7 grunner til å investere i programvare for restaurantledelse

Hva er restaurantprogramvare?

Restaurantprogramvare (eller programvare for restaurantledelse) er en plattform som hjelper restauranteiere og/eller ledere med ulike organisatoriske og praktiske deler av virksomheten. Å ha en spesifikk restaurantprogramvare kan hjelpe deg på områder som restaurantlager, lønn, bestillingssystemer, reservasjoner, bordsplanlegging, bestillinger, analyse, planlegging og mye mer. Og det bringer oss til de mange typene restaurantprogramvare som finnes i dag: POS-system, restaurantbestillingssystem, bordstyringssystem og kølisteprogramvare, for å nevne noen.

Programvare for restaurantledelse er utviklet for å forbedre restaurantens daglige drift og aktiviteter. Slik programvare kan til og med fjerne alle manuelle prosedyrer, notater, papirarbeid og forvirrende regneark – og kombinere alt dette slik at arbeidshverdagen din blir enklere. Du vil dessuten senke kompleksiteten i den daglige driften samt risikoen for (menneskelige) feil.

Hvordan er programvare for restaurantledelse et aktivum for virksomheten din?

Det er mange grunner til at det å ha ulike typer programvare for restaurantledelse kan være en av de beste (om ikke den beste) investeringene du noensinne har gjort. Uansett om du er en lokal kafé eller en stor restaurantkjede, vil minst én av disse administrasjonsprogramvarene i stor grad forbedre den daglige driften og hjelpe deg med å drive etablissementet ditt på best mulig måte.

Det finnes flere typer programvare for restaurantledelse – noen som fokuserer på svært spesifikke områder av virksomheten din og noen som fungerer på tvers av områder.

Når det gjøres riktig, kan programvare for restaurantledelse være et enormt vellykket verktøy for restauranten, baren, kaféen, karaoke-baren og lignende. Så her har vi samlet 7 grunner til hvorfor investering i programvare for restaurantledelse kan være et aktivum for virksomheten din.

1. Skybasert teknologi gir mer fleksibilitet

I mange restauranter lagrer systemer og programvare data oftest på private enheter i butikken. Men for å ha og dra nytte av oppdatert programvare for restaurantledelse bør bedrifter bevege seg mot fullstendig skybasert programvare.

Hvorfor er skybasert programvare bedre? Jo, du får mye mer fleksibilitet ettersom systemene dine vil være integrerte (noe som betyr at de vil kunne «snakke med hverandre»), og det vil redusere tiden som brukes på å bruke flere enheter eller systemer. De fleste restauranteiere setter pris på å ha hendene fri fra IT- og tekniske problemer, ettersom de allerede har mer enn nok å ta tak i.

Et skybasert programvaresystem er svært gunstig på grunn av fleksibiliteten. Hvis du bruker flere eller ulike enheter, enheter og plattformer, lar denne typen programvare deg kontrollere og administrere informasjonen og dataene på ett sted. Det kan virke som en overveldende oppgave å gå over til skybasert teknologi, men fordelene ved å ha slik programvare vil vise seg i den daglige driften. Skybasert programvare viser dessuten data i sanntid og lar deg få tilgang til denne informasjonen fra hvor som helst og når som helst. Dette kan være spesielt relevant hvis du ikke er «på bakken» hver dag i uken.

Når du går over til skybasert teknologi, er systemene, dataene og prosessene dine dessuten mye bedre beskyttet. Sølt du brus på datamaskinen? Med skybasert teknologi vil du ikke miste noe (bortsett fra potensielt datamaskinen) av en slik ulykke – men uten det kan verdifulle data gå tapt for alltid.

2. Kontroller kostnader og få oversikt i sanntid

Noen restaurantprogramvarer kan til og med hjelpe med å styre og kontrollere kostnadene i virksomheten. For eksempel, hvis du investerer i lagerstyringsprogramvare, gjøres de daglige prosessene enda mer effektive gjennom programvare som lagrer alle produktene du har i etablissementet (fra servietter til bestikk til grønnsaker) og holder oversikt over kostnadene for alt. Å finne måter å senke kostnadene på er viktig, men det er like viktig å finne verdifulle verktøy som kan hjelpe deg med nettopp det. Slik kan du bruke mer tid på det du gjør best, som kundeservice eller å lede restaurantpersonalet, og la lagerstyringsprogramvaren gi deg en oversikt.

Med lagerstyringsprogramvare vil du kunne holde oversikt over lagerbeholdningen (hva du allerede har på lager og hva som må kjøpes), og du kan integrere programvaren i enhetene dine for å ha en komplett og kontinuerlig oppdatert oversikt i sanntid.

Automatisk lagersporing kan også integreres i et POS-system for å redusere over- eller underproduksjon/-bestilling av mat og drikke. Programvaren kan også over tid gi salgs- og bestillingsforslag og prognoser. Et lagersystem vil dessuten gi deg en enda bedre forståelse av hva du faktisk bruker pengene på.

Vet du hva de høyeste kostnadene dine er? Ofte er det en måte å senke utgifter og kostnader litt på – og ved å forenkle prosessen gjennom ulike typer programvare vil det være mer håndterbart å navigere utgiftene og spare penger på lang sikt.

3. Øk effektiviteten med restaurantprogramvare

Ved å ha restaurantprogramvare (som Resos – programvare for restaurantledelse) vil du kunne bli enda mer effektiv. Programvare for restaurantledelse er en god investering ettersom du vil få mange apper og et stort antall funksjoner integrert i programvaren som er der for å hjelpe deg – ved å administrere det administrative arbeidet.

Her er noen eksempler på funksjoner som vil hjelpe deg med å drive restauranten din på en effektiv måte og gi deg mer tid til å fokusere på gjestene dine:

• Krev deposit eller forskuddsbetaling automatisk når bookingen gjøres. Noen restauranter, barer eller lignende krever et deposit for alle bookinger, og noen bruker forskuddsbetalinger for de travleste timene. Med automatisk online betaling aktivert i administrasjonsprogramvaren kan du velge hvor mye og når betaling skal kreves – og automatisk trekke dette fra den totale regningen når gjestene er ferdige med å spise og/eller drikke.

• Reduser no-shows ved å flagge dårlige gjester og/eller ta et no-show-gebyr. No-shows på restauranter eller andre etablissementer kan være et stort problem og resulterer ofte i tomme bord som kunne ha vært bestilt av andre sultne eller tørste gjester. Et no-show-gebyr vil incentivisere gjester til å møte opp til reservasjonen – og ved å redusere no-shows vil du ikke miste bordets inntektspotensial.

• Hold oversikt over bordene ved å ha en visuell bordplanlegger. Med en visuell bordplanlegger er det mye enklere for restaurantpersonalet å holde oversikt over gjestenes plasser og bordene. Bordplanleggeren kan tilpasses etter interiøret ditt og lar personalet få en bedre idé om tilgjengelighet og belegg for å gi best mulig service til gjestene.

• Rask tilgang til bestillingssystemet via app. En app gir 100 % tilgjengelighet og lar deg få tilgang til bestillingssystemet ditt fra hvor som helst og når som helst. Få en app som fungerer på både iOS og Android for å sikre at du og det mest betrodde personalet ditt kan få tilgang til data og innstillinger til enhver tid – for å hjelpe personalet med å gi gjestene den beste opplevelsen.

• Enkel og rask kommunikasjon med kunder er viktig i en bestillingssituasjon. Hvis gjester har en forespørsel eller et spørsmål, men synes det er vanskelig å inkludere dette i reservasjonen, er sjansen stor for at de vil finne et annet sted å booke. Med innebygd kommunikasjon i bestillings- og styringssystemet unngår du misforståelser, samler all relevant informasjon på ett sted og gir gjestene den beste opplevelsen.

• Få enkelt gjestetilbakemeldinger direkte i systemet ditt for å få verdifull innsikt som kan bidra til å forbedre tilbudet ditt. Å forstå gjestenes meninger og erfaringer er avgjørende for suksess. Med et innebygd tilbakemeldingssystem vil du ha informasjonen lett tilgjengelig – og å be om tilbakemeldinger er automatisert for å frigjøre ressurser for personalet. Enda bedre – hvis gjestene har hatt en god opplevelse, vil systemet automatisk be dem om å også legge igjen en anmeldelse på din valgte anmeldelsesside.

4. Spar tid med fullt integrert programvare

Spar tid ved å integrere alle programvareverktøyene som brukes på restauranten sømløst. Et fullt integrert system hjelper deg med å unngå kostbare tilpassede løsninger og bidrar dessuten til å redusere lengre prosesser og ineffektivitet i programvare som ikke er integrert. La oss heller ikke glemme automatisering. For en bedre brukeropplevelse og færre menneskelige feil gir automatisering av arbeidsflyten kun fordeler. Til syvende og sist vil du ha mer pålitelige prosesser, og det kan til og med øke lønnsomheten, ettersom arbeidet til en datamaskin i mange tilfeller er billigere enn en ansatt som er ansatt for å ta seg av operasjonelle oppgaver.

Igjen, hvis du har programvare for restaurantledelse som er integrert med all annen programvare (enten det er kassesystemet eller lagerstyringsprogramvaren), vil du høyst sannsynlig oppleve at mange menneskelige feil vil forsvinne. Du vil også kunne få salgs-, lager- og bookingprognoser og -rapporter, som alle sparer deg for tid på lang sikt ettersom du ikke trenger å finne data og informasjon fra ulike kilder og programvarer. Dessuten vil sanntidsdata fra programvare og teknologi for restaurantledelse hjelpe deg med å ta informerte beslutninger og endringer.

5. Reduser lønnskostnader med automatiserte planer

Ved å optimalisere og automatisere planer (arbeids-, bord-, reservasjons- og bestillingsplaner) kan lønnskostnadene senkes betydelig. For mange bedriftseiere er lønnskostnader en av de største utgiftene. Å ha funksjoner som lar deg og de ansatte administrere planer og forutsi hvor mye personale du trenger når og hvor, vil fremskynde prosessene.

Slik kan du overvåke lønnsbudsjettet på en mer effektiv måte og sørge for at du har personale tilstede på restauranten for å hjelpe når det er nødvendig. Noen restauranter har for få servitører på travle kvelder og for mange i timer når restauranten er tom. En ineffektiv tilnærming til personalledelse vil ikke hjelpe lønnsomheten og vil på lang sikt være svært tung for budsjettet. Å oppdage viktige nøkkelberegninger og trender på lang sikt er viktig ettersom du kan justere deretter – og automatisert planlegging og overvåking av utviklingen av personalutgifter vil hjelpe deg med nettopp det.

Les også denne artikkelen om hvordan du kan optimalisere restaurantens bordplanlegger for å øke inntektene.

6. Salg og regnskap gjøres enklere

I de fleste programvarer for restaurantledelse bør du kunne spore, følge opp og analysere daglig, månedlig og årlig salg og regnskap. Ved å integrere regnskapsprogramvaren for restauranten i den overordnede programvaren for restaurantledelse, vil regnskaps- og salgsrapporter bli opprettet automatisk på daglig basis for at du skal kunne følge opp beregningene. Når du automatiserer data, har du tilgang til å gjennomgå salgsrapporten og forretningsanalysen, og disse dataene kan hjelpe deg med å utvikle virksomheten i riktig retning.

Dessuten er daglig salg og budsjettering en viktig del av den daglige driften og aktivitetene – også for personalet som trenger å bli informert om salg for å være motivert, mer effektive, selge mer og sørge for at de daglige målene nås.

7. Gi en enda bedre gjesteopplevelse

Når du investerer i administrasjonsprogramvare og systemer for restauranten din, investerer du i mange aspekter av virksomheten.

En bordplanlegger, bestillings- og reservasjonssystemer, skift- og planleggingsstyring samt en plattform for å kommunisere med kunder utgjør en meningsfull forskjell – og det er en investering i personalet ditt. Det hjelper restaurantpersonalet med å jobbe systematisk og godt strukturert – og som en konsekvens, raskere. Det fører til en bedre teamdynamikk og viktigst av alt: en bedre kundeopplevelse. Bedre gjesteopplevelse er NØKKELEN for restauranten din, ettersom gjestene sannsynligvis vil komme tilbake og legge igjen gode online vurderinger. Når programvaren er integrert, blir brukeropplevelsen for gjestene dine mindre kompleks, og sjansene for å skape et varig forhold med gjestene dine øker. Dette fører til vekst, bedre salg og godt omdømme – og hvem vil ikke ha det?

Restaurantbransjen er i kontinuerlig utvikling, det er en kompleks bransje, og den har blitt sterkt automatisert de siste årene. Suksessen til restauranten din avhenger av mange faktorer, inkludert hvordan du investerer pengene, tiden og energien din. Det krever et solid styringssystem, en ryggrad for virksomheten, for at du skal kunne maksimere effektiviteten, forbedre lønnsomheten og fortsette å vokse. Hos Resos mener vi at et system for restaurantledelse er et godt utgangspunkt for virksomheten din, ettersom det vil hjelpe deg, personalet og gjestene dine mye i hverdagen.