7 syytä investoida ravintolajohtamisohjelmistoon

Mikä on ravintolaohjelma?

Ravintolaohjelma (tai ravintolajohtamisohjelma) on alusta, joka auttaa ravintolaomistajia ja/tai -johtajia erilaisissa organisatorisissa ja käytännön liiketoiminnan osa-alueissa. Erityinen ravintolaohjelma voi auttaa alueilla, kuten ravintoloiden varastonhallinnassa, palkanlaskennassa, varausjärjestelmissä, pöytävarauksissaissa, pohjapiirroksen suunnittelussa, tilauksissa, analytiikassa, aikataulutuksessa ja paljon muuta. Se johtaa meidet useisiin tällä hetkellä saatavilla oleviin ravintolaohjelmatyyppeihin: kassajärjestelmä, ravintolan varausjärjestelmä, pöydänhallintajärjestelmä ja jonotuslistaohjelmisto, muutamia mainitakseni.

Ravintolajohtamisohjelmisto on suunniteltu parantamaan ravintolasi päivittäistä toimintaa ja aktiviteetteja. Tällainen ohjelma voi jopa poistaa kaikki manuaaliset menettelyt, muistiinpanot, paperiasiakirjat ja sekavat taulukot ja yhdistää ne kaikki – tehden työelämästäsi helpompaa. Lisäksi se vähentää päivittäisen toiminnan monimutkaisuutta sekä (inhimillisten) virheiden riskiä.

Miten ravintolajohtamisohjelmisto on voimavara liiketoiminnallesi?

On monia syitä, miksi erilaisten ravintolajohtamisohjelmistojen hankkiminen voi olla yksi parhaista (ellei paras) sijoituksista, jonka olet koskaan tehnyt. Riippumatta siitä, oletko paikallinen kahvila tai suuri ravintolaketju, ainakin yksi näistä hallintaohjelmistoista parantaa merkittävästi päivittäistä toimintaasi ja auttaa hallitsemaan toimipaikkasi parhaalla mahdollisella tavalla.

Ravintolajohtamisohjelmistoja on useita tyyppejä – jotkut keskittyvät hyvin tiettyihin liiketoiminta-alueisiin ja jotkut toimivat laajemmin useilla alueilla.

Oikein tehtynä ravintolajohtamisohjelmisto voi olla erittäin menestyksekkäs työkalu ravintolallesi, baarillesi, kahvila-ravintolallesi, karaokebaarillesi ja muille vastaavanlaisille. Tässä olemme koonneet 7 syytä, miksi ravintolajohtamisohjelmistoon sijoittaminen voi olla voimavara liiketoiminnallesi.

1. Pilvipalvelupohjainen teknologia tarjoaa enemmän joustavuutta

Monissa ravintoloissa järjestelmät ja ohjelmistot tallentavat tietoja useimmiten yksityisiin myymäläkohtaisiin laitteisiin. Mutta hyödyntääkseen ajan tasalla olevaa ravintolajohtamisohjelmistoa, yritysten tulisi siirtyä täysin pilvipalvelupohjaisiin ohjelmistoihin.

Miksi pilvipalveluohjelma on parempi? Saat paljon enemmän joustavuutta, kun järjestelmäsi ovat integroituja (mikä tarkoittaa, että ne voivat “puhua keskenään”) ja se vähentää useilla laitteilla tai järjestelmillä kuluvaa aikaa. Useimmat ravintolaomistajat arvostavat vapaita käsiä IT- ja teknisistä ongelmista, sillä heillä on jo tarpeeksi käsiteltävää.

Pilvipalvelujärjestelmä on erittäin hyödyllinen joustavuutensa ansiosta. Jos käytät useita tai erilaisia yksiköitä, laitteita ja alustoja, tämäntyyppinen ohjelmisto mahdollistaa tietojen hallinnan yhdessä paikassa. Saattaa tuntua ylivoimaiselta tehtävältä siirtyä pilvipalveluteknologiaan, mutta tällaisen ohjelmiston edut näkyvät päivittäisessä toiminnassa. Pilvipalveluohjelma myös näyttää tiedot reaaliajassa ja antaa sinun käyttää näitä tietoja mistä tahansa milloin tahansa. Tämä voi olla erityisen merkityksellistä, jos et ole “kentällä” joka viikon päivä.

Lisäksi kun siirryt pilvipalveluteknologiaan, järjestelmäsi, tietosi ja prosessisi ovat paljon paremmin suojattuja. Kaadoitko soodan tietokoneelle? Pilvipalveluteknologialla et menetä mitään (muuta kuin mahdollisesti itse tietokoneen) tällaisesta onnettomuudesta – ilman sitä arvokas data voisi kadota ikuisesti.

2. Hallitse kuluja ja saa reaaliaikainen yleiskuva

Jotkin ravintolaohjelmat voivat jopa auttaa hallitsemaan ja kontrolloimaan liiketoiminnan kuluja. Esimerkiksi jos investoit varastonhallintaohjelmistoon, päivittäiset prosessisi tehostuvat entisestään ohjelmiston avulla, joka tallentaa kaikki toimipaikkasi tuotteet (lautasliinoista aterimiin, vihanneksiin) ja pitää kirjaa kaikesta kustannuksista. Kustannusten alentamiskeinojen löytäminen on tärkeää, mutta on yhtä tärkeää löytää arvokkaita työkaluja, jotka auttavat juuri siinä. Näin voit käyttää enemmän aikaa siihen, missä olet parhaimmillasi, kuten asiakaspalveluun tai henkilöstön johtamiseen, antaen varastonhallintaohjelmistosi tarjota sinulle yleiskuvan.

Varastonhallintaohjelmistolla pystyt seuraamaan varastoasi (mitä sinulla on jo varastossa ja mitä pitää ostaa), ja voit integroida ohjelmiston laitteidesi kanssa saadaksesi täydellisen ja jatkuvasti päivittyvän reaaliaikaisen yleiskuvan.

Automaattinen varastonseuranta voidaan myös integroida kassajärjestelmään ruoan ja juomien yli- tai alikäytön/tilausten vähentämiseksi. Ohjelma voi myös ajan myötä tehdä myynti- ja tilausehdotuksia ja -ennustuksia. Lisäksi varastojärjestelmä tarjoaa sinulle entistä paremman ymmärryksen siitä, mihin oikeasti käytät rahaa.

Tiedätkö mitkä ovat suurimmat kulusi? Usein on mahdollisuus alentaa kuluja ja menoja hieman – ja yksinkertaistamalla prosessia erilaisten ohjelmistojen avulla se on helpommin hallittavissa ja säästää rahaa pitkällä aikavälillä.

3. Lisää tehokkuutta ravintolaohjelmistolla

Ravintolaohjelmistolla (kuten Resos – ravintolajohtamisohjelmistolla) pystyt toimimaan entistä tehokkaammin. Ravintolajohtamisohjelmisto on hyvä investointi, koska saat monia sovelluksia ja laajan valikoiman ominaisuuksia integroituna ohjelmistoon, jotka kaikki ovat siellä auttaakseen sinua hallinnollisen työn hoitamisessa.

Tässä joitakin esimerkkejä ominaisuuksista, jotka auttavat sinua pyörittämään ravintolaasi tehokkaasti ja antavat enemmän aikaa keskittyä vieraisiin:

• Peri talletus tai ennakkomaksu automaattisesti varauksen yhteydessä. Jotkut ravintolat, baarit tai vastaavat vaativat talletuksen kaikista varauksista, ja jotkut käyttävät ennakkomaksuja vilkkaimpia tunteja varten. Aktivoidulla automaattisella online-maksulla hallintaohjelmistossasi voit valita kuinka paljon ja milloin maksu vaaditaan – ja vähentää se automaattisesti kokonaislaskusta, kun vieraat ovat lopettaneet syömisen ja/tai juomisen.

• Vähennä ravintolasi no-show-tilanteita merkitsemällä huonot vieraat ja/tai peri no-show-maksu. No-show-tilanteet ravintoloissa tai muissa toimipaikoissa voivat olla suuri ongelma ja johtavat usein tyhjiin pöytiin, jotka olisivat voineet olla muiden nälkäisten tai janoistenkin vieraiden varattavissa. No-show-maksu kannustaa vieraita saapumaan varaukselleen – ja vähentämällä no-show-tilanteita et menetä pöydän arvoa tuloina.

• Pidä pöydät hallinnassa visuaalisella pöytäsuunnittelijalla. Visuaalisella pöytäsuunnittelijalla ravintolahenkilöstön on paljon helpompi seurata vieraiden istuinpaikkoja ja pöytiä. Pöytäsuunnittelijan voi mukauttaa sisustusasi vastaavaksi ja antaa henkilöstöllesi paremman käsityksen saatavuudesta ja käyttöasteesta parhaan mahdollisen palvelun tarjoamiseksi vieraille.

• Nopea pääsy varausjärjestelmään sovelluksen kautta. Sovellus merkitsee 100-prosenttista saatavuutta ja antaa sinun käyttää varausjärjestelmääsi mistä tahansa milloin tahansa. Hanki sovellus, joka toimii sekä iOS:lla että Androidilla varmistaaksesi, että sinä ja luotettavimmat henkilöstösi jäsenet pääsevät tietoihin ja asetuksiin milloin tahansa – auttaaksesi henkilöstöäsi antamaan vieraille parhaan kokemuksen.

• Helppo ja nopea viestintä asiakkaiden kanssa on tärkeää varaustilanteessa. Jos vierailla on pyyntö tai kysymys, mutta he kokevat vaikeaksi sisällyttää sen varaukseen, on todennäköistä, että he varaavatkin muualta. Sisäänrakennetulla viestinnällä varaus- ja hallintajärjestelmässäsi vältät väärinymmärrykset, keräät kaikki oleelliset tiedot yhteen paikkaan ja tarjoat vieraillesi parhaan kokemuksen.

• Hanki vieraspalaute suoraan järjestelmässäsi saadaksesi arvokkaita käsityksiä, jotka auttavat parantamaan tarjontaasi. Vieraiden mielipiteiden ja kokemusten ymmärtäminen on keskeistä menestykselle. Sisäänrakennetulla palautejärjestelmällä sinulla on tieto helposti saatavilla – ja palautteen pyytäminen on automatisoitu resurssien vapauttamiseksi henkilöstöltä. Vieläkin parempaa – jos vieraat ovat saaneet hienon kokemuksen, järjestelmä pyytää heitä automaattisesti jättämään arvostelun valitsemallasi arvostelusivustolla.

4. Säästä aikaa täysin integroidulla ohjelmistolla

Säästä aikaa integroimalla saumattomasti kaikki ravintolassa käytettävät ohjelmistotyökalut. Täysin integroitu järjestelmä auttaa välttämään kalliita mukautettuja kiertoteitä ja myös vähentää pitkiä prosesseja ja tehottomuuksia ohjelmistoissa, jotka eivät ole integroituja. Myös automatisointi on tärkeää muistaa. Paremman käyttökokemuksen ja vähempien inhimillisten virheiden vuoksi työnkulun automatisointi tuo vain hyötyjä. Lopulta sinulla on luotettavampia prosesseja, ja se voi jopa lisätä kannattavuutta, koska tietokoneen työ on monissa tapauksissa halvempaa kuin operatiivisista tehtävistä huolehtimiseen palkattu työntekijä.

Jälleen, jos sinulla on ravintolajohtamisohjelmisto, joka on integroitu kaikkiin muihin ohjelmistoihin (olipa se kassajärjestelmä tai varastonhallintaohjelmisto), koet todennäköisesti, että monet inhimilliset virheet katoavat. Pystyt myös saamaan myynti-, varasto- ja varausennustuksia ja -raportteja, jotka kaikki säästävät aikaasi pitkällä aikavälillä, koska sinun ei tarvitse etsiä tietoja ja informaatiota eri lähteistä ja ohjelmistoista. Lisäksi ravintolajohtamisohjelmiston ja -teknologian reaaliaikaiset tiedot auttavat sinua tekemään perusteltuja päätöksiä ja muutoksia.

5. Vähennä työvoimakuluja automatisoiduilla aikatauluilla

Optimoimalla ja automatisoimalla aikataulut (työ-, pöytä-, varaus- ja varausaikataulut) työvoimakuluja voidaan merkittävästi alentaa. Monille yrittäjille työvoimakulut ovat yksi suurimmista menoista. Ominaisuuksilla, joiden avulla sinä ja työntekijäsi pystytte hallitsemaan aikatauluja ja ennakoimaan kuinka paljon henkilöstöä tarvitaan milloin ja missä, prosessit nopeutuvat.

Näin voit seurata työvoimabudjettia tehokkaammin ja varmistaa, että sinulla on henkilöstöä paikalla ravintolassasi auttamassa aina tarpeen vaatiessa. Joillakin ravintoloilla on liian vähän tarjoilijoita vilkkaina iltoina ja liian monia hiljaisten tuntien aikana. Tehoton lähestymistapa työvoimanhallintaan ei auta kannattavuutta ja on pitkällä aikavälillä hyvin raskas budjettiin. Keskeisten mittareiden ja trendien havaitseminen pitkällä aikavälillä on tärkeää, koska voit mukauttaa toimintaa vastaavasti – ja automatisoitu aikataulutus sekä henkilöstömenojen kehityksen seuranta auttaa sinua juuri siinä.

Lue myös tämä artikkeli siitä, miten voit optimoida ravintolasi pöytäsuunnittelijan tulojen kasvattamiseksi.

6. Myynti ja kirjanpito helpottuvat

Useimmissa ravintolajohtamisohjelmistoissa pystyt seuraamaan, päivittämään ja analysoimaan päivittäistä, kuukausittaista ja vuosittaista myyntiä sekä kirjanpitoa. Integroimalla ravintolan kirjanpito-ohjelmiston kokonaiseen ravintolajohtamisohjelmistoon kirjanpito- ja myyntiraportit luodaan automaattisesti päivittäin sinun seurattavaksesi mittareiden osalta. Tietojen automatisoinnin myötä sinulla on pääsy myyntiraporttiin ja liiketoiminta-analytiikkaan, ja nämä tiedot voivat auttaa kasvattamaan liiketoimintaasi oikeaan suuntaan.

Lisäksi päivittäinen myynti ja budjetointi ovat tärkeä osa päivittäistä toimintaa ja aktiviteetteja – myös henkilöstöllesi heidän on oltava tietoisia myynnistä motivoituakseen, ollakseen tehokkaampia, myydäkseen enemmän ja varmistaakseen päivittäisten tavoitteiden saavuttamisen.

7. Tarjoa entistä parempi vieraskokemus

Kun investoit hallintaohjelmistoihin ja -järjestelmiin ravintolallesi, investoit moniin liiketoiminnan osa-alueisiin.

Pöytäsuunnittelija, varaus- ja pöytävarausjärjestelmät, vuoro- ja aikataulujen hallinta sekä alusta asiakkaiden kanssa viestimiseen ovat merkityksellinen muutos – ja se on investointi henkilöstöösi. Se auttaa ravintolaasi henkilöstöä toimimaan järjestelmällisesti ja hyvin rakenteellisesti – ja seurauksena nopeammin. Se johtaa parempaan tiimidynamiikkaan ja ennen kaikkea: parempaan asiakaskokemukseen. Parempi vieraskokemus on AVAINASEMASSA ravintolallesi, koska vieraat todennäköisesti palaavat ja jättävät hyviä online-arvosteluja. Kun ohjelmisto on integroitu, vieraiden käyttökokemus muuttuu vähemmän monimutkaiseksi ja mahdollisuudet pitkäaikaisen suhteen luomiseen vieraiden kanssa kasvavat. Tämä johtaa kasvuun, parempaan myyntiin ja hyvään maineeseen – ja kuka ei haluaisi sitä?

Ravintola-ala kehittyy jatkuvasti, se on monimutkainen ala ja se on automatisoitunut voimakkaasti viime vuosina. Ravintolasi menestys riippuu monista tekijöistä, kuten siitä, miten investoit rahasi, aikasi ja energiasi. Se vaatii vakaan hallintajärjestelmän, liiketoimintasi selkärangan, jotta voit maksimoida tehokkuuden, parantaa kannattavuutta ja jatkaa kasvua. Resosilla uskomme, että ravintolajohtamisjärjestelmä on hyvä lähtökohta liiketoiminnallesi, koska se auttaa sinua, henkilöstöäsi ja vieraitasi paljon päivittäisellä tasolla.