7 anledningar att investera i programvara för restauranghantering

Vad är restaurangprogramvara?

En restaurangprogramvara (eller programvara för restauranghantering) är en plattform som hjälper restaurangägare och/eller chefer med olika organisatoriska och praktiska delar av deras verksamhet. Att ha en specifik restaurangprogramvara kan hjälpa dig inom områden som restauranglager, löner, bokningssystem, reservationer, golvplanering, beställningar, analys, schemaläggning och mycket mer. Och det leder oss till de flera typer av restaurangprogramvara som finns där ute just nu: kassasystem, bokningssystem för restauranger, bordshanteringssystem och väntlistprogramvara, för att nämna några.

Programvara för restauranghantering är utformad för att förbättra din restaurangs dagliga drift och aktiviteter. Sådan programvara kan till och med ta bort alla manuella rutiner, anteckningar, pappersarbete och förvirrande kalkylblad, och kombinera allt detta – vilket gör ditt arbetsliv enklare. Dessutom minskar du komplexiteten i den dagliga driften samt risken för (mänskliga) fel.

Hur är programvara för restauranghantering en tillgång för ditt företag?

Det finns många anledningar till varför olika typer av programvara för restauranghantering kan vara en av de bästa (om inte den bästa) investeringar du någonsin gjort. Oavsett om du är ett lokalt kafé eller en stor restaurangkedja kommer åtminstone en av dessa programvaror att avsevärt förbättra din dagliga drift och hjälpa dig att sköta din verksamhet på bästa möjliga sätt.

Det finns flera typer av programvara för restauranghantering – vissa som fokuserar på mycket specifika områden av din verksamhet och vissa som fungerar tvärs över områden.

Rätt gjort kan programvara för restauranghantering vara ett enormt framgångsrikt verktyg för din restaurang, bar, kafé, karaokebar och liknande. Så här har vi samlat 7 anledningar till varför en investering i programvara för restauranghantering kan vara en tillgång för ditt företag.

1. Molnbaserad teknik ger mer flexibilitet

På många restauranger lagrar system och programvara oftast data på privata enheter i lokalen. Men för att ha och dra nytta av uppdaterad programvara för restauranghantering bör företag röra sig mot helt molnbaserad programvara.

Varför är molnbaserad programvara bättre? Jo, du får mycket mer flexibilitet eftersom dina system blir integrerade (vilket innebär att de kan “prata med varandra”) och det minskar tiden du lägger på att använda flera enheter eller system. De flesta restaurangägare uppskattar att ha händerna fria från IT och tekniska problem, eftersom de redan har fullt upp.

Ett molnbaserat programvarusystem är mycket fördelaktigt tack vare sin flexibilitet. Om du använder flera eller olika enheter, plattformar och utrustning gör den här typen av programvara att du kan styra och hantera information och data på ett ställe. Det kan verka som en överväldigande uppgift att gå över till molnbaserad teknik, men fördelarna med sådan programvara visar sig i din dagliga drift. Molnbaserad programvara visar dessutom data i realtid och låter dig komma åt informationen varifrån som helst när som helst. Det här kan vara särskilt relevant om du inte är “på plats” varje dag i veckan.

När du går över till molnbaserad teknik är dessutom dina system, data, processer osv. mycket bättre skyddade. Spillde du läsk på datorn? Med molnbaserad teknik förlorar du ingenting (annat än möjligen datorn) av en sådan olycka – men utan den kan värdefull data gå förlorad för alltid.

2. Kontrollera kostnader och få en överblick i realtid

Viss restaurangprogramvara kan till och med hjälpa till att hantera och kontrollera ditt företags kostnader. Som exempel, om du investerar i lagerhanteringsprogramvara blir dina dagliga processer ännu effektivare genom programvara som lagrar alla produkter du har i din lokal (från servetter till bestick, till grönsaker) och håller koll på kostnaden för allt. Att hitta sätt att sänka kostnaderna är viktigt, men det är lika viktigt att hitta värdefulla verktyg som kan hjälpa dig att göra just det. På så sätt kan du lägga mer tid på det du är bäst på, som kundservice eller att leda restaurangpersonalen, och låta din lagerhanteringsprogramvara ge dig en överblick.

Med lagerhanteringsprogramvara kan du hålla koll på ditt lager (vad du redan har i lager och vad som behöver köpas in), och du kan integrera programvaran i dina enheter för att få en fullständig och kontinuerligt uppdaterad överblick i realtid.

Automatisk lagerspårning kan också integreras i ett kassasystem för att minska över- eller underproduktion/beställning av mat och dryck. Programvaran kan också, med tiden,

ge förslag och förutsägelser om försäljning och beställningar. Dessutom ger ett lagersystem dig en ännu bättre förståelse för vad du faktiskt spenderar dina pengar på.

Vet du vilka dina högsta kostnader är? Ofta finns det ett sätt att sänka utgifter och kostnader bara lite grand – och genom att förenkla processen med olika typer av programvara blir det mer hanterbart att navigera kostnaderna och spara pengar på lång sikt.

3. Öka effektiviteten med restaurangprogramvara

Genom att ha restaurangprogramvara (som Resos – programvara för restauranghantering) kan du bli ännu effektivare. Programvara för restauranghantering är en bra investering eftersom du får många appar och en omfattande mängd funktioner integrerade i din programvara som alla finns där för att hjälpa dig – genom att sköta det administrativa arbetet.

Här är några exempel på funktioner som hjälper dig att driva din restaurang effektivt och ger dig mer tid att fokusera på dina gäster:

• Ta ut en deposition eller förskottsbetalning automatiskt när bokningen görs. Vissa restauranger, barer eller liknande kräver en deposition för alla bokningar, och vissa använder förskottsbetalningar under de mest hektiska timmarna. Med automatisk onlinebetalning aktiverad i din hanteringsprogramvara kan du välja hur mycket och när betalning ska krävas – och automatiskt dra av detta från den totala notan när gästerna är klara med att äta och/eller dricka.

• Minska uteblivna bokningar för din restaurang genom att flagga dåliga gäster och/eller ta ut en avgift för uteblivna bokningar. Uteblivna bokningar på restauranger eller andra verksamheter kan vara ett stort problem och resulterar ofta i tomma bord som kunde ha bokats av andra hungriga eller törstiga gäster. En avgift för uteblivna bokningar ger gästerna incitament att dyka upp till sin reservation – och genom att minska uteblivna bokningar förlorar du inte bordet som var värt intäkterna.

• Håll koll på borden genom att ha en visuell bordsplanerare. Med en visuell bordsplanerare är det mycket lättare för restaurangpersonalen att hålla koll på gästernas placeringar och på borden. Bordsplaneraren kan anpassas för att passa din inredning och låter din personal få en bättre uppfattning om tillgänglighet och beläggning för att ge gästerna bästa möjliga service.

• Snabb åtkomst till ditt bokningssystem via en app. En app innebär 100 % tillgänglighet och låter dig komma åt ditt bokningssystem varifrån som helst när som helst. Skaffa en app som fungerar på både iOS och Android för att säkerställa att du och din mest betrodda personal kan komma åt data och inställningar hela tiden – för att hjälpa din personal att ge gästerna den bästa upplevelsen.

• Enkel och snabb kommunikation med kunder är viktigt i en bokningssituation. Om gäster har en önskan eller en fråga, men tycker det är svårt att inkludera detta i reservationen, är chansen stor att de hittar någon annanstans att boka. Med inbyggd kommunikation i ditt boknings- och hanteringssystem undviker du missförstånd, samlar all relevant information på ett ställe och ger dina gäster den bästa upplevelsen.

• Få enkelt gästfeedback direkt i ditt system för att få värdefulla insikter som kan hjälpa till att förbättra ditt utbud. Att förstå dina gästers åsikter och upplevelser är avgörande för framgång. Med ett inbyggt feedbacksystem har du informationen lätt tillgänglig – och att be om feedback är automatiserat för att frigöra resurser för personalen. Ännu bättre – om gästerna har haft en fantastisk upplevelse ber systemet dem automatiskt att också lämna en recension på din valda recensionssida.

4. Spara tid med fullt integrerad programvara

Spara tid genom att sömlöst integrera alla programvaruverktyg som används på restaurangen. Att ha ett fullt integrerat system hjälper dig att undvika kostsamma anpassade lösningar, och hjälper också till att minska längre processer och ineffektivitet i programvara som inte är integrerad. Och låt oss inte glömma automatisering. För en bättre användarupplevelse och färre mänskliga fel medför automatisering av ditt arbetsflöde enbart fördelar. I slutändan får du mer pålitliga processer, och det kan till och med öka lönsamheten, eftersom en dators arbete i många fall är billigare än en anställd som anlitats för att sköta operativa uppgifter.

Återigen, om du har programvara för restauranghantering som är integrerad med all din övriga programvara (oavsett om det är ditt kassasystem eller din lagerhanteringsprogramvara), kommer du sannolikt att uppleva att en hel del mänskliga fel försvinner. Du kommer också att kunna få förutsägelser och rapporter om försäljning, lager och bokningar, vilket allt sparar tid på lång sikt, eftersom du inte behöver leta efter data och information från olika källor och programvaror. Att dessutom ha data i realtid från programvara och teknik för restauranghantering hjälper dig att fatta välgrundade beslut och göra förändringar.

5. Minska personalkostnader med automatiska scheman

Genom att optimera och automatisera scheman (arbets-, bords-, reservations- och bokningsscheman) kan personalkostnaden sänkas avsevärt. För många företagare är personalkostnader en av de största utgifterna. Att ha funktioner som låter dig och dina anställda hantera scheman och förutse hur mycket personal du behöver när och var påskyndar processerna.

På så sätt kan du övervaka personalbudgeten effektivare och se till att du har personal på plats på din restaurang för att hjälpa till när det behövs. Vissa restauranger har för få servitörer under hektiska kvällar och för många under timmar då restaurangen är tom. En ineffektiv approach till att hantera personal hjälper inte lönsamheten och blir på lång sikt mycket tufft för budgeten. Att upptäcka nyckeltal och trender på lång sikt är viktigt eftersom du kan justera därefter – och automatiserad schemaläggning och övervakning av hur personalkostnaderna utvecklas hjälper dig att göra just det.

Läs även den här artikeln om hur du kan optimera din restaurangs bordsplanerare för att öka intäkterna.

6. Försäljning och bokföring blir enklare

I de flesta programvaror för restauranghantering bör du kunna spåra, följa upp och analysera den dagliga, månatliga och årliga försäljningen och bokföringen. Genom att integrera restaurangbokföringsprogramvaran i din övergripande programvara för restauranghantering skapas bokförings- och försäljningsrapporterna automatiskt på daglig basis så att du kan följa upp nyckeltalen. När du automatiserar data har du tillgång till att granska försäljningsrapporten och företagsanalysen, och den datan kan hjälpa dig att växa ditt företag i rätt riktning.

Dessutom är daglig försäljning och budgetering en viktig del av din dagliga drift och dina aktiviteter, även för din personal – de behöver bli informerade om försäljningen för att vara motiverade, effektivare, sälja mer och se till att de dagliga målen nås.

7. Ge en ännu bättre gästupplevelse

När du investerar i hanteringsprogramvara och system för din restaurang investerar du i många aspekter av ditt företag.

En bordsplanerare, boknings- och reservationssystem, skift- och schemahantering samt en plattform för att kommunicera med gäster är en meningsfull skillnad – och det är en investering i din personal. Det hjälper din restaurangpersonal att arbeta systematiskt och välstrukturerat – och som en följd snabbare. Det leder till en bättre teamdynamik och, ännu viktigare: en bättre kundupplevelse. En bättre gästupplevelse är NYCKELN för din restaurang, eftersom gäster sannolikt kommer tillbaka och lämnar bra omdömen online. När programvaran är integrerad blir användarupplevelsen för dina gäster mindre komplex, och chansen att skapa en varaktig relation med dina gäster ökar. Detta leder till tillväxt, bättre försäljning och ett gott rykte, och vem vill inte ha det?

Restaurangbranschen är i ständig utveckling, det är en komplex bransch, och den har automatiserats kraftigt de senaste åren. Din restaurangs framgång beror på många faktorer, däribland hur du investerar dina pengar, din tid och din energi. Det kräver ett gediget hanteringssystem, en ryggrad för din verksamhet, för att du ska kunna maximera effektiviteten, förbättra lönsamheten och fortsätta växa. På Resos tycker vi att ett restauranghanteringssystem är en bra utgångspunkt för ditt företag, eftersom det hjälper dig, din personal och dina gäster väldigt mycket på daglig basis.