7 motivi per investire in un software di gestione ristorativa

Cos’è un software per ristoranti?

Un software per ristoranti (o software di gestione ristorativa) è una piattaforma che aiuta i titolari e/o i manager di ristoranti con i diversi aspetti organizzativi e pratici della loro attività. Disporre di un software specifico per ristoranti può aiutarla in aree come l’inventario del ristorante, le buste paga, i sistemi di prenotazione, le prenotazioni, la pianificazione della sala, gli ordini, le analisi, la pianificazione dei turni e molto altro. E questo ci porta ai diversi tipi di software per ristoranti attualmente disponibili: sistema POS (Point of Sale), sistema di prenotazione ristorativa, sistema di gestione tavoli e software per liste d’attesa, solo per citarne alcuni.

Il software di gestione ristorativa è progettato per migliorare le operazioni e le attività quotidiane del suo ristorante. Tale software può persino eliminare tutte le procedure manuali, le note, la documentazione cartacea e i fogli confusi, combinando tutto – rendendo la sua vita lavorativa più semplice. Inoltre, ridurrà la complessità delle operazioni quotidiane e il rischio di errori (umani).

In che modo il software di gestione ristorativa è un asset per la sua attività?

Ci sono molte ragioni per cui avere diversi tipi di software di gestione ristorativa può essere uno dei migliori (se non il migliore) investimenti che abbia mai fatto. Indipendentemente dal fatto che lei gestisca un caffè locale o una grande catena di ristoranti, almeno uno di questi software di gestione migliorerà notevolmente le sue operazioni quotidiane e la assisterà nel gestire il suo locale nel migliore dei modi.

Esistono diversi tipi di software di gestione ristorativa – alcuni si concentrano su aree molto specifiche della sua attività e altri funzionano trasversalmente su più aree.

Se utilizzato correttamente, il software di gestione ristorativa può essere uno strumento di straordinario successo per il suo ristorante, bar, caffè, karaoke bar e simili. Ecco quindi 7 motivi per cui investire in un software di gestione ristorativa può essere un asset per la sua attività.

1. La tecnologia cloud offre maggiore flessibilità

In molti ristoranti, i sistemi e i software memorizzano spesso i dati su dispositivi privati in sede. Ma per poter beneficiare di un software di gestione ristorativa aggiornato, le aziende dovrebbero passare a un software completamente basato su cloud.

Perché il software cloud è migliore? Avrà molta più flessibilità in quanto i suoi sistemi saranno integrati (il che significa che potranno “dialogare tra loro”) e ciò ridurrà il tempo speso su diversi dispositivi o sistemi. La maggior parte dei titolari di ristoranti apprezza avere le mani libere da problemi IT e tecnici, poiché hanno già abbastanza a cui pensare.

Un sistema software basato su cloud è molto vantaggioso grazie alla sua flessibilità. Se utilizza diverse unità, dispositivi e piattaforme, questo tipo di software Le consente di controllare e gestire le informazioni e i dati in un unico posto. Potrebbe sembrare un compito opprimente passare alla tecnologia cloud, ma i vantaggi di tale software si manifesteranno nelle sue operazioni quotidiane. Inoltre, il software cloud mostra i dati in tempo reale e Le permetterà di accedere a queste informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Questo può essere particolarmente rilevante se non è “sul campo” ogni giorno della settimana.

Inoltre, quando passa alla tecnologia cloud, i suoi sistemi, dati e processi sono molto più protetti. Ha versato della soda sul computer? Con la tecnologia cloud, non perderà nulla (a parte potenzialmente il computer) da tale incidente – ma senza di essa, dati preziosi potrebbero andare persi per sempre.

2. Controllo dei costi e panoramica in tempo reale

Alcuni software per ristoranti possono persino aiutare a gestire e controllare i costi della sua attività. Ad esempio, se investe in un software di gestione dell’inventario, i suoi processi quotidiani diventano ancora più efficienti grazie a un software che memorizza tutti i prodotti presenti nel suo locale (dai tovaglioli alle posate, alle verdure) e tiene traccia del costo di tutto. Trovare modi per ridurre i costi è importante, ma è altrettanto importante trovare strumenti preziosi che la aiutino a farlo. In questo modo, può dedicare più tempo a ciò che sa fare meglio, come il servizio clienti o la gestione del personale del ristorante, lasciando che il software di gestione dell’inventario Le fornisca una panoramica completa.

Con il software di gestione dell’inventario, potrà tenere traccia del suo inventario (cosa ha già in magazzino e cosa deve essere acquistato) e integrare il software nei suoi dispositivi per avere una panoramica completa e continuamente aggiornata in tempo reale.

Il monitoraggio automatico dell’inventario può anche essere integrato in un sistema POS per ridurre la sovra o sotto produzione/ordine di cibi e bevande. Il software può anche, nel tempo, formulare suggerimenti e previsioni sulle vendite e sugli ordini. Inoltre, un sistema di inventario Le fornirà una comprensione ancora migliore di come sta effettivamente spendendo i suoi soldi.

Sa quali sono i suoi costi più elevati? Spesso c’è un modo per ridurre un po’ le spese – e semplificando il processo attraverso diversi tipi di software, sarà più gestibile navigare tra le spese e risparmiare denaro nel lungo periodo.

3. Aumentare l’efficienza con il software per ristoranti

Disponendo di un software per ristoranti (come Resos – software di gestione ristorativa), potrà diventare ancora più efficiente. Il software di gestione ristorativa è un buon investimento in quanto avrà molte app e un’ampia gamma di funzionalità integrate nel software, tutte pensate per aiutarla – gestendo il lavoro amministrativo.

Ecco alcuni esempi di funzionalità che La aiuteranno a gestire il suo ristorante in modo efficiente e Le daranno più tempo per concentrarsi sui suoi ospiti:

• Addebitare un deposito o un pagamento anticipato automaticamente al momento della prenotazione. Alcuni ristoranti, bar o simili richiedono un deposito per tutte le prenotazioni, e alcuni utilizzano i pagamenti anticipati per le ore più affollate. Con il pagamento online automatico attivato nel suo software di gestione, può scegliere quanto e quando richiedere il pagamento – e detrarlo automaticamente dal conto totale quando gli ospiti hanno finito di mangiare e/o bere.

• Ridurre le no-show nel suo ristorante segnalando gli ospiti problematici e/o addebitando una penale per no-show. Le no-show nei ristoranti o in altri locali possono essere un grosso problema e spesso si traducono in tavoli vuoti che avrebbero potuto essere prenotati da altri ospiti affamati o assetati. Una penale per no-show incentiva gli ospiti a presentarsi per la loro prenotazione – e riducendo le no-show, non perderà il ricavo di quel tavolo.

• Tenere traccia dei tavoli con un planner visivo dei tavoli. Con un planner visivo dei tavoli, è molto più facile per il personale del ristorante tenere traccia dei posti degli ospiti e dei tavoli. Il planner può essere personalizzato per adattarsi agli interni del locale e consente al suo personale di avere un’idea migliore della disponibilità e dell’occupazione per fornire il miglior servizio possibile agli ospiti.

• Accesso rapido al sistema di prenotazione tramite app. Un’app garantisce una disponibilità del 100% e Le consente di accedere al sistema di prenotazione da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Utilizzi un’app che funziona sia su iOS che su Android per assicurarsi che lei e il suo personale di fiducia possano accedere ai dati e alle impostazioni in qualsiasi momento – per aiutare il suo staff a offrire ai suoi ospiti la migliore esperienza.

• Comunicazione facile e rapida con i clienti è importante in una situazione di prenotazione. Se gli ospiti hanno una richiesta o una domanda, ma trovano difficile includerla nella prenotazione, è probabile che cerchino un altro posto dove prenotare. Con la comunicazione integrata nel sistema di prenotazione e gestione, evita malintesi, raccoglie tutte le informazioni rilevanti in un unico posto e offre ai suoi ospiti la migliore esperienza.

• Ottenere facilmente feedback dagli ospiti direttamente nel sistema per ottenere preziose informazioni che possono aiutare a migliorare la sua offerta. Capire le opinioni e le esperienze dei suoi ospiti è fondamentale per il successo. Con un sistema di feedback integrato, avrà le informazioni prontamente disponibili – e richiedere feedback è automatizzato per liberare risorse per il personale. Ancora meglio – se gli ospiti hanno avuto una bella esperienza, il sistema chiederà automaticamente loro di lasciare anche una recensione sul sito di recensioni da lei scelto.

4. Risparmio di tempo con un software completamente integrato

Risparmi tempo integrando senza problemi tutti gli strumenti software utilizzati nel ristorante. Avere un sistema completamente integrato aiuta a evitare costose soluzioni personalizzate e contribuisce anche a ridurre i processi più lunghi e le inefficienze nei software non integrati. Senza dimenticare l’automazione. Per una migliore esperienza utente e meno errori umani, automatizzare il proprio flusso di lavoro porta solo benefici. Alla fine, avrà processi più affidabili e ciò può persino aumentare la redditività, poiché il lavoro di un computer è in molti casi meno costoso di un dipendente assunto per gestire i compiti operativi.

Anche in questo caso, se dispone di un software di gestione ristorativa integrato con tutti gli altri software (che si tratti del suo sistema POS o del software di gestione dell’inventario), molto probabilmente sperimenterà la scomparsa di molti errori umani. Sarà anche in grado di ottenere previsioni e report sulle vendite, sull’inventario e sulle prenotazioni, che Le risparmieranno tempo nel lungo periodo, poiché non dovrà cercare dati e informazioni da fonti e software diversi. Inoltre, avere dati in tempo reale dal software e dalla tecnologia di gestione ristorativa La aiuterà a prendere decisioni e apportare modifiche in modo informato.

5. Ridurre i costi del lavoro con i turni automatizzati

Ottimizzando e automatizzando i turni (di lavoro, dei tavoli, delle prenotazioni e dei calendari di booking), il costo del lavoro può essere significativamente ridotto. Per molti imprenditori, i costi del lavoro sono una delle spese più elevate. Disporre di funzionalità che consentono a lei e ai suoi dipendenti di gestire i turni e prevedere quante persone servire quando e dove accelererà i processi.

In questo modo, può monitorare il budget del lavoro in modo più efficiente e assicurarsi di avere personale presente nel suo ristorante per aiutare quando necessario. Alcuni ristoranti hanno troppo pochi camerieri nelle serate affollate e troppi durante le ore in cui il ristorante è vuoto. Un approccio inefficiente alla gestione del lavoro non aiuterà la redditività e, nel lungo periodo, gravan molto sul budget. Individuare le metriche e le tendenze chiave nel lungo periodo è importante perché è possibile adattarsi di conseguenza – e la pianificazione automatizzata e il monitoraggio dell’evoluzione delle spese del personale La aiuteranno a farlo.

Legga anche questo articolo su come ottimizzare il planner dei tavoli del suo ristorante per aumentare i ricavi.

6. Vendite e contabilità semplificate

Nella maggior parte dei software di gestione ristorativa è possibile monitorare, seguire e analizzare le vendite e la contabilità giornaliere, mensili e annuali. Integrando il software di contabilità per ristoranti nel software di gestione ristorativa complessivo, i report contabili e di vendita verranno creati automaticamente su base giornaliera affinché lei possa seguire le metriche. Automatizzando i dati, ha accesso per rivedere il report delle vendite e le analisi aziendali, e tali dati possono aiutarla a far crescere la sua attività nella giusta direzione.

Inoltre, le vendite giornaliere e il budget sono una parte importante delle sue operazioni e attività quotidiane, anche per il suo personale, che deve essere informato sulle vendite per essere motivato, più efficiente, vendere di più e assicurarsi che gli obiettivi giornalieri vengano raggiunti.

7. Offrire un’esperienza agli ospiti ancora migliore

Quando investe in software e sistemi di gestione per il suo ristorante, investe in molti aspetti della sua attività.

Un planner dei tavoli, sistemi di prenotazione e booking, gestione dei turni e dei calendari, oltre a una piattaforma per comunicare con i clienti, fanno una differenza significativa – ed è un investimento nel suo personale. Aiuta il personale del ristorante a lavorare in modo sistematico e ben strutturato – e, di conseguenza, più velocemente. Questo porta a una migliore dinamica di squadra e, soprattutto, a una migliore esperienza per il cliente. Una migliore esperienza per gli ospiti è FONDAMENTALE per il suo ristorante, poiché è probabile che tornino e lasceranno ottime valutazioni online. Quando il software è integrato, l’esperienza utente per i suoi ospiti diventa meno complessa e le possibilità di creare una relazione duratura con gli ospiti aumentano. Questo porta alla crescita, a migliori vendite e a una buona reputazione – e chi non vuole questo?

Il settore della ristorazione è in continuo sviluppo, è un settore complesso, ed è stato fortemente automatizzato negli ultimi anni. Il successo del suo ristorante dipende da molti fattori, tra cui come investe il suo denaro, il tempo e le energie. Richiede un solido sistema di gestione, la spina dorsale della sua attività, affinché possa massimizzare l’efficienza, migliorare la redditività e continuare a crescere. Da Resos, riteniamo che un sistema di gestione ristorativa sia un buon punto di partenza per la sua attività, poiché aiuterà lei, il suo personale e i suoi ospiti molto nel quotidiano.