Wskazówki dotyczące zarządzania restauracją: 5-krokowy przewodnik po optymalizacji i zarządzaniu restauracją

To jest przewodnik po zarządzaniu restauracją dla początkujących – dla tych z Was, którzy są głodni wiedzy o zarządzaniu. Nie potrzebujesz prestiżowego dyplomu, aby zoptymalizować swoje systemy!

Może właśnie otworzyłeś restaurację, może masz ją od lat, a może jesteś pracownikiem dbającym o to, by wszystko działało bez zarzutu…

Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem restauracji, menedżerem, kelnerem, stażystą, pracownikiem czy znasz kogoś pracującego w tej branży – posiadanie systemu zarządzania restauracją jest kluczem – kluczem do łatwiejszej codzienności i skutecznego procesu planowania.

Chcesz więc poprawić codzienne wyzwania swojej restauracji, takie jak zarządzanie rezerwacjami (online i offline), rozmieszczenie gości i planowanie, depozyty i systemy przedpłat? Trafiłeś we właściwe miejsce.

Prawdopodobnie spędzasz dużo czasu na potrzebach back-endowych – ręcznym i online zarządzaniu rezerwacjami, wyborze odpowiednich ustawień dla systemów depozytowych i przedpłat, optymalizacji narzędzia do zarządzania stolikami i próbach kontrolowania codziennych operacji.

Czasem wszystko, czego chcesz, to system zarządzania restauracją, który upraszcza i ułatwia przepływ – żebyś mógł skupić się na tym, w czym jesteś naprawdę dobry lub co Cię pasjonuje. Może to dotyczyć gości, jedzenia, napojów, atmosfery restauracji, baru, serwisu na wynos lub wszystkich innych zadań, które pojawiają się niespodziewanie podczas prowadzenia restauracji.

Potrzebujesz systemu zaprojektowanego specjalnie pod Twoje potrzeby, który ma sens dla Twojego biznesu i nie zajmuje niepotrzebnie czasu, zasobów i innych wydatków. Krótko mówiąc – systemu, który ułatwia codzienne aktywności i planowanie, jest przyjazny dla użytkownika i sprawia, że każdy dzień przebiega sprawnie.

Bez obaw. Zebraliśmy wszystko, co musisz wiedzieć o zarządzaniu restauracją!

1. Poznaj koszty operacyjne swojej restauracji

Otwarcie restauracji to zdecydowanie duże wyzwanie – wiele czasu i pieniędzy jest zainwestowanych, dlatego musisz mieć dobry przegląd tego, jak są wydawane Twoje pieniądze. Prowadząc restaurację, będziesz miał mnóstwo kosztów operacyjnych – a ich planowanie wymaga doskonalenia procesów, zarządzania harmonogramami pracy i kontrolowania kosztów restauracji.

Koszty obejmują koszty stałe, takie jak czynsz, kredyt hipoteczny, wynagrodzenia, spłaty pożyczek, opłaty licencyjne, ubezpieczenia (i tak dalej), oraz koszty zmienne, takie jak żywność, wynagrodzenia godzinowe i media oraz sprzęt. Oczywiście koszty i wydatki różnią się w zależności od rodzaju restauracji, obsługi, jakości, lokalizacji, podatków i nieprzewidzianych rachunków. W branży restauracyjnej gwarantujemy ze 100% pewnością, że będzie wiele nieprzyjemnych niespodzianek, które będą kosztować. Dlatego ważne jest, aby znać koszty operacyjne. Gdy rozumiesz, jak wydawane są Twoje pieniądze, masz przegląd “zdrowia” biznesu. Wtedy wiesz, jak możesz go poprawić, kontrolować i wpływać na niego na lepsze.

2. Jak zarządzać restauracją i zadbać o jej rentowność?

Jak właśnie mówiliśmy, Twoja restauracja prawdopodobnie ma baaardzo dużo kosztów operacyjnych.

Przyjrzyj się SWOJEMU budżetowi i miesięcznym kosztom i wydatkom, ponownie oceń, dostosuj i dowiedz się, gdzie możesz zaoszczędzić.

Średnio miesięczny koszt restauracji dzieli się następująco:

• Czynsz i media: ok. 5–10%
  • Czynsz, prąd, woda, internet, telewizja kablowa, telefon, systemy zarządzania
• Koszty marketingu: ok. 10–20%
  • Marketing i komunikacja, media społecznościowe, reklama itp.
• Koszty pracy: ok. 30% przychodów
  • Wliczając wynagrodzenia kadry zarządzającej – 10%
• Koszty żywności: ok. 25–40% sprzedaży jedzenia
• Pozostałe wydatki: ok. 10–15%
  • Rzeczy się psują

Istnieją sposoby na oszczędzanie pieniędzy i zwiększanie efektywności restauracji. Szkol pracowników. Ważne jest, aby mieć efektywny zespół, który rozumie działanie Twojego biznesu, standardy obsługi i ma systemy, które ułatwiają im pracę.

3. Skoncentruj się na personelu i obsłudze klienta

Zapewnienie, że personel nadal czuje się zmotywowany i doceniany, jest często niedoceniane. Dbanie o dobre środowisko pracy, w którym każdy ma możliwość awansu i zawodowego rozwoju, jest bardzo ważne.

Czy wiesz, że przeciętny pracownik restauracji pozostaje na tym samym stanowisku średnio mniej niż dwa miesiące?

Zatrzymywanie najlepszych pracowników, inwestowanie w nich, motywowanie ich i zapewnianie, że zostają, ma ogromne znaczenie.

Na koniec dnia Twoi pracownicy są silnikiem Twojego samochodu.

Jak sprawić, by ludzie czuli się częścią zespołu? Oto kilka przykładów na to, jak mieć zadowolony personel:

• Nagrody (karty podarunkowe, upominki, coś wartościowego)
• Premia
• Pracownik miesiąca
• Zarządzanie z otwartymi kartami – transparentność i lojalność w zespole
• Kursy edukacyjne dla personelu
• Awanse, większa odpowiedzialność i dodatkowe zadania
• Aktywności pracownicze, imprezy, team-building
• Łatwe i przyjazne systemy, które ułatwiają zadania

4. Jak zoptymalizować zarządzanie gośćmi restauracji w łatwy i efektywny sposób?

Chcesz mieć czytelny przegląd liczby gości jedzących w Twojej restauracji, abyś mógł planować swoje dni – ile personelu potrzebujesz dziś wieczór? Ile należy zakupić z wyprzedzeniem? Ile pieniędzy możemy spodziewać się zarobić w przyszłym tygodniu? Czy mamy pełne rezerwacje?

Sugerujemy *drumroll* – lepszy i przyjazny dla użytkownika system zarządzania restauracją. A co to jest, możesz się zastanawiać… I jakie są korzyści z systemu zarządzania restauracją?

Chcesz stworzyć jak najlepsze doświadczenie, a to zaczyna się jeszcze przed przybyciem gości. Czy wiesz, że:

• Ponad 90% osób rezerwujących stolik w restauracji chce dokonywać rezerwacji online. To bardzo dużo!
• 35% wybierze inną restaurację, jeśli nie ma opcji rezerwacji online.

Dlatego potrzebujesz systemu zarządzania restauracją, który ułatwia gościom dokonanie rezerwacji. Proces powinien być jak najprostszy – zarówno dla gości, jak i personelu.

Wiele restauracji ma problemy z obsługą rezerwacji z powodu trudnych lub nieistniejących systemów. Dotyczy to również “staromodnego sposobu rezerwacji” – przez telefon. Nadążanie za najlepszymi systemami zarządzania restauracją to absolutna konieczność.

5. Funkcje, jakie powinien mieć Twój system zarządzania restauracją

Posiadanie systemu ze wszystkimi tymi funkcjami naprawdę robi różnicę. Będziesz w stanie zminimalizować liczbę niestawiennictw, co w dłuższej perspektywie oznacza większą stabilność i pewność, że goście, którzy dokonali rezerwacji, faktycznie się pojawią.

Chcemy widzieć zyski, a nie tylko wyjście na zero! Inteligentne funkcje systemu rezerwacji pomagają planować pojemność, chronić przychody dzięki przedpłatom i opłatom za niestawiennictwa oraz redukować tarcia przy etapie rezerwacji. Możesz dostosowywać godziny otwarcia, lepiej komunikować się z gośćmi, uruchamiać wielojęzyczne procesy rezerwacji i korzystać z danych rezerwacyjnych do marketingu i mediów społecznościowych – wszystko z jednego miejsca.

• Pobieranie depozytu rezerwacyjnego lub przedpłaty – pomaga z gośćmi, którzy się nie pojawiają… Posiadanie jakiegoś zabezpieczenia jest niezbędne.
• Ograniczanie niestawiennictw – śledzenie “problematycznych” gości i możliwość zablokowania im rezerwacji zaoszczędzi Ci pieniądze.
• Śledzenie stolików – wizualny planner stolików ułatwia pracę personelu.
• Obsługa różnych rozmieszeń gości, przerw personelu i zmian
• Zarządzanie rezerwacjami online – możliwość tworzenia rezerwacji i komunikowania się z gośćmi.
• Natywne aplikacje iOS i Android dla personelu restauracji – zarządzaj rezerwacjami i stolikami w ruchu z dowolnego telefonu lub tabletu, plus przyjazny mobilnie proces rezerwacji dla gości bez konieczności instalowania czegokolwiek.
• Oferowanie rezerwacji przez SMS, telefon i e-mail
• Oferowanie rezerwacji przez Twoją stronę internetową, Facebook i Google.
• Zbieranie opinii i spostrzeżeń od gości – pomoże ulepszać restaurację zgodnie z oczekiwaniami gości.
• Śledzenie ocen na Facebook, Google, TripAdvisor i Yelp – to tu przyszli goście będą wyrabiać sobie pierwsze wrażenie o Twojej restauracji.
• Łatwa komunikacja z gośćmi – unikaj nieporozumień
• Zarządzanie rezerwacjami na komputerze, tablecie i smartfonie – ułatwia współpracę wszystkim
• Możesz korzystać z systemów bezpłatnie –
  • np. Resos, gdzie możesz uzyskać bezpłatną wersję, aby przetestować ją w swojej restauracji. Resos oferuje wszystkie wyżej wymienione funkcje i więcej, a system można dostosować do Twoich potrzeb, w zależności od rodzaju biznesu/restauracji.

Zebraliśmy dla Ciebie te wskazówki i triki, starając się uczynić je prostymi i przystrawnymi:

• Sugerujemy, abyś poświęcił chwilę na sprawdzenie kondycji ekonomicznej i ogólnego zdrowia swojej restauracji.
• Co idzie dobrze, a co nie? Czy wydajesz zbyt dużo na potrzeby back-endowe, za mało gdzieś, gdzie potrzeba trochę więcej uwagi? Mogą być wydatki i koszty w Twoim budżecie, które można dostosować. Oderwij plaster!
• Powinieneś skupić się na personelu i na tym, jak możesz wykorzystać jego umiejętności, aby rozwijać biznes. Patrz na to jak na długoterminową inwestycję. Tworzenie wartości dla pracowników i dbanie o to, by każdy był zmotywowany do lepszego przebiegu dni. Są twarzą dla publiczności/klientów – szczęśliwy zespół to potwierdzenie i znak, że robisz coś dobrze. To prowadzi do lepszej obsługi i przyciągania większej liczby klientów (miejmy nadzieję!).
• Ulepsz swoje systemy zarządzania restauracją. Ułatw sobie, pracownikom i gościom możliwość uzyskania dobrego doświadczenia. Zrozum, co nie działa – może to być Twój system zarządzania restauracją. Aby znaleźć system, który będzie dla Ciebie odpowiedni, rzuć okiem na Resos.
• Czy nowy, ulepszony i dostosowany system zarządzania restauracją mógłby pomóc Twojemu biznesowi i personelowi w ich codziennych czynnościach? Prawdopodobnie tak.
• Posiadanie systemu zarządzania restauracją z funkcjami, których Twoja restauracja potrzebuje, jest kluczem do optymalizacji czasu, energii i pieniędzy.
• Prawdopodobnie doświadczysz mniejszej liczby niestawiennictw, ponieważ goście będą mogli rezerwować stolik i wybierać miejsca zgodnie z preferencjami (na telefonie, tablecie i komputerze), co ogranicza potencjalne komplikacje. Zostawia to Tobie zadowolonych gości.
• Będziesz mógł zarządzać personelem i zmianami w bardziej efektywny sposób; śledzić dane dotyczące rezerwacji, opinii, spostrzeżeń i recenzji w mediach społecznościowych i wewnętrznych platformach.

Mam nadzieję, że dowiedziałeś się nieco więcej o tym, jak lepiej zarządzać swoją restauracją, i masz nową motywację do dalszego kontynuowania dobrej pracy!