7 Razões para Investir em Software de Gestão de Restaurantes

O que é o software de restaurantes?

Um software de restaurantes (ou software de gestão de restaurantes) é uma plataforma que ajuda os proprietários e/ou gestores de restaurantes nas diferentes vertentes organizacionais e práticas do seu negócio. Ter um software específico para restaurantes pode ajudá-lo em áreas como gestão de inventário, processamento de salários, sistemas de reservas, reservas, planeamento de espaço, encomendas, análises, escalonamento e muito mais. E isso leva-nos aos vários tipos de software de restaurantes existentes atualmente: Sistema de Ponto de Venda, Sistema de Reservas para Restaurantes, Sistema de Gestão de Mesas e software de lista de espera, entre outros.

O software de gestão de restaurantes é concebido para melhorar as operações e atividades diárias do seu restaurante. Este tipo de software pode até eliminar todos os procedimentos manuais, notas, papelada e folhas confusas, combinando tudo – tornando a sua vida profissional mais fácil. Além disso, vai reduzir a complexidade das operações do dia a dia, bem como o risco de erros (humanos).

Como é que o Software de Gestão de Restaurantes é uma mais-valia para o seu negócio?

Há muitas razões pelas quais ter diferentes tipos de software de gestão de restaurantes pode ser um dos melhores (se não o melhor) investimentos que alguma vez fez. Independentemente de ser um café local ou uma grande cadeia de restaurantes, pelo menos um destes softwares de gestão vai melhorar significativamente as suas operações diárias e ajudá-lo a gerir o seu estabelecimento da melhor forma possível.

Existem vários tipos de software de gestão de restaurantes – alguns focados em áreas muito específicas do seu negócio e outros que funcionam transversalmente.

Quando bem implementado, o software de gestão de restaurantes pode ser uma ferramenta imensamente bem-sucedida para o seu restaurante, bar, café, karaoke bar e similares. Por isso, reunimos aqui 7 razões pelas quais investir em software de gestão de restaurantes pode ser uma mais-valia para o seu negócio.

1. A tecnologia cloud oferece mais flexibilidade

Em muitos restaurantes, os sistemas e software armazenam frequentemente dados em dispositivos privados no local. Mas, para ter e beneficiar de um software de gestão de restaurantes atualizado, os negócios devem avançar para software totalmente baseado na cloud.

Por que é que o software cloud é melhor? Bem, vai ter muito mais flexibilidade, pois os seus sistemas estarão integrados (o que significa que poderão “comunicar entre si”) e vai reduzir o tempo gasto com vários dispositivos ou sistemas. A maioria dos proprietários de restaurantes aprecia ter as mãos livres de questões de TI e técnicas, uma vez que já têm muito com que se preocupar.

Um sistema de software cloud é muito benéfico devido à sua flexibilidade. Se estiver a usar várias unidades, dispositivos e plataformas diferentes, este tipo de software permite-lhe controlar e gerir a informação e os dados num único lugar. Pode parecer uma tarefa difícil migrar para a tecnologia cloud, mas os benefícios de ter esse software vão refletir-se nas suas operações diárias. Além disso, o software cloud mostra os dados em tempo real e permite-lhe aceder a essa informação em qualquer lugar e a qualquer momento. Isso pode ser particularmente relevante se não estiver “no terreno” todos os dias da semana.

Além disso, quando migra para a tecnologia cloud, os seus sistemas, dados, processos, etc. ficam muito mais protegidos. Derramou um refrigerante no computador? Com a tecnologia cloud, não vai perder nada (exceto potencialmente o computador) com esse acidente – mas sem ela, dados valiosos poderiam perder-se para sempre.

2. Controle os custos e obtenha uma visão geral em tempo real

Algum software de restaurantes pode até ajudar a gerir e controlar os custos do seu negócio. Por exemplo, se investir num Software de Gestão de Inventário, os seus processos diários tornam-se ainda mais eficientes através de um software que armazena todos os produtos que tem no seu estabelecimento (desde guardanapos a talheres e vegetais) e acompanha o custo de tudo. Encontrar formas de reduzir custos é importante, mas é igualmente importante encontrar ferramentas valiosas que o ajudem a fazer precisamente isso. Desta forma, pode dedicar mais tempo ao que faz melhor, como o serviço ao cliente ou a gestão do pessoal do restaurante, e deixar que o seu Software de Gestão de Inventário lhe forneça uma visão geral.

Com o Software de Gestão de Inventário, vai conseguir acompanhar o seu inventário (o que já tem em stock e o que precisa de ser comprado), e pode integrar o software nos seus dispositivos para ter uma visão geral completa e continuamente atualizada em tempo real.

O acompanhamento automático do inventário também pode ser integrado num sistema POS para reduzir a sobreprodução ou subprodução/encomenda de alimentos e bebidas. O software pode também, ao longo do tempo, fazer sugestões e previsões de vendas e encomendas. Além disso, um sistema de inventário vai proporcionar-lhe uma compreensão ainda melhor do que está realmente a gastar o seu dinheiro.

Sabe quais são os seus maiores custos? Muitas vezes, há uma forma de reduzir um pouco as despesas e os custos – e ao simplificar o processo através de diferentes tipos de software, vai ser mais fácil navegar nas despesas e poupar dinheiro a longo prazo.

3. Aumente a eficiência com software de restaurantes

Ao ter software de restaurantes (como o Resos – software de gestão de restaurantes), vai conseguir tornar-se ainda mais eficiente. O software de gestão de restaurantes é um bom investimento, pois obterá muitas aplicações e uma quantidade extensiva de funcionalidades integradas no seu software, todas ali para o ajudar – gerindo o trabalho administrativo.

Aqui estão alguns exemplos de funcionalidades que o ajudarão a gerir o seu restaurante de forma eficiente e a ter mais tempo para se concentrar nos seus clientes:

• Cobrar um depósito ou pré-pagamento automaticamente quando a reserva é feita. Alguns restaurantes, bares ou similares exigem um depósito para todas as reservas, e alguns utilizam pré-pagamentos para as horas de maior movimento. Com o pagamento online automático ativado no seu software de gestão, pode escolher quanto e quando o pagamento deve ser exigido – e automaticamente deduzir isso da conta total quando os clientes terminarem de comer e/ou beber.

• Reduzir os no-shows no seu restaurante sinalizando maus clientes e/ou cobrar uma taxa de no-show. Os no-shows em restaurantes ou outros estabelecimentos podem ser um grande problema e frequentemente resultam em mesas vazias que poderiam ter sido reservadas por outros clientes com fome ou sede. Uma taxa de no-show vai incentivar os clientes a aparecer para a sua reserva – e ao reduzir os no-shows, não vai perder a receita que a mesa representaria.

• Acompanhe as mesas com um planeador de mesas visual. Com um planeador de mesas visual, é muito mais fácil para o pessoal do restaurante acompanhar os lugares dos clientes e as mesas. O planeador de mesas pode ser personalizado para se adequar ao seu interior e permite que o seu pessoal tenha uma melhor ideia da disponibilidade e ocupação para proporcionar o melhor serviço possível aos clientes.

• Acesso rápido ao seu sistema de reservas através de uma aplicação. Uma aplicação implica 100% de disponibilidade e permite-lhe aceder ao seu sistema de reservas em qualquer lugar e a qualquer momento. Obtenha uma aplicação que funcione tanto em iOS como em Android para garantir que você e o seu pessoal de confiança possam aceder a dados e definições em qualquer altura – para ajudar o seu pessoal a proporcionar a melhor experiência aos clientes.

• Comunicação fácil e rápida com os clientes é importante numa situação de reserva. Se os clientes tiverem um pedido ou uma pergunta, mas acharem difícil incluí-lo na reserva, é provável que encontrem outro lugar para reservar. Com comunicação integrada no seu sistema de reservas e gestão, evita mal-entendidos, reúne todas as informações relevantes num só lugar e proporciona aos seus clientes a melhor experiência.

• Obtenha facilmente feedback dos clientes diretamente no seu sistema para obter informações valiosas que podem ajudar a melhorar a sua oferta. Compreender as opiniões e experiências dos seus clientes é fundamental para o sucesso. Com um sistema de feedback integrado, terá a informação prontamente disponível – e pedir feedback é automatizado para libertar recursos para o pessoal. Ainda melhor – se os clientes tiverem tido uma ótima experiência, o sistema vai pedir-lhes automaticamente que também deixem uma avaliação no seu site de avaliações preferido.

4. Poupe tempo com software totalmente integrado

Poupe tempo integrando perfeitamente todas as ferramentas de software utilizadas no restaurante. Ter um sistema totalmente integrado ajuda a evitar soluções personalizadas dispendiosas e também ajuda a reduzir processos mais longos e ineficiências em software que não está integrado. Além disso, não nos podemos esquecer da automação. Para uma melhor experiência de utilizador e menos erros humanos, automatizar o seu fluxo de trabalho traz apenas benefícios. No final, terá processos mais fiáveis, e pode até aumentar a rentabilidade, uma vez que o trabalho de um computador é em muitos casos mais barato do que um colaborador contratado para tratar de tarefas operacionais.

Novamente, se tiver software de gestão de restaurantes que esteja integrado com todo o seu outro software (seja o seu sistema de ponto de venda ou software de gestão de inventário), vai provavelmente constatar que muitos erros humanos desaparecem. Além disso, vai conseguir obter previsões e relatórios de vendas, inventário e reservas, o que tudo poupa tempo a longo prazo, pois não terá de procurar dados e informações de fontes e softwares diferentes. Além disso, ter dados em tempo real de software e tecnologia de gestão de restaurantes vai ajudá-lo a tomar decisões e mudanças informadas.

5. Reduza os custos de mão de obra com horários automatizados

Ao otimizar e automatizar horários (de trabalho, de mesas, de reservas e de marcações), o custo de mão de obra pode ser significativamente reduzido. Para muitos proprietários de negócios, os custos de mão de obra são uma das maiores despesas. Ter funcionalidades que permitam a si e aos seus colaboradores gerir horários e prever a quantidade de pessoal necessário quando e onde vai acelerar os processos.

Desta forma, pode monitorizar o orçamento de mão de obra de forma mais eficiente e garantir que tem pessoal presente no seu restaurante para ajudar sempre que necessário. Alguns restaurantes têm empregados de mesa a menos nas noites mais movimentadas e demasiados durante as horas em que o restaurante está vazio. Uma abordagem ineficiente à gestão de mão de obra não vai ajudar a rentabilidade e, a longo prazo, vai ser muito difícil para o orçamento. Identificar métricas e tendências-chave a longo prazo é importante, pois pode ajustar em conformidade – e o escalonamento automatizado e a monitorização da evolução das despesas com pessoal vão ajudá-lo a fazer precisamente isso.

Leia também este artigo sobre como pode otimizar o planeador de mesas do seu restaurante para aumentar a receita.

6. Vendas e contabilidade simplificadas

Na maioria dos Softwares de Gestão de Restaurantes, deve conseguir acompanhar, monitorizar e analisar as vendas e contabilidade diárias, mensais e anuais. Ao integrar o Software de Contabilidade para Restaurantes no seu Software de Gestão de Restaurantes geral, os relatórios de contabilidade e vendas serão criados automaticamente diariamente para que possa acompanhar as métricas. Ao automatizar os dados, tem acesso para rever o relatório de vendas e as análises do negócio, e esses dados podem ajudá-lo a fazer crescer o seu negócio na direção certa.

Além disso, as vendas diárias e o orçamento são uma parte importante das suas operações e atividades diárias, e também para o seu pessoal – precisam de ser informados sobre as vendas para se manterem motivados, serem mais eficientes, venderem mais e garantirem que os objetivos diários são alcançados.

7. Proporcione uma experiência ainda melhor aos clientes

Quando investe em software e sistemas de gestão para o seu restaurante, está a investir em muitos aspetos do seu negócio.

Um planeador de mesas, sistemas de reservas e marcações, gestão de turnos e horários, bem como uma plataforma para comunicar com os clientes é uma diferença significativa – e é um investimento no seu pessoal. Ajuda o pessoal do seu restaurante a trabalhar de forma sistemática e bem estruturada – e, consequentemente, mais rapidamente. Leva a uma melhor dinâmica de equipa e, mais importante: a uma melhor experiência do cliente. Uma melhor experiência do cliente é FUNDAMENTAL para o seu restaurante, pois é provável que os clientes voltem e deixem ótimas avaliações online. Quando o software está integrado, a experiência do utilizador para os seus clientes torna-se menos complexa, e as chances de criar uma relação duradoura com os seus clientes aumentam. Isso leva ao crescimento, melhores vendas e boa reputação – e quem não quer isso?

O setor da restauração está em desenvolvimento contínuo, é um setor complexo e foi fortemente automatizado nos últimos anos. O sucesso do seu restaurante depende de muitos fatores, incluindo como investe o seu dinheiro, tempo e energia. É necessário um sólido sistema de gestão, uma espinha dorsal para o seu negócio, para poder maximizar a eficiência, melhorar a rentabilidade e continuar a crescer. No Resos, acreditamos que um Sistema de Gestão de Restaurantes é um bom ponto de partida para o seu negócio, pois vai ajudá-lo muito a si, ao seu pessoal e aos seus clientes no dia a dia.