Kuinka pitkälle etukäteen ihmiset varaavat pöydän ravintolasta?

Useimmat ravintoloitsijat olettavat, että kuukauden päähän tehty varaus on varauskirjan epävarmin. Vieraalla on ollut neljä viikkoa aikaa unohtaa, muuttaa suunnitelmiaan tai löytää muuta tekemistä, joten se tuntuu varaukselta, joka todennäköisimmin päättyy tyhjään pöytään. Data 3 768 761 ennakkovarauksesta 2 417 ravintolassa väittää päinvastaista: 30 päivää tai enemmän etukäteen tehdyt varaukset ovat aineiston luotettavimpia varauksia. Riskialttein ikkuna löytyy 2–6 päivän kohdalta, siitä, jota kukaan ei ajattele huolestua.

Tämä kuilu vaiston ja todisteiden välillä on tärkeä, koska se kertoo, mihin kannattaa käyttää vaivannäkönsä. Jos olet tiukentanut varausikkunaasi, jahdannut kaukaisia varauksia ylimääräisillä vahvistuspuheluilla tai kohdellut kuukauden päähän tehtyä varausta epäluotettavana, olet tavoitellut väärää maalia.

Keskeiset havainnot

• Kaukaiset varaukset ovat turvallisimpia, ei riskialttiimpia. 30 päivää tai enemmän etukäteen tehdyt varaukset näyttävät 1,96 %:n no-show-prosentin, alimman koko Resosin No-Show-indeksin ilmoitusaikaluokista.
• Todellinen riski-ikkuna on 2–6 päivää etukäteen, 2,67 %:lla, korkein kirjattu luku koko ilmoitusaikajaon läpi.
• Älä lyhennä varausikkunaasi pelosta kaukaisia vieraita kohtaan. Data ei tue vaistoa, jonka mukaan enemmän ilmoitusaikaa tarkoittaisi enemmän poisjäämisriskiä.
• Kohdista muistutusvaivannäkösi sinne, missä riski oikeasti on, päiviä etukäteen tehtyyn ikkunaan, ei viikkoja etukäteen tehtyyn.
• Myöhäiset peruutukset ovat saman ongelman toinen, piilevä muoto. 56 % kaikista peruutuksista tulee sisään 24 tunnin sisällä varauksesta tai sen jälkeen, kun se on jo alkanut.

Mitä ilmoitusaikadata oikeasti näyttää

Resosin No-Show-indeksi seurasi no-show-prosenttia suhteessa ilmoitusaikaan, mitattuna ravintolan paikallisina kalenteripäivinä varauksen tekohetken ja palvelupäivän välillä. Tässä on koko jakauma:

Etukäteen varattu	No-show-prosentti	Varaukset
Sama päivä	2,09 %	1 458 490
1 päivä	2,40 %	602 325
2–6 päivää	2,67 %	907 550
7–13 päivää	2,57 %	343 507
14–29 päivää	2,34 %	270 985
30+ päivää	1,96 %	183 329

Kaksi asiaa pistää silmään. Ensinnäkin, samana päivänä tehdyt varaukset eivät ole varauskirjan riskialttein varaus, vaikka niitä käsitellään sellaisina monessa no-show-keskustelussa. 2,09 %:lla ne asettuvat lähelle jakauman alapäätä, todennäköisesti siksi, että vieras, joka varaa pöydän tälle illalle, on määritelmällisesti sitoutunut illan suunnitelmiinsa.

Toinen, yllättävämpi havainto: prosentti nousee samasta päivästä 2–6 päivän ikkunaan, ja laskee sitten tasaisesti ilmoitusajan kasvaessa edelleen. Kun päästään 30 päivän tai suuremman ilmoitusajan kohdalle, prosentti on laskenut 1,96 %:iin, alimpaan koko jakaumassa. Vieras, joka sitoutuu pöytään kuukausi etukäteen, saapuu paikalle luotettavammin kuin vieras, joka varasi aikaisemmin samalla viikolla.

Miksi vaisto “kaukainen tarkoittaa epäluotettavaa” on väärässä suunnassa

Pitkiä ilmoitusaikoja pelkäävän vaiston takana on ajatus: mitä enemmän aikaa varauksen ja palvelun välillä, sitä enemmän mahdollisuuksia vieraan suunnitelmien muuttumiseen, unohtamiseen, parempaan vaihtoehtoon. Se kuulostaa järkevältä. Se ei myöskään vastaa sitä, mitä oikeasti tapahtuu.

Vieras, joka varaa kuukausi etukäteen, suunnittelee tavallisesti jotain tiettyä: syntymäpäivää, hääpäivää, kaupunkiin suuntautuvaa matkaa, tapaamista, jonka hän on jo kertonut muille. Tällainen varaus on ankkuroitunut suunnitelmaan, joka ei liiku. 2–6 päivää etukäteen tehty varaus sen sijaan istuu hankalassa väliluokassa. Se on tarpeeksi kaukana, ettei se ole lukittunut vieraan välittömiin suunnitelmiin, mutta tarpeeksi lähellä, että se tehtiin usein kevyesti, yhtenä useista vaihtoehdoista, joita vieras vielä harkitsi. Se on ikkuna, jossa parempi kutsu, mielialan muutos tai unohdettu sitoumus voittaa todennäköisimmin.

Sama päivä ja seuraava päivä väistävät tämän ansan, koska mitä tahansa muuttumiselle ei juuri jää aikaa. Kaukaiset varaukset väistävät sen, koska ne on tavallisesti sidottu johonkin, mistä vieras ei kevyesti luovu.

Mitä tämä tarkoittaa varausikkunallesi

Jos olet lyhentänyt varausikkunaasi, tai harkitset sitä, koska oletat pitkien ilmoitusaikojen tuovan mukanaan enemmän riskiä, data ei tue tätä. Sen rajoittaminen, kuinka pitkälle etukäteen vieraat voivat varata, ei suojaa sinua riskialtteimmilta varauksiltasi. Se vain käännyttää pois osan luotettavimmista varauksistasi, samalla kun etukäteen suunnittelevat vieraat, jotka usein ovat parhaita asiakkaitasi, jäävät ulos: juhlia, ryhmäillallisia ja toistuvia käyntejä järjestävät vieraat.

Parempi ratkaisu on pitää varausikkunasi avoinna ja kohdistaa riskienhallintaenergiasi siihen, missä riski oikeasti on: päiviä etukäteen tehtyyn ikkunaan, ei viikkoja etukäteen tehtyyn.

Mihin kannattaa kohdistaa muistutusvaivannäkö

Koska 2–6 päivän ikkuna kantaa korkeimman kirjatun no-show-prosentin, siellä muistutus tekee suurimman työn. Kuukausi etukäteen tehdyllä varauksella on paljon aikaa saada muistutus useita päiviä ennen palvelua ja silti tilaa reagoida siihen. Neljä päivää etukäteen tehty varaus on jo omassa riskiaikaikkunassaan siihen mennessä, kun lähettäisit muistutuksen normaalisti, joten ajoituksen täytyy olla tiukempi.

Käytännössä tämä tarkoittaa:

• Lähetä varausvahvistus välittömästi, jotta vieraalla on tiedot lukkoon lyötynä ensimmäisestä päivästä lähtien, riippumatta ilmoitusajasta.
• Käytä SMS-muistutuksia lähempänä ajankohtaa varauksille, jotka osuvat 2–13 päivän välille, koska siellä kirjattu no-show-prosentti on korkein.
• Aseta pöytävarausmuistutuksesi laukeamaan tarpeeksi ajoissa, jotta riskialttiimmassa ikkunassa oleva vieras ehtii peruuttaa asianmukaisesti sen sijaan, että jättäisi vain saapumatta.

Juuri muistutuskysymyksessä data antaa hyödyllisen viitteen, mutta yhdellä varauksella. Varaukset, joihin toimitettiin SMS-muistutus, näyttivät 16 % pienempää kirjattua no-show-prosenttia kuin samojen ravintoloiden varaukset, joissa muistutusta ei toimitettu, perustuen 46 884 altistettuun varaukseen 257 ravintolassa. Tämä on havaittu yhteys muistutuksen olemassaolon ja pienemmän kirjatun prosentin välillä, ei kontrolloitu koe, joten se ei ole todiste siitä, että muistutuksen lähettäminen aiheuttaisi laskun. Ravintolat ja varaukset, joihin muistutuksia lähetetään, voivat erota niistä, joihin ei lähetetä, myös muilla tavoilla. Silti se on järkevä datapiste muistutusten käytön puolesta, erityisesti ikkunassa, jossa taustariski on jo valmiiksi koholla.

Ongelman piilevä puolisko: myöhäiset peruutukset

Ilmoitusaika selittää no-show’ja, mutta se ei ole koko tarina menetetyistä asiakaspaikoista. 56 % samassa aineistossa olleista peruutuksista tuli sisään 24 tunnin sisällä varauksesta tai sen jälkeen, kun se oli jo alkanut. Näin myöhäinen peruutus on lähes yhtä vaikea myydä uudelleen kuin no-show, koska aikaa pöydän täyttämiseen ei juuri jää.

Tässä kohdassa digitaalinen jonotuslista ansaitsee paikkansa. Se ei voi estää myöhäistä peruutusta tapahtumasta, mutta se voi muuttaa vapautuneen pöydän takaisin istutetuksi tyhjän sijaan, antamalla sinulle valmiin joukon vieraita, joille voit tarjota paikan sillä hetkellä, kun se avautuu. Laajemman kuvan saamiseksi, mukaan lukien käsirahat, vahvistukset ja muut ehkäisytyökalut, katso oppaamme no-show’jen vähentämisestä ravintola-alalla.

Osa ravintoloista käyttää käsirahoja, ennakkomaksuja tai no-show-maksuja suojaamaan riskialttiita palveluita ilmoitusaika- tai seurueen kokoriskiltä. Se on perusteltu syy käyttää niitä: ne suojaavat pöytää, jota ei ole helppo myydä uudelleen. Älä vain luota siihen, että ne tuottaisivat tarkan laskun no-show-prosentissasi. Emme julkaise sille lukua, ja mikä tahansa väite, että käsirahat vähentäisivät no-show’ja kiinteällä prosentilla, ei ole sellainen, jonka takana voisimme seisoa.

Muita tuntemisen arvoisia kaavoja

Muutama muu havainto samasta aineistosta täydentää kuvaa siitä, milloin no-show’ja oikeasti tapahtuu. Illallispalvelu näyttää 2,63 %:n no-show-prosentin lounaan 1,84 %:a vastaan, joten riskialttein ilmoitusaikaikkuna merkitsee enemmän illalla, kun pöytiä on vaikeampi kierrättää kahdesti. Maanantai on huonoin päivä 2,69 %:lla, keskiviikko parhain 2,09 %:lla. Tammikuu on huonoin kuukausi 2,62 %:lla, elokuu parhain 2,14 %:lla. Mikään näistä ei korvaa ilmoitusaikakuvaa, mutta ne auttavat päättämään, mihin kannattaa kerrostaa lisähuomiota sen päälle, esimerkiksi tiukentamalla muistutusten ajoitusta maanantain illallisvarauksella, joka on tehty neljä päivää etukäteen ja jossa kasautuu useita riskitekijöitä yhtä aikaa.

Lopeta väärän ikkunan murehtiminen

Kuukausi etukäteen tehty varaus ei ole ongelmasi. Muutama päivä etukäteen tehty varaus, se, joka tuntuu liian läheiseltä huolestuttaakseen ja liian kaukaiselta tuntuakseen kiireelliseltä, on se, missä todellinen riski oikeasti on. Pidä varausikkunasi avoinna, ja käytä vahvistus- ja muistutusvaivannäkösi 2–13 päivän väliin kalenterin kaukaisen pään sijaan.

Resos hoitaa mekaniikan puolestasi: automaattiset varausvahvistukset, ajastetut SMS-muistutukset ja jonotuslista, joka täyttää vapautuneet pöydät, jotta voit suojata varaukset, jotka oikeasti sitä tarvitsevat, sen sijaan että suojaisit niitä, joihin vaistosi osoittaa. Katso, miten Resos toimii ja ala kohdistaa riskienhallintavaivannäkösi siihen, minne data sanoo sen kuuluvan.