7 powodów, by zainwestować w oprogramowanie do zarządzania restauracją

Czym jest oprogramowanie restauracyjne?

Oprogramowanie restauracyjne (lub oprogramowanie do zarządzania restauracją) to platforma, która pomaga właścicielom i/lub menedżerom restauracji w różnych organizacyjnych i praktycznych aspektach ich działalności. Posiadanie dedykowanego oprogramowania restauracyjnego może pomóc w obszarach takich jak zarządzanie inwentarzem, lista płac, systemy rezerwacji, planowanie sali, zamówienia, analityka, harmonogramowanie i wiele więcej. A to prowadzi do kilku rodzajów oprogramowania restauracyjnego dostępnych obecnie na rynku: systemy POS (Point of Sale), systemy rezerwacji restauracji, systemy zarządzania stolikami i oprogramowanie do list oczekujących – by wymienić tylko kilka.

Oprogramowanie do zarządzania restauracją jest zaprojektowane tak, by poprawiać codzienne operacje i aktywności restauracji. Takie oprogramowanie może nawet wyeliminować wszelkie ręczne procedury, notatki, dokumentację papierową i mylące arkusze, łącząc je wszystkie w jednym miejscu – przez co Twoja praca staje się łatwiejsza. Co więcej, obniżysz złożoność codziennych operacji i ryzyko (ludzkich) błędów.

W jaki sposób oprogramowanie do zarządzania restauracją jest atutem dla Twojego biznesu?

Istnieje wiele powodów, dla których posiadanie różnych rodzajów oprogramowania do zarządzania restauracją może być jedną z najlepszych (jeśli nie najlepszą) inwestycji, jaką kiedykolwiek zrobiłeś. Niezależnie od tego, czy prowadzisz lokalną kawiarnię, czy dużą sieć restauracji – przynajmniej jedno z tych oprogramowań zarządzających znacząco poprawi Twoje codzienne operacje i pomoże zarządzać lokalem w najlepszy możliwy sposób.

Istnieje kilka rodzajów oprogramowania do zarządzania restauracją – takich, które skupiają się na bardzo konkretnych obszarach działalności, i takich, które działają przekrojowo.

Właściwie wdrożone oprogramowanie do zarządzania restauracją może stać się niezwykle skutecznym narzędziem dla Twojej restauracji, baru, kawiarni, baru karaoke i podobnych lokali. Oto 7 powodów, dla których inwestycja w oprogramowanie do zarządzania restauracją może być atutem dla Twojego biznesu.

1. Technologia chmurowa daje większą elastyczność

W wielu restauracjach systemy i oprogramowanie najczęściej przechowują dane na prywatnych urządzeniach w lokalu. Jednak aby korzystać z aktualnego oprogramowania do zarządzania restauracją, firmy powinny przejść na w pełni chmurowe oprogramowanie.

Dlaczego oprogramowanie chmurowe jest lepsze? Otóż zyskujesz znacznie większą elastyczność, ponieważ Twoje systemy będą zintegrowane (co oznacza, że będą mogły ze sobą “rozmawiać”), co skróci czas spędzany na używaniu wielu urządzeń lub systemów. Większość właścicieli restauracji docenia, gdy ich ręce są wolne od problemów IT i technicznych, bo i bez tego mają pełne ręce roboty.

System oprogramowania chmurowego jest niezwykle korzystny ze względu na swoją elastyczność. Jeśli korzystasz z wielu lub różnych urządzeń i platform, ten rodzaj oprogramowania pozwala kontrolować i zarządzać informacjami i danymi w jednym miejscu. Przejście na technologię chmurową może wydawać się przytłaczającym zadaniem, ale korzyści z posiadania takiego oprogramowania będą widoczne w codziennych operacjach. Ponadto oprogramowanie chmurowe pokazuje dane w czasie rzeczywistym i umożliwia dostęp do nich z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Może to być szczególnie istotne, jeśli nie jesteś fizycznie obecny w lokalu każdego dnia.

Co więcej, przechodząc na technologię chmurową, Twoje systemy, dane i procesy są znacznie lepiej chronione. Wylałeś kawę na komputer? Dzięki technologii chmurowej nie stracisz nic (poza potencjalnie samym komputerem) w wyniku takiego wypadku – bez niej cenne dane mogłyby zaginąć na zawsze.

2. Kontroluj koszty i uzyskaj przegląd w czasie rzeczywistym

Niektóre oprogramowania restauracyjne mogą nawet pomóc w zarządzaniu i kontrolowaniu kosztów działalności. Na przykład, inwestując w oprogramowanie do zarządzania inwentarzem, Twoje codzienne procesy stają się jeszcze bardziej wydajne dzięki oprogramowaniu, które przechowuje wszystkie produkty w Twoim lokalu (od serwetek po sztućce i warzywa) i śledzi koszt wszystkiego. Znajdowanie sposobów na obniżanie kosztów jest ważne, ale równie ważne jest znajdowanie wartościowych narzędzi, które mogą Ci w tym pomóc. W ten sposób możesz poświęcać więcej czasu na to, co robisz najlepiej – obsługę klientów lub zarządzanie personelem – i pozwolić oprogramowaniu do zarządzania inwentarzem dostarczać Ci przegląd.

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania inwentarzem będziesz w stanie śledzić swój inwentarz (co już masz na stanie i co trzeba zakupić), a oprogramowanie możesz zintegrować ze swoimi urządzeniami, aby mieć kompletny i stale aktualizowany przegląd w czasie rzeczywistym.

Automatyczne śledzenie inwentarza można też zintegrować z systemem POS, aby ograniczyć nadprodukcję lub niedobór żywności i napojów. Oprogramowanie może z czasem generować sugestie i prognozy sprzedaży i zamówień. Co więcej, system inwentarza zapewni Ci jeszcze lepsze zrozumienie tego, na co tak naprawdę wydajesz pieniądze.

Czy wiesz, jakie są Twoje największe koszty? Często istnieje sposób, aby nieco obniżyć wydatki i koszty – i upraszczając ten proces za pomocą różnych rodzajów oprogramowania, łatwiej będzie zarządzać wydatkami i oszczędzać pieniądze w dłuższej perspektywie.

3. Zwiększ wydajność dzięki oprogramowaniu restauracyjnemu

Posiadając oprogramowanie restauracyjne (takie jak Resos – oprogramowanie do zarządzania restauracją), będziesz w stanie stać się jeszcze bardziej wydajnym. Oprogramowanie do zarządzania restauracją to dobra inwestycja, ponieważ zyskujesz wiele aplikacji i rozbudowany zestaw funkcji zintegrowanych w oprogramowaniu – wszystkie po to, aby Ci pomagać, zajmując się pracą administracyjną.

Oto kilka przykładów funkcji, które pomogą Ci prowadzić restaurację w wydajny sposób i dadzą Ci więcej czasu na skupienie się na gościach:

• Automatyczne pobieranie depozytu lub przedpłaty w momencie złożenia rezerwacji. Niektóre restauracje, bary czy podobne lokale wymagają depozytu przy wszystkich rezerwacjach, a niektóre stosują przedpłaty w godzinach największego ruchu. Dzięki automatycznej płatności online aktywowanej w systemie zarządzania możesz wybrać, ile i kiedy wymagać płatności – i automatycznie odliczyć to od całego rachunku, gdy goście skończą jeść i/lub pić.

• Ograniczanie niestawiennictw przez oznaczanie problematycznych gości i/lub pobieranie opłaty za niestawiennictwo. Niestawiennictwa w restauracjach lub innych lokalach mogą być poważnym problemem i często skutkują pustymi stolikami, które mogłyby być zarezerwowane przez innych głodnych lub spragnionych gości. Opłata za niestawiennictwo zachęci gości do pojawienia się na rezerwacji – a ograniczając niestawiennictwa, nie stracisz przychodów z danego stolika.

• Śledzenie stolików dzięki wizualnemu plannerowi stolików. Wizualny planner stolików znacznie ułatwia personelowi śledzenie rozmieszczenia gości i zarządzanie stolikami. Planner można dostosować do wnętrza lokalu i pozwala personelowi lepiej oceniać dostępność i obłożenie, aby świadczyć gościom jak najlepszą obsługę.

• Szybki dostęp do systemu rezerwacji przez aplikację. Aplikacja zapewnia dostępność 24/7 i umożliwia dostęp do systemu rezerwacji z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Korzystaj z aplikacji działającej zarówno na iOS, jak i Android, aby upewnić się, że Ty i Twoi najbardziej zaufani pracownicy mają zawsze dostęp do danych i ustawień – co pomaga personelowi zapewniać gościom najlepsze doświadczenia.

• Łatwa i szybka komunikacja z klientami jest ważna w sytuacji rezerwacyjnej. Jeśli goście mają prośbę lub pytanie, ale trudno im je uwzględnić w rezerwacji, istnieje szansa, że znajdą inne miejsce do rezerwacji. Dzięki wbudowanej komunikacji w systemie rezerwacji i zarządzania unikasz nieporozumień, gromadzisz wszystkie istotne informacje w jednym miejscu i zapewniasz gościom jak najlepsze doświadczenia.

• Łatwe zbieranie opinii gości bezpośrednio w systemie daje cenne spostrzeżenia, które mogą pomóc ulepszyć ofertę. Zrozumienie opinii i doświadczeń gości jest kluczem do sukcesu. Dzięki wbudowanemu systemowi opinii masz informacje pod ręką – a prośba o opinię jest zautomatyzowana, co uwalnia zasoby personelu. Co więcej, jeśli goście mieli wspaniałe doświadczenie, system automatycznie poprosi ich o pozostawienie recenzji na wybranej przez Ciebie platformie.

4. Oszczędzaj czas dzięki w pełni zintegrowanemu oprogramowaniu

Oszczędzaj czas, płynnie integrując wszystkie narzędzia oprogramowania używane w restauracji. Posiadanie w pełni zintegrowanego systemu pomaga unikać kosztownych niestandardowych obejść, a także redukuje dłuższe procesy i nieefektywności wynikające z niezintegrowanego oprogramowania. Nie zapominajmy też o automatyzacji. Dla lepszego doświadczenia użytkownika i mniejszej liczby ludzkich błędów automatyzacja przepływu pracy przynosi wyłącznie korzyści. W efekcie zyskujesz bardziej niezawodne procesy, co może nawet zwiększyć rentowność, ponieważ praca komputera jest w wielu przypadkach tańsza niż pracownik zatrudniony do obsługi zadań operacyjnych.

Ponownie – jeśli masz oprogramowanie do zarządzania restauracją zintegrowane ze wszystkimi innymi systemami (czy to systemem POS, czy oprogramowaniem do zarządzania inwentarzem), prawdopodobnie doświadczysz znikania wielu ludzkich błędów. Będziesz też w stanie uzyskiwać prognozy i raporty sprzedaży, inwentarza i rezerwacji, co w dłuższej perspektywie oszczędza czas – nie musisz szukać danych i informacji z różnych źródeł i systemów. Co więcej, posiadanie danych w czasie rzeczywistym z oprogramowania i technologii do zarządzania restauracją pomoże Ci podejmować świadome decyzje i wprowadzać zmiany.

5. Obniż koszty pracy dzięki zautomatyzowanym harmonogramom

Optymalizując i automatyzując harmonogramy (pracy, stolików, rezerwacji i grafiki rezerwacji), koszty pracy można znacząco obniżyć. Dla wielu właścicieli firm koszty pracy są jednym z największych wydatków. Posiadanie funkcji, które pozwalają Tobie i Twoim pracownikom zarządzać harmonogramami i przewidywać, ile personelu potrzebujesz kiedy i gdzie, przyspieszy procesy.

W ten sposób możesz monitorować budżet pracy w bardziej efektywny sposób i upewnić się, że masz personel dostępny w restauracji, gdy jest to konieczne. Niektóre restauracje mają zbyt mało kelnerów w ruchliwe wieczory i zbyt wielu w godzinach, gdy restauracja jest pusta. Nieefektywne podejście do zarządzania pracą nie przyczyni się do rentowności i na dłuższą metę bardzo obciąży budżet. Dostrzeganie kluczowych wskaźników i trendów w długim terminie jest ważne, bo możesz odpowiednio się dostosowywać – a zautomatyzowane planowanie i monitorowanie ewolucji kosztów personelu pomogą Ci właśnie w tym.

Przeczytaj też artykuł o tym, jak zoptymalizować planner stolików restauracji, aby zwiększyć przychody.

6. Sprzedaż i księgowość – łatwiej niż myślisz

W większości oprogramowań do zarządzania restauracją powinieneś być w stanie śledzić, analizować i monitorować dzienną, miesięczną i roczną sprzedaż oraz księgowość. Integrując oprogramowanie księgowe restauracji z ogólnym oprogramowaniem do zarządzania, raporty księgowe i sprzedażowe są tworzone automatycznie codziennie, byś mógł śledzić wskaźniki. Automatyzując dane, masz dostęp do przeglądania raportu sprzedaży i analityki biznesowej, a te dane mogą pomóc Ci rozwijać biznes w odpowiednim kierunku.

Co więcej, codzienna sprzedaż i budżetowanie to ważna część codziennych operacji i aktywności – także dla personelu, który musi być informowany o sprzedaży, aby być zmotywowanym, bardziej efektywnym, sprzedawać więcej i upewniać się, że dzienne cele są osiągane.

7. Zapewnij gościom jeszcze lepsze doświadczenia

Inwestując w oprogramowanie zarządzające i systemy dla Twojej restauracji, inwestujesz w wiele aspektów swojego biznesu.

Planner stolików, systemy rezerwacji i bookingu, zarządzanie zmianami i harmonogramami oraz platforma do komunikacji z klientami to znacząca różnica – i jest to inwestycja w Twój personel. Pomaga personelowi pracować systematycznie i w sposób dobrze zorganizowany – a w konsekwencji szybciej. Prowadzi do lepszej dynamiki zespołowej i co ważniejsze: lepszego doświadczenia klienta. Lepsze doświadczenie gości jest KLUCZOWE dla Twojej restauracji, ponieważ goście są skłonni wracać i zostawiać doskonałe oceny online. Gdy oprogramowanie jest zintegrowane, doświadczenie użytkownika dla Twoich gości staje się mniej skomplikowane, a szanse na stworzenie trwałej relacji z gośćmi rosną. To prowadzi do wzrostu, lepszej sprzedaży i dobrej reputacji – a kto tego nie chce?

Branża restauracyjna jest w ciągłym rozwoju, to złożona branża, która w ostatnich latach mocno przeszła przez automatyzację. Sukces Twojej restauracji zależy od wielu czynników, w tym od tego, jak inwestujesz swój czas, pieniądze i energię. Wymaga solidnego systemu zarządzania – kręgosłupa biznesu – abyś mógł maksymalizować wydajność, poprawiać rentowność i stale rosnąć. W Resos uważamy, że system zarządzania restauracją to dobry punkt wyjścia dla Twojego biznesu, ponieważ będzie on znacząco pomagał Tobie, Twojemu personelowi i Twoim gościom na co dzień.