7 razones para invertir en software de gestión de restaurantes

¿Qué es el software de restaurantes?

Un software de restaurantes (o software de gestión de restaurantes) es una plataforma que ayuda a los propietarios y/o gerentes de restaurantes con diferentes aspectos organizativos y prácticos de su negocio. Contar con un software específico para restaurantes puede ayudarle en áreas como el inventario, las nóminas, los sistemas de reservas, la planificación de planta, los pedidos, los análisis, los horarios y mucho más. Y eso nos lleva a los distintos tipos de software de restaurantes que existen actualmente: Sistema de Punto de Venta (POS), Sistema de Reservas de Restaurantes, Sistema de Gestión de Mesas y Software de Lista de Espera, por nombrar algunos.

El software de gestión de restaurantes está diseñado para mejorar las operaciones y actividades diarias de su restaurante. Este tipo de software puede incluso eliminar todos los procesos manuales, notas, papeleo y hojas de cálculo complicadas, combinándolo todo en un único sistema que le facilita la vida. Además, reducirá la complejidad de las operaciones diarias y el riesgo de errores humanos.

¿Por qué es el software de gestión de restaurantes un activo para su negocio?

Hay muchas razones por las que contar con diferentes tipos de software de gestión de restaurantes puede ser una de las mejores inversiones que haya hecho. Tanto si tiene un café local como una gran cadena de restaurantes, al menos uno de estos sistemas mejorará significativamente sus operaciones diarias y le ayudará a gestionar su establecimiento de la mejor manera posible.

Existen varios tipos de software de gestión de restaurantes: algunos se centran en áreas muy específicas del negocio y otros funcionan de manera transversal.

Cuando se implementa correctamente, el software de gestión de restaurantes puede ser una herramienta enormemente eficaz para su restaurante, bar, café o karaoke bar. Por eso hemos recopilado 7 razones por las que invertir en software de gestión de restaurantes puede ser un activo para su negocio.

1. La tecnología en la nube ofrece mayor flexibilidad

En muchos restaurantes, los sistemas y software suelen almacenar los datos en dispositivos privados del local. Pero para aprovechar al máximo un software de gestión actualizado, los negocios deberían migrar hacia sistemas completamente basados en la nube.

¿Por qué es mejor el software en la nube? Obtiene mucha más flexibilidad porque sus sistemas estarán integrados (podrán “comunicarse entre sí”) y reducirá el tiempo dedicado a gestionar varios dispositivos o plataformas. La mayoría de los propietarios de restaurantes agradecen no tener que preocuparse por cuestiones de TI y problemas técnicos, ya que tienen suficiente con lo suyo.

Un sistema en la nube es muy beneficioso por su flexibilidad. Si utiliza varios dispositivos y plataformas diferentes, este tipo de software le permite controlar y gestionar toda la información en un solo lugar. Puede parecer una tarea abrumadora migrar a la tecnología en la nube, pero las ventajas se notarán en sus operaciones diarias. Además, el software en la nube muestra los datos en tiempo real y le permite acceder a esa información desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo cual es especialmente relevante si no está en el local todos los días de la semana.

Otro punto a favor: cuando migra a la nube, sus sistemas, datos y procesos están mucho más protegidos. ¿Se derramó un refresco en el ordenador? Con la tecnología en la nube no perderá nada (salvo quizás el ordenador): sin ella, datos valiosos podrían perderse para siempre.

2. Controle los costes y tenga una visión general en tiempo real

Algunos softwares de restaurantes también pueden ayudar a gestionar y controlar los costes del negocio. Por ejemplo, si invierte en un Software de Gestión de Inventario, sus procesos diarios serán aún más eficientes gracias a un sistema que registra todos los productos de su establecimiento (desde servilletas hasta cubiertos y verduras) y lleva un seguimiento del coste de todo. Encontrar formas de reducir costes es importante, pero igual de importante es encontrar herramientas valiosas que le ayuden a hacerlo. Así podrá dedicar más tiempo a lo que mejor sabe hacer, como la atención al cliente o la gestión del personal, y dejar que el Software de Gestión de Inventario le proporcione una visión general.

Con el Software de Gestión de Inventario podrá hacer un seguimiento de su inventario (qué tiene en stock y qué necesita comprar) e integrar el software en sus dispositivos para tener una visión completa y continuamente actualizada en tiempo real.

El seguimiento automático del inventario también puede integrarse en un sistema POS para reducir la sobreproducción o la producción insuficiente de alimentos y bebidas. Con el tiempo, el software también puede hacer sugerencias y predicciones de ventas y pedidos. Además, un sistema de inventario le dará una comprensión mucho más clara de en qué está gastando realmente su dinero.

¿Sabe cuáles son sus mayores costes? A menudo hay formas de reducir un poco los gastos y, al simplificar el proceso a través de diferentes tipos de software, será más manejable navegar por los gastos y ahorrar dinero a largo plazo.

3. Aumente la eficiencia con el software de restaurantes

Contar con software de restaurantes (como Resos, software de gestión de restaurantes) le permitirá ser aún más eficiente. El software de gestión de restaurantes es una buena inversión porque obtendrá muchas aplicaciones y una amplia variedad de funcionalidades integradas, todas diseñadas para ayudarle gestionando el trabajo administrativo.

Aquí tiene algunos ejemplos de funcionalidades que le ayudarán a gestionar su restaurante de forma eficiente y le darán más tiempo para centrarse en sus comensales:

• Cobro automático de depósito o prepago al hacer la reserva. Algunos restaurantes, bares o similares exigen un depósito para todas las reservas, y otros utilizan prepagos en las horas de mayor demanda. Con el pago online automático activado en su sistema de gestión, puede elegir cuánto y cuándo se requiere el pago, y descontarlo automáticamente de la cuenta total cuando los comensales terminen.

• Reducción de no-shows marcando a comensales problemáticos y/o cobrando una tarifa por no-show. Los no-shows en restaurantes pueden ser un problema serio y a menudo resultan en mesas vacías que podrían haber sido reservadas por otros comensales. Una tarifa por no-show incentiva a los comensales a presentarse a su reserva y, al reducirlos, no perderá los ingresos de esa mesa.

• Seguimiento de las mesas con un planificador visual de mesas. Con un planificador visual de mesas, es mucho más fácil para el personal llevar el control de la ubicación de los comensales y del estado de las mesas. El planificador puede personalizarse para adaptarse al interior del local y permite al personal tener una mejor idea de la disponibilidad y la ocupación para ofrecer el mejor servicio posible.

• Acceso rápido a su sistema de reservas a través de una aplicación. Una aplicación implica disponibilidad 100% y le permite acceder a su sistema de reservas desde cualquier lugar y en cualquier momento. Cuente con una aplicación que funcione tanto en iOS como en Android para asegurarse de que usted y su personal de confianza puedan acceder a los datos y la configuración en todo momento, para ofrecer la mejor experiencia a sus comensales.

• Comunicación fácil y rápida con los clientes es fundamental en el proceso de reserva. Si los comensales tienen alguna petición o pregunta pero les resulta difícil incluirla en la reserva, es probable que busquen otro lugar. Con la comunicación integrada en su sistema de reservas y gestión, evita malentendidos, reúne toda la información relevante en un solo lugar y ofrece la mejor experiencia a sus comensales.

• Recopile feedback de comensales directamente en su sistema para obtener información valiosa que ayude a mejorar su oferta. Entender las opiniones y experiencias de sus comensales es fundamental para el éxito. Con un sistema de feedback integrado, tendrá la información disponible de inmediato y la solicitud de feedback se automatiza para liberar recursos del personal. Y lo mejor de todo: si los comensales han tenido una gran experiencia, el sistema les pedirá automáticamente que dejen una reseña en su plataforma de valoraciones preferida.

4. Ahorre tiempo con un software totalmente integrado

Ahorre tiempo integrando perfectamente todas las herramientas de software que se utilizan en el restaurante. Contar con un sistema totalmente integrado le ayuda a evitar costosas soluciones alternativas y también reduce los procesos más largos y las ineficiencias propias de los sistemas no integrados. Y no hay que olvidar la automatización: para una mejor experiencia de usuario y menos errores humanos, automatizar su flujo de trabajo solo trae beneficios. Al final, tendrá procesos más fiables e incluso puede aumentar la rentabilidad, ya que el trabajo automatizado suele ser más económico que contratar a un empleado para realizar tareas operativas.

De nuevo, si tiene un software de gestión de restaurantes integrado con todos los demás sistemas (ya sea su sistema de punto de venta o el de gestión de inventario), es probable que muchos errores humanos desaparezcan. Además, podrá obtener predicciones e informes de ventas, inventario y reservas, lo que le ahorrará tiempo a largo plazo porque no tendrá que buscar datos e información en diferentes fuentes y sistemas. Contar con datos en tiempo real del software de gestión también le ayudará a tomar decisiones informadas y a hacer ajustes de forma ágil.

5. Reduzca los costes laborales con horarios automatizados

Al optimizar y automatizar los horarios (de trabajo, de mesas, de reservas y de turnos), los costes laborales pueden reducirse significativamente. Para muchos propietarios de negocios, los costes laborales son uno de los mayores gastos. Contar con funcionalidades que permitan a usted y a su personal gestionar horarios y prever cuánto personal necesita, cuándo y dónde, acelerará los procesos.

Así podrá supervisar el presupuesto de personal de forma más eficiente y asegurarse de que siempre tenga el equipo necesario en el restaurante. Algunos restaurantes tienen pocos camareros en las noches de mayor actividad y demasiados durante las horas muertas. Una gestión ineficiente del personal no favorece la rentabilidad y, a largo plazo, pasa factura al presupuesto. Identificar métricas clave y tendencias a largo plazo es importante para poder ajustarse en consecuencia, y la planificación automatizada y el seguimiento de la evolución de los gastos de personal le ayudarán a lograrlo.

Lea también este artículo sobre cómo puede optimizar el planificador de mesas de su restaurante para aumentar los ingresos.

6. Ventas y contabilidad más sencillas

En la mayoría de los softwares de gestión de restaurantes podrá hacer un seguimiento, control y análisis de las ventas y la contabilidad diaria, mensual y anual. Al integrar el Software de Contabilidad para Restaurantes en su Software de Gestión general, los informes de contabilidad y ventas se crearán automáticamente cada día para que pueda hacer seguimiento de las métricas. Con los datos automatizados, tiene acceso para revisar el informe de ventas y los análisis del negocio, y esos datos pueden ayudarle a hacer crecer su negocio en la dirección correcta.

Además, el seguimiento diario de ventas y presupuestos es una parte importante de sus operaciones diarias, y también es necesario para su personal: necesitan estar informados sobre las ventas para estar motivados, ser más eficientes, vender más y asegurarse de que se alcanzan los objetivos diarios.

7. Ofrezca una experiencia aún mejor a sus comensales

Cuando invierte en software y sistemas de gestión para su restaurante, invierte en muchos aspectos de su negocio.

Un planificador de mesas, un sistema de reservas, la gestión de turnos y horarios, así como una plataforma para comunicarse con los clientes, marcan una diferencia significativa: es una inversión en su personal. Ayuda a que trabaje de forma sistemática y bien estructurada y, como consecuencia, con mayor rapidez. Esto mejora la dinámica del equipo y, lo más importante: la experiencia del cliente. Una mejor experiencia para los comensales es CLAVE para su restaurante, ya que es más probable que vuelvan y dejen valoraciones positivas online. Cuando el software está integrado, la experiencia del usuario para sus comensales se simplifica y aumentan las posibilidades de crear una relación duradera con ellos. Esto conduce al crecimiento, a mejores ventas y a una buena reputación. ¿Y quién no quiere eso?

El sector de la restauración está en constante desarrollo; es una industria compleja que se ha automatizado enormemente en los últimos años. El éxito de su restaurante depende de muchos factores, incluida la forma en que invierte su dinero, tiempo y energía. Necesita un sistema de gestión sólido, la columna vertebral de su negocio, para maximizar la eficiencia, mejorar la rentabilidad y seguir creciendo. En Resos creemos que un Sistema de Gestión de Restaurantes es un buen punto de partida para su negocio, ya que ayudará mucho a usted, a su personal y a sus comensales en el día a día.