7 причин інвестувати в програмне забезпечення для керування рестораном

Що таке ресторанне програмне забезпечення?

Ресторанне програмне забезпечення (або програмне забезпечення для керування рестораном) – це платформа, яка допомагає власникам та/або менеджерам ресторанів з різними організаційними та практичними частинами їхнього бізнесу. Наявність спеціального ресторанного програмного забезпечення може допомогти вам у таких сферах, як інвентар ресторану, нарахування зарплат, системи бронювання, бронювання, планування залу, замовлення, аналітика, складання графіків і багато іншого. І це підводить нас до кількох типів ресторанного програмного забезпечення, що існують нині: POS-система, система бронювання ресторану, система керування столиками та програмне забезпечення для листів очікування, якщо назвати кілька.

Програмне забезпечення для керування рестораном розроблене, щоб покращити щоденні операції та справи вашого ресторану. Таке програмне забезпечення може навіть прибрати всі ручні процедури, нотатки, паперову роботу й заплутані таблиці та поєднати все це – роблячи ваше робоче життя легшим. Ба більше, ви знизите складність щоденних операцій, а також ризик (людських) помилок.

Як програмне забезпечення для керування рестораном є активом для вашого бізнесу?

Є багато причин, чому наявність різних типів програмного забезпечення для керування рестораном може бути однією з найкращих (якщо не найкращою) інвестицій, яку ви будь-коли робили. Незалежно від того, чи ви місцеве кафе, чи велика мережа ресторанів, принаймні одне з цих програмних рішень суттєво покращить ваші щоденні операції та допоможе вам керувати закладом найкращим можливим чином.

Існує кілька типів програмного забезпечення для керування рестораном – деякі зосереджуються на дуже конкретних сферах вашого бізнесу, а деякі працюють у кількох сферах.

Зроблене правильно, програмне забезпечення для керування рестораном може стати надзвичайно успішним інструментом для вашого ресторану, бару, кафе, караоке-бару тощо. Тож тут ми зібрали 7 причин, чому інвестування в програмне забезпечення для керування рестораном може бути активом для вашого бізнесу.

1. Хмарні технології дають більше гнучкості

У багатьох ресторанах системи та програмне забезпечення найчастіше зберігають дані на приватних пристроях у закладі. Але щоб мати сучасне програмне забезпечення для керування рестораном та отримувати з нього користь, бізнесам варто рухатися до повністю хмарного програмного забезпечення.

Чому хмарне програмне забезпечення краще? Що ж, ви отримаєте набагато більше гнучкості, оскільки ваші системи будуть інтегровані (тобто зможуть «розмовляти одна з одною»), і це зменшить час, витрачений на використання кількох пристроїв чи систем. Більшість власників ресторанів цінують можливість мати руки вільними від ІТ та технічних проблем, адже у них і так вистачає клопотів.

Хмарна програмна система надзвичайно вигідна завдяки своїй гнучкості. Якщо ви використовуєте кілька або різні пристрої, девайси та платформи, цей тип програмного забезпечення дає вам змогу контролювати інформацію та дані й керувати ними в одному місці. Перехід на хмарні технології може здатися непосильним завданням, але переваги такого програмного забезпечення проявляться у ваших щоденних операціях. Крім того, хмарне програмне забезпечення показує дані в реальному часі й дасть вам доступ до цієї інформації звідусіль і будь-коли. Це може бути особливо актуальним, якщо ви не «на місці» щодня.

Також, коли ви переходите на хмарні технології, ваші системи, дані, процеси тощо набагато краще захищені. Розлили газовану воду на комп’ютер? З хмарними технологіями ви нічого не втратите (окрім хіба що самого комп’ютера) від такої події – але без них цінні дані можуть бути втрачені назавжди.

2. Контролюйте витрати та отримуйте огляд у реальному часі

Деяке ресторанне програмне забезпечення може навіть допомогти керувати витратами вашого бізнесу та контролювати їх. Наприклад, якщо ви інвестуєте в програмне забезпечення для керування інвентарем, ваші щоденні процеси стають ще ефективнішими завдяки програмному забезпеченню, що зберігає всі продукти, які ви маєте у своєму закладі (від серветок до столових приборів і овочів), та відстежує вартість усього. Знаходити способи зниження витрат важливо, але не менш важливо знаходити цінні інструменти, які можуть допомогти вам у цьому. Так ви зможете витрачати більше часу на те, що вмієте найкраще, як-от обслуговування клієнтів чи керування персоналом ресторану, а ваше програмне забезпечення для керування інвентарем надаватиме вам огляд.

З програмним забезпеченням для керування інвентарем ви зможете відстежувати свій інвентар (що вже є на складі та що потрібно закупити), і ви можете інтегрувати програмне забезпечення у свої пристрої, щоб мати повний і безперервно оновлюваний огляд у реальному часі.

Автоматичне відстеження інвентарю також можна інтегрувати в POS-систему, щоб зменшити над- чи недовиробництво/замовлення їжі й напоїв. Програмне забезпечення може також з часом

давати пропозиції та прогнози щодо продажів і замовлень. Ба більше, система інвентаризації забезпечить вам ще краще розуміння того, на що ви насправді витрачаєте свої гроші.

Чи знаєте ви, які у вас найбільші витрати? Часто є спосіб трохи знизити видатки й витрати – і спрощуючи процес за допомогою різних типів програмного забезпечення, буде легше орієнтуватися у видатках і заощаджувати кошти в довгостроковій перспективі.

3. Підвищуйте ефективність за допомогою ресторанного програмного забезпечення

Маючи ресторанне програмне забезпечення (як-от Resos – програмне забезпечення для керування рестораном), ви зможете стати ще ефективнішими. Програмне забезпечення для керування рестораном – це хороша інвестиція, оскільки ви отримаєте багато застосунків та обширну кількість функцій, інтегрованих у ваше програмне забезпечення, що всі покликані допомагати вам – керуючи адміністративною роботою.

Ось кілька прикладів функцій, які допоможуть вам ефективно керувати рестораном і дадуть більше часу зосередитися на гостях:

• Автоматично стягуйте депозит або передоплату під час оформлення бронювання. Деякі ресторани, бари тощо вимагають депозит за всі бронювання, а деякі використовують передоплати для найзавантаженіших годин. З активованою автоматичною онлайн-оплатою у вашому програмному забезпеченні для керування ви можете обрати, скільки й коли має вимагатися оплата – та автоматично відняти це від загального рахунку, коли гості закінчать їсти та/або пити.

• Зменшуйте неявки у своєму ресторані, позначаючи поганих гостей та/або стягуйте збір за неявку. Неявки в ресторанах чи інших закладах можуть бути великою проблемою й часто призводять до порожніх столиків, які могли б забронювати інші голодні чи спраглі гості. Збір за неявку стимулюватиме гостей з’являтися на своє бронювання – а зменшуючи неявки, ви не втратите столик, що вартий виручки.

• Відстежуйте столики, маючи візуальний планувальник столиків. З візуальним планувальником столиків персоналу ресторану набагато легше відстежувати розсадку гостей та столики. Планувальник столиків можна налаштувати під ваш інтер’єр, і він дає вашому персоналу краще уявлення про доступність та завантаженість, щоб надавати гостям найкраще можливе обслуговування.

• Швидкий доступ до системи бронювання через застосунок. Застосунок забезпечує 100% доступність і дає вам доступ до системи бронювання звідусіль і будь-коли. Отримайте застосунок, що працює і на iOS, і на Android, щоб переконатися, що ви та ваш найдовіреніший персонал можете отримувати доступ до даних і налаштувань будь-коли – щоб допомогти вашому персоналу подарувати гостям найкращі враження.

• Легке та швидке спілкування з клієнтами важливе у ситуації бронювання. Якщо у гостей є запит чи запитання, але їм складно включити це в бронювання, є ймовірність, що вони знайдуть інше місце для бронювання. З вбудованим спілкуванням у вашій системі бронювання та керування ви уникаєте непорозумінь, збираєте всю релевантну інформацію в одному місці та забезпечуєте гостям найкращі враження.

• Легко отримуйте відгуки гостей безпосередньо у своїй системі, щоб отримати цінні інсайти, які можуть допомогти покращити вашу пропозицію. Розуміння думок та вражень ваших гостей є вирішальним для успіху. З вбудованою системою відгуків ви матимете інформацію напоготові – а запит на відгук автоматизовано, щоб вивільнити ресурси персоналу. Ще краще – якщо гості мали чудові враження, система автоматично попросить їх також залишити відгук на обраному вами сайті відгуків.

4. Заощаджуйте час із повністю інтегрованим програмним забезпеченням

Заощаджуйте час, безперешкодно інтегруючи всі програмні інструменти, що використовуються в ресторані. Наявність повністю інтегрованої системи допомагає вам уникати дорогих кастомних обхідних рішень, а також допомагає скоротити довші процеси та неефективності в програмному забезпеченні, що не інтегроване. Також не забуваймо про автоматизацію. Для кращого користувацького досвіду та меншої кількості людських помилок автоматизація вашого робочого процесу приносить лише переваги. Зрештою, ви матимете надійніші процеси, і це може навіть підвищити прибутковість, оскільки робота комп’ютера в багатьох випадках дешевша за працівника, найнятого для виконання операційних завдань.

Знову ж таки, якщо у вас є програмне забезпечення для керування рестораном, інтегроване з усім іншим вашим програмним забезпеченням (чи то ваша POS-система, чи програмне забезпечення для керування інвентарем), ви, найімовірніше, помітите, що багато людських помилок зникне. Також ви зможете отримувати прогнози й звіти щодо продажів, інвентарю та бронювань, що все заощаджує ваш час у довгостроковій перспективі, оскільки вам не доведеться шукати дані й інформацію з різних джерел і програм. Ба більше, наявність даних у реальному часі з програмного забезпечення та технологій для керування рестораном допоможе вам приймати зважені рішення й вносити зміни.

5. Зменшуйте витрати на персонал за допомогою автоматизованих графіків

Оптимізуючи та автоматизуючи графіки (робочі, столиків, бронювань та графіки бронювання), витрати на персонал можна значно знизити. Для багатьох власників бізнесу витрати на персонал є одними з найбільших видатків. Наявність функцій, що дають вам та вашим працівникам змогу керувати графіками й прогнозувати, скільки персоналу вам потрібно коли й де, прискорить процеси.

Так ви зможете ефективніше відстежувати бюджет на персонал та переконатися, що у вашому ресторані присутній персонал, щоб допомогти, коли б це не знадобилося. Деякі ресторани мають замало офіціантів у завантажені вечори й забагато в години, коли ресторан порожній. Неефективний підхід до керування персоналом не сприятиме прибутковості й у довгостроковій перспективі дуже важко відіб’ється на бюджеті. Помічати ключові показники й тренди в довгостроковій перспективі важливо, оскільки ви можете коригувати відповідно – а автоматизоване складання графіків і моніторинг динаміки витрат на персонал допоможуть вам у цьому.

Прочитайте також цю статтю про те, як можна оптимізувати планувальник столиків ресторану, щоб збільшити виручку.

6. Продажі та бухгалтерія стають простішими

У більшості програмного забезпечення для керування рестораном ви маєте мати змогу відстежувати, контролювати та аналізувати щоденні, щомісячні й щорічні продажі та бухгалтерію. Інтегруючи програмне забезпечення для ресторанної бухгалтерії у ваше загальне програмне забезпечення для керування рестораном, бухгалтерські звіти й звіти про продажі створюватимуться автоматично щодня, щоб ви відстежували показники. Коли дані автоматизовано, ви маєте доступ до перегляду звіту про продажі та бізнес-аналітики, і ці дані можуть допомогти вам розвивати ваш бізнес у правильному напрямку.

Ба більше, щоденні продажі та бюджетування є важливою частиною ваших щоденних операцій та справ, також для вашого персоналу – вони мають бути поінформовані про продажі, щоб бути мотивованими, ефективнішими, продавати більше та переконатися, що щоденні цілі досягнуто.

7. Забезпечуйте ще кращі враження для гостей

Коли ви інвестуєте в програмне забезпечення та системи керування для свого ресторану, ви інвестуєте в багато аспектів свого бізнесу.

Планувальник столиків, системи бронювання, керування змінами й графіками, а також платформа для спілкування з клієнтами – це суттєва різниця, і це інвестиція у ваш персонал. Це допомагає персоналу ресторану працювати систематично й добре структуровано – а як наслідок, швидше. Це веде до кращої командної динаміки і, що важливіше: кращого досвіду клієнтів. Кращі враження для гостей є КЛЮЧЕМ для вашого ресторану, оскільки гості ймовірно повернуться та залишать чудові онлайн-оцінки. Коли програмне забезпечення інтегроване, користувацький досвід для ваших гостей стає менш складним, а шанси створити тривалі стосунки з гостями зростають. Це веде до зростання, кращих продажів і хорошої репутації, а хто ж цього не хоче?

Ресторанна галузь перебуває в постійному розвитку, це складна галузь, і вона зазнала значної автоматизації в останні роки. Успіх вашого ресторану залежить від багатьох чинників, зокрема від того, як ви інвестуєте свої гроші, час та енергію. Він вимагає надійної системи керування, хребта для вашого бізнесу, щоб ви могли максимізувати ефективність, покращити прибутковість і продовжувати зростати. У Resos ми вважаємо, що система керування рестораном – це хороша відправна точка для вашого бізнесу, оскільки вона багато в чому допоможе вам, вашому персоналу та вашим гостям щодня.