7 grunde til at investere i restaurant management software

Hvad er restaurant software?

Restaurant software (eller restaurant management software) er en platform der hjælper restaurantejere og/eller ledere med forskellige organisatoriske og praktiske dele af deres virksomhed. At have et specifikt restaurant software kan hjælpe dig inden for områder som restaurantlager, løn, bookingsystemer, reservationer, planlægning af plantegning, bestillinger, analyser, planlægning og meget mere. Og det fører os til de mange typer restaurant software der er derude i dag: Point of Sale System, Restaurant Booking System, Table Management System og ventelistesoftware, for at nævne et par stykker.

Restaurant management software er designet til at forbedre dit restaurants daglige drift og aktiviteter. Sådant software kan endda fjerne alle manuelle procedurer, noter, papirarbejde og forvirrende ark og kombinere dem alle – hvilket gør dit arbejdsliv nemmere. Derudover vil du sænke kompleksiteten i den daglige drift samt risikoen for (menneskelige) fejl.

Hvordan er restaurant management software en fordel for din virksomhed?

Der er mange grunde til, at det at have forskellige typer restaurant management software kan være en af de bedste (hvis ikke den bedste) investering du nogensinde har foretaget. Uanset om du er et lokalt café eller en stor restaurantkæde, vil mindst ét af disse management software-løsninger i høj grad forbedre din daglige drift og hjælpe dig med at styre dit etablissement på den bedst mulige måde.

Der er adskillige typer restaurant management software – nogle der fokuserer på meget specifikke områder af din virksomhed og nogle der fungerer på tværs af områder.

Når det gøres rigtigt, kan restaurant management software være et enormt succesfuldt værktøj for dit restaurant, bar, café, karaokebar og lignende. Så her har vi samlet 7 grunde til, at investering i restaurant management software kan være en fordel for din virksomhed.

1. Cloud-baseret teknologi giver mere fleksibilitet

I mange restauranter gemmer systemer og software oftest data på private enheder i forretningen. Men for at have og drage fordel af opdateret restaurant management software bør virksomheder bevæge sig mod fuldstændigt cloud-baseret software.

Hvorfor er cloud-baseret software bedre? Du får meget mere fleksibilitet, da dine systemer vil være integrerede (det vil sige at de kan “tale med hinanden”), og det vil reducere den tid der bruges på at bruge flere enheder eller systemer. De fleste restaurantejere sætter pris på at have hænderne fri fra IT og tekniske problemer, da de allerede har rigeligt på tallerkenen.

Et cloud-baseret softwaresystem er meget gavnligt på grund af dets fleksibilitet. Hvis du bruger flere eller forskellige enheder, apparater og platforme, giver denne type software dig mulighed for at kontrollere og styre informationer og data på ét sted. Det kan virke som en overvældende opgave at flytte til cloud-baseret teknologi, men fordelene ved at have sådant software vil vise sig i din daglige drift. Cloud-baseret software viser desuden data i realtid og giver dig adgang til disse oplysninger fra overalt til enhver tid. Det kan være særligt relevant, hvis du ikke er “på gulvet” hver dag i ugen.

Og når du flytter til cloud-baseret teknologi, er dine systemer, data, processer osv. meget bedre beskyttet. Har du spildt sodavand på computeren? Med cloud-baseret teknologi mister du ikke noget (ud over muligvis computeren) fra sådan en ulykke – men uden det kunne værdifulde data gå tabt for altid.

2. Kontrollér omkostninger og få overblik i realtid

Noget restaurant software kan endda hjælpe med at styre og kontrollere din virksomheds omkostninger. Hvis du for eksempel investerer i Inventory Management Software, gøres dine daglige processer endnu mere effektive via software der gemmer alle de produkter du har i dit etablissement (fra serviet til bestik til grøntsager) og holder styr på omkostningerne for alt. At finde måder at sænke omkostningerne på er vigtigt, men det er ligeså vigtigt at finde værdifulde værktøjer der kan hjælpe dig med at gøre netop det. På den måde kan du bruge mere tid på det du er bedst til, som kundeservice eller ledelse af restaurantpersonalet, og lade dit Inventory Management Software give dig et overblik.

Med Inventory Management Software kan du holde styr på dit lager (hvad du allerede har på lager og hvad der skal købes), og du kan integrere softwaren med dine enheder for at have et komplet og løbende opdateret overblik i realtid.

Automatisk lagersporing kan også integreres i et POS-system for at reducere over- eller underproduktion/-bestilling af mad og drikkevarer. Softwaret kan også med tiden lave salgs- og bestillingsforslag og -forudsigelser. Et lagersystem vil desuden give dig en endnu bedre forståelse af, hvad du faktisk bruger dine penge på.

Ved du hvad dine højeste omkostninger er? Ofte er der en måde at sænke udgifter og omkostninger lidt – og ved at forenkle processen via forskellige typer software vil det være mere håndterbart at navigere i udgifterne og spare penge på lang sigt.

3. Øg effektiviteten med restaurant software

Ved at have restaurant software (som Resos – restaurant management software) kan du blive endnu mere effektiv. Restaurant management software er en god investering, da du vil få mange apps og et omfattende antal funktioner integreret i dit software der alle er der for at hjælpe dig – ved at håndtere det administrative arbejde.

Her er nogle eksempler på funktioner der vil hjælpe dig med at drive dit restaurant effektivt og give dig mere tid til at fokusere på dine gæster:

• Opkræv automatisk et depositum eller forudbetaling når bookingen foretages. Nogle restauranter, barer eller lignende kræver et depositum for alle bookinger, og nogle bruger forudbetalinger til de travleste timer. Med automatisk online betaling aktiveret i dit management software kan du vælge, hvor meget og hvornår betaling skal kræves – og automatisk trække dette fra den samlede regning, når gæster er færdige med at spise og/eller drikke.

• Reducer no-shows til dit restaurant ved at markere dårlige gæster og/eller opkræve et no-show-gebyr. No-shows på restauranter eller andre etablissementer kan være et stort problem og resulterer ofte i tomme borde, der kunne have været booket af andre sultne eller tørstige gæster. Et no-show-gebyr vil tilskynde gæster til at møde op til deres reservation – og ved at reducere no-shows mister du ikke bordet som omsætning.

• Hold styr på bordene med en visuel bordsplanlægger. Med en visuel bordsplanlægger er det meget nemmere for restaurantpersonalet at holde styr på gæsternes siddepladser og bordene. Bordsplanlæggeren kan tilpasses til at passe med dit interiør og giver dit personale et bedre overblik over tilgængelighed og belægning for at yde den bedst mulige service til gæsterne.

• Hurtig adgang til dit bookingsystem via en app. En app indebærer 100% tilgængelighed og lader dig få adgang til dit bookingsystem fra overalt til enhver tid. Få en app der fungerer på både iOS og Android for at sikre at du og dit mest betroede personale kan tilgå data og indstillinger til enhver tid – for at hjælpe dit personale med at give dine gæster den bedste oplevelse.

• Nem og hurtig kommunikation med kunder er vigtig i en bookingsituation. Hvis gæster har en forespørgsel eller et spørgsmål, men finder det svært at inkludere det i reservationen, er chancerne for at de finder et andet sted at booke. Med indbygget kommunikation i dit booking- og managementsystem undgår du misforståelser, samler alle relevante informationer på ét sted og giver dine gæster den bedste oplevelse.

• Få nemt gæstefeedback direkte i dit system for at få værdifuld indsigt der kan hjælpe med at forbedre dit tilbud. At forstå dine gæsters meninger og oplevelser er afgørende for succes. Med et indbygget feedbacksystem har du informationen let tilgængeligt – og det at bede om feedback er automatiseret for at frigøre ressourcer til personalet. Endnu bedre – hvis gæster har haft en god oplevelse, vil systemet automatisk bede dem om at efterlade en anmeldelse på dit valgte anmeldelsessite.

4. Spar tid med fuldt integreret software

Spar tid ved problemfrit at integrere alle de softwareværktøjer der bruges på restauranten. At have et fuldt integreret system hjælper dig med at undgå dyre brugerdefinerede workarounds og hjælper også med at reducere længere processer og ineffektiviteter i software der ikke er integreret. Og lad os ikke glemme automatisering. For en bedre brugeroplevelse og færre menneskelige fejl giver automatisering af dit workflow kun fordele. Til sidst vil du have mere pålidelige processer, og det kan endda øge rentabiliteten, da arbejdet fra en computer i mange tilfælde er billigere end en medarbejder ansat til at tage sig af driftsopgaver.

Og igen – hvis du har restaurant management software der er integreret med alt dit andet software (uanset om det er dit point of sales system eller inventory management software), vil du sandsynligvis opleve, at mange menneskelige fejl forsvinder. Du vil desuden kunne få salgs-, lager- og bookingforudsigelser og -rapporter, som alle sparer dig tid i det lange løb, da du ikke behøver at finde data og informationer fra forskellige kilder og software. Derudover vil realtidsdata fra restaurant management software og teknologi hjælpe dig med at træffe informerede beslutninger og foretage ændringer.

5. Reducer lønomkostninger med automatiserede skemaer

Ved at optimere og automatisere skemaer (arbejds-, bords-, reservations- og bookingskemaer) kan lønomkostningerne markant sænkes. For mange virksomhedsejere er lønomkostninger en af de største udgifter. At have funktioner der giver dig og dine medarbejdere mulighed for at styre skemaer og forudsige, hvor meget personale du har brug for hvornår og hvor, vil fremskynde processerne.

På den måde kan du overvåge lønbudgettet på en mere effektiv måde og sikre, at du har personale til stede på dit restaurant til at hjælpe, når det er nødvendigt. Nogle restauranter har for få tjenere på travle aftener og for mange i de timer, hvor restauranten er tom. En ineffektiv tilgang til personalehåndtering vil ikke hjælpe rentabiliteten og vil på lang sigt være meget hård ved budgettet. At se på nøglemålinger og langsigtede trends er vigtigt, da du kan justere derefter – og automatiseret planlægning og overvågning af udviklingen i personaleudgifter vil hjælpe dig med det.

Læs også denne artikel om hvordan du kan optimere din restaurants bordsplanlægger for at øge omsætningen.

6. Salg og regnskab gøres nemmere

I de fleste restaurant management-softwareløsninger bør du kunne spore, følge op på og analysere det daglige, månedlige og årlige salg og regnskab. Ved at integrere Restaurant Accounting Software i dit overordnede Restaurant Management Software vil regnskabs- og salgsrapporter automatisk blive oprettet dagligt, så du kan følge op på målinger. Når du automatiserer data, har du adgang til at gennemgå salgsrapporten og forretningsanalysen, og disse data kan hjælpe dig med at vokse din virksomhed i den rigtige retning.

Desuden er dagligt salg og budgettering en vigtig del af din daglige drift og aktiviteter – også for dit personale, der har brug for at blive informeret om salg for at være motiverede, mere effektive, sælge mere og sikre at de daglige mål nås.

7. Giv en endnu bedre gæsteoplevelse

Når du investerer i management software og systemer til dit restaurant, investerer du i mange aspekter af din virksomhed.

En bordsplanlægger, booking- og reservationssystemer, vagtplanlægning og -styring samt en platform til at kommunikere med kunder er en meningsfuld forskel – og det er en investering i dit personale. Det hjælper dit restaurantpersonale med at arbejde systematisk og velstruktureret – og som følge deraf hurtigere. Det fører til bedre teamdynamik og vigtigst af alt: en bedre kundeoplevelse. Bedre gæsteoplevelse er NØGLEN for dit restaurant, da gæster sandsynligvis vil komme tilbage og vil efterlade fantastiske online vurderinger. Når softwaret er integreret, bliver brugeroplevelsen for dine gæster mindre kompleks, og chancerne for at opbygge et varigt forhold til dine gæster øges. Det fører til vækst, bedre salg og et godt omdømme – og hvem vil ikke have det?

Restaurationsbranchen er i konstant udvikling, det er en kompleks branche, og den er blevet kraftigt automatiseret i de seneste år. Dit restaurants succes afhænger af mange faktorer, herunder hvordan du investerer dine penge, tid og energi. Det kræver et solidt managementsystem, et rygrad for din virksomhed, for at du kan maksimere effektiviteten, forbedre rentabiliteten og fortsætte med at vokse. Hos Resos mener vi, at et Restaurant Management System er et godt udgangspunkt for din virksomhed, da det vil hjælpe dig, dit personale og dine gæster meget i det daglige.