.

5. Ominaisuudet, joita ravintolajohtamisjärjestelmälläsi tulisi olla

Kaikkien näiden ominaisuuksien omaava järjestelmä tekee todellisen eron. Pystyt minimoimaan no-show-tilanteiden määrän, mikä pitkällä aikavälillä tarkoittaa enemmän vakautta ja varmuutta siitä, että varaavat vieraat todella saapuvat.

Haluamme nähdä voittoa, ei ainoastaan nollatulosta! Älykkäät varausjärjestelmän ominaisuudet auttavat sinua suunnittelemaan kapasiteettia, suojaamaan tuloja ennakkomaksuilla ja no-show-maksuilla sekä vähentämään kitkaa varausvaiheessa. Voit mukauttaa aukioloaikoja, kommunikoida paremmin vieraiden kanssa, pyörittää monikielisiä varausvirtoja ja käyttää varausdataa markkinointiin ja someen – kaikki yhdestä paikasta. - Varausmaksun tai ennakkomaksun periminen – auttaa niiden vieraiden kanssa, jotka eivät saavu… Jonkinlainen turva on välttämätön.

• No-show-tilanteiden vähentäminen – “huonojen” vieraiden seuraaminen ja heidän estäminen varaamasta uudelleen säästää rahaa.
• Pöytien seuranta – visuaalinen pöytäsuunnittelija helpottaa henkilöstösi työtä.
• Erilaisten istumajärjestelyjen, henkilöstötaukojen ja vuoronvaihtojen käsittely
• Varausten hallinta online – kyky luoda varauksia ja viestiä vieraiden kanssa.
• Alkuperäiset iOS- ja Android-sovellukset ravintolahenkilöstölle – hallinnoi varauksia ja pöytiä liikkeellä mistä tahansa puhelimesta tai tabletista, plus mobiiliystävällinen varauskulku, jotta vieraat voivat varata ilman minkään asentamista.
• Varausten tarjoaminen tekstiviestillä, puhelulla ja sähköpostilla
• Varausten tarjoaminen verkkosivustosi, Facebookin ja Googlen kautta.
• Palautteen ja käsitysten saaminen vierailta – auttaa parantamaan ravintolaasi vieraiden toiveiden perusteella.
• Arvosanojen seuranta Facebookissa, Googlessa, TripAdvisorissa ja Yelpissä – tässä tulevat vieraat saavat ensiksimmäisen vaikutelmansa ravintolastasi.
• Helppo viestintä vieraiden kanssa – vältä väärinymmärrykset
• Varausten hallinta tietokoneella, tabletilla ja älypuhelimella – tekee työn helpoksi kaikille
• Järjestelmät voi saada ilmaiseksi –
  • esim. Resos, josta saat ilmaisen version kokeillaksesi ravintolassasi. Resos tarjoaa kaikki edellä mainitut ominaisuudet ja enemmän, ja järjestelmä voidaan mukauttaa vastaamaan tarpeitasi liiketoimintasi/ravintolasi tyypin mukaan.

Olemme koonneet nämä vinkit sinulle yrittäen tehdä siitä yksinkertaista ja helposti sisäistettävää:

• Suosittelemme, että otat hetken ja katsot, miten ravintolasi talous ja kokonaisterveys ovat.
• Mikä menee hyvin ja mikä ei? Käytkö liikaa rahaa backend-tarpeisiin, liian vähän johonkin, joka tarvitsee hieman enemmän huomiota? Budjetissasi saattaa olla kuluja, joita voidaan uudelleenarvioida. Irrota laastari!
• Sinun tulisi keskittyä henkilöstöösi ja siihen, miten voit käyttää heidän kykyjään liiketoimintasi kasvattamiseen. Näe se pitkän aikavälin investointina. Arvon luominen työntekijöillesi ja kaikkien motivaation varmistaminen tekee päivistä sujuvampia. He ovat kasvosi yleisölle/asiakkaille – onnellinen tiimi on tunnustus ja merkki siitä, että teet jotain oikein. Tämä johtaa parempaan palveluun ja toivottavasti houkuttelee lisää asiakkaita!
• Paranna ravintolajohtamisjärjestelmiäsi. Tee siitä helpompaa sinulle, työntekijöillesi ja vieraille saada hyvä kokemus. Ymmärrä, mikä ei toimi – tämä voi olla ravintolajohtamisjärjestelmäsi. Löytääksesi sinulle sopivan järjestelmän, tutustu pikaisesti Resosiin.
• Voisiko uusi, parannettu ja mukautettu ravintolajohtamisjärjestelmä auttaa liiketoimintaasi ja henkilöstöä päivittäisissä toiminnoissa? Todennäköisesti kyllä.
• Ravintolajohtamisjärjestelmä, jossa on ravintolasi tarvitsemat ominaisuudet, on avainasemassa ajan, energian ja rahan optimoinnissa.
• Koet todennäköisesti, että no-show-tilanteita on vähemmän, koska vieraat pystyvät varaamaan pöydän ja valitsemaan istumapaikkansa haluamallaan tavalla (puhelimella, tabletilla ja tietokoneella), mikä vähentää mahdollisia komplikaatioita. Tämä jättää sinulle tyytyväisempiä vieraita.
• Pystyt hallitsemaan henkilöstöäsi ja vuoroja tehokkaammin; seuraamaan varausten, palautteen, käsitysten ja arvostelujen tietoja sosiaalisessa mediassa ja sisäisissä sivustoissa.

Toivottavasti olet oppinut hieman enemmän siitä, miten hallita ravintolaasi paremmin, ja saanut uuden motivaation jatkaa hyvää työtä!