In this article
Για σχεδόν κάθε εστιατόριο, η αγορά ενός συστήματος κρατήσεων είναι καλύτερη επιλογή από την ανάπτυξη ενός από την αρχή. Ένα έτοιμο σύστημα κοστίζει ένα μικρό μηνιαίο τέλος και λειτουργεί από την πρώτη μέρα. Ένα custom σύστημα κοστίζει μήνες δουλειάς από developers, και το κόστος δεν σταματά ποτέ – κάποιος πρέπει να το συντηρεί για πάντα. Η ανάπτυξη από μηδέν έχει νόημα μόνο σε λίγες, ασυνήθιστες περιπτώσεις, και αυτός ο οδηγός εξηγεί ακριβώς ποιες είναι αυτές.
Το ερώτημα «να φτιάξω ή να αγοράσω» εμφανίζεται συχνά – συνήθως μετά από μια απογοητευτική παρουσίαση ή ένα απρόσμενο χρέωση ανά κάλυψη θέσης. Η ορμή είναι κατανοητή: πόσο δύσκολη μπορεί να είναι μια φόρμα κράτησης; Η ειλικρινής απάντηση είναι ότι η φόρμα κράτησης είναι το εύκολο 10%. Το υπόλοιπο 90% είναι όλα όσα συμβαίνουν γύρω από αυτή, και εκεί η ανάπτυξη αθόρυβα μετατρέπεται σε μια δεύτερη επιχείρηση που ποτέ δεν σκοπεύατε να ξεκινήσετε.
Βασικά συμπεράσματα
- Αγοράστε, σχεδόν πάντα. Ένα σύστημα συνδρομής είναι έτοιμο σήμερα, συντηρείται για εσάς, και κοστίζει λιγότερο από τις ώρες developer που θα “κάψετε” στον πρώτο μήνα ανάπτυξης.
- Η φόρμα κράτησης δεν είναι το δύσκολο μέρος. Η διαχείριση τραπεζιών, η αντιμετώπιση των no-show, οι υπενθυμίσεις, οι πληρωμές και οι ενσωματώσεις είναι εκεί που βρίσκεται η πραγματική δουλειά και το κόστος.
- Μια ανάπτυξη δεν τελειώνει ποτέ. Οι κανόνες πληρωμών, τα browsers και οι προσδοκίες των πελατών αλλάζουν συνεχώς, οπότε ένα custom σύστημα χρειάζεται συνεχή χρόνο developer για όσο καιρό το λειτουργείτε.
- Αναπτύξτε μόνο αν έχετε μια πραγματικά μοναδική ροή εργασίας που κανένα σύστημα δεν υποστηρίζει, και την ομάδα μηχανικών που θα το αναλάβει για χρόνια.
Τι σημαίνει στην πράξη «να φτιάξω»
Η ανάπτυξη ενός συστήματος κρατήσεων για εστιατόριο δεν είναι ένα project. Είναι ένα σωρό από projects.
Χρειάζεστε ένα widget κράτησης για τους πελάτες που λειτουργεί σε κάθε κινητό και browser. Χρειάζεστε ένα ημερολόγιο στο backend που κατανοεί τραπέζια, καθίσματα, διάρκειες και χρόνους εναλλαγής. Χρειάζεστε διαχείριση τραπεζιών ώστε η συγκέντρωση στις 7 το βράδυ να μην κατανέμει τέσσερις ομάδες στα ίδια δύο άτομα. Χρειάζεστε αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις μέσω SMS και email, γιατί χωρίς αυτές τα no-show εκτοξεύονται. Χρειάζεστε προκαταβολές και καταγραφή κάρτας, πράγμα που σημαίνει διαχείριση πληρωμών και τους κανόνες ασφαλείας που τη συνοδεύουν. Χρειάζεστε βάση δεδομένων πελατών, αναφορές και τρόπο να δέχεστε κρατήσεις από Google και social media, όπου οι περισσότεροι δειπνούντες ξεκινούν σήμερα.
Και μετά χρειάζεστε να το κρατάτε όλο σε λειτουργία. Οι πάροχοι πληρωμών αλλάζουν τους κανόνες τους. Τα browsers ενημερώνονται. Η Google αλλάζει τον τρόπο που εμφανίζονται οι κρατήσεις στην αναζήτηση. Κάθε αλλαγή είναι ένα ticket για τον developer. Ένα σύστημα κρατήσεων δεν είναι κάτι που φτιάχνεις μια φορά – είναι κάτι που συντηρείς για όσο το εστιατόριό σου είναι ανοιχτό.
Τι σημαίνει στην πράξη «να αγοράσω»
Η αγορά σημαίνει ότι νοικιάζετε όλη αυτή τη δουλειά έναντι ενός προβλέψιμου μηνιαίου τέλους. Το σύστημα είναι ήδη φτιαγμένο, ήδη δοκιμασμένο σε χιλιάδες εστιατόρια, και ήδη συντηρείται από μια ομάδα που η μοναδική της δουλειά είναι να το κρατάει σε λειτουργία. Εγκαθίστατε σε λιγότερο από μια ώρα, αντί να έχετε ένα roadmap που μετριέται σε τρίμηνα.
Ο συμβιβασμός που ανησυχεί τον κόσμο είναι ο έλεγχος: ένα έτοιμο σύστημα λειτουργεί με τον δικό του τρόπο, όχι τον δικό σας. Στην πράξη, ένα ώριμο σύστημα κρατήσεων είναι αρκετά παραμετροποιήσιμο ώστε αυτό σπάνια να αποτελεί πρόβλημα, και ο χρόνος που εξοικονομείτε επιστρέφει πίσω στην αίθουσα – εκεί όπου κερδίζετε χρήματα.
Η πραγματική σύγκριση κόστους
Η αρχική τιμή μιας ανάπτυξης είναι «δωρεάν, έχουμε έναν φίλο developer». Η πραγματική τιμή είναι πολύ διαφορετική.
Ανάπτυξη (πρώτο έτος, κατά προσέγγιση): Ένας ικανός developer κοστίζει πολύ περισσότερο ανά μήνα από ότι το ετήσιο κόστος οποιουδήποτε συστήματος κρατήσεων. Ακόμα και μια βασική ανάπτυξη απαιτεί εβδομάδες δουλειάς πριν από την εκκίνηση, συν συνεχή συντήρηση. Ρεαλιστικά μιλάμε για χιλιάδες ευρώ πριν κάνει κράτηση ο πρώτος πελάτης, και ένα επαναλαμβανόμενο κόστος συντήρησης που δεν μηδενίζεται ποτέ. Αντιμετωπίστε με καχυποψία κάθε εκτίμηση τύπου «θα το φτιάξουμε στο Σαββατοκύριακο» – γιατί το Σαββατοκύριακο καλύπτει μόνο τη φόρμα κράτησης, όχι το 90% γύρω από αυτή.
Αγορά: Μια συνδρομή βασισμένη στον όγκο κρατήσεών σας, χωρίς χρεώσεις ανά κάλυψη και χωρίς συμβόλαιο. Το Resos ξεκινά με ένα δωρεάν πλάνο για μικρούς όγκους και παραμένει σε σταθερό μηνιαίο κόστος καθώς μεγαλώνετε. Δείτε τη σελίδα τιμολόγησης για τα τρέχοντα ποσά. Το σημαντικό δεν είναι το ακριβές νούμερο – είναι ότι το κόστος είναι μικρό, προβλέψιμο, και περιλαμβάνει τη συντήρηση για την οποία διαφορετικά θα πληρώνατε έναν developer.
Για μια πληρέστερη ανάλυση του τι κοστίζουν τα συστήματα κρατήσεων και πού κρύβονται οι κρυφές χρεώσεις, δείτε τον οδηγό μας για το κόστος συστήματος κρατήσεων εστιατορίου.
Πότε η ανάπτυξη έχει πράγματι νόημα
Η ανάπτυξη μπορεί να είναι η σωστή επιλογή, αλλά ο πήχης είναι ψηλός. Συνήθως χρειάζονται όλα τα παρακάτω ταυτόχρονα:
- Έχετε μια τόσο ιδιαίτερη ροή εργασίας που κανένα υπάρχον σύστημα δεν την υποστηρίζει, και αυτή η ροή είναι κεντρική στον τρόπο που κερδίζετε χρήματα.
- Έχετε ήδη engineers που μπορούν να αναλάβουν το σύστημα για χρόνια – όχι έναν εξωτερικό συνεργάτη που εξαφανίζεται μετά την εκκίνηση.
- Έχετε κάνει τους υπολογισμούς και το συνεχές κόστος συντήρησης αξίζει πραγματικά τον έλεγχο που κερδίζετε.
Μεγάλοι όμιλοι εστιατορίων με εσωτερικές ομάδες ανάπτυξης μερικές φορές πληρούν αυτές τις προϋποθέσεις. Ένα ανεξάρτητο εστιατόριο, μια μικρή αλυσίδα ή ένα καφέ σχεδόν ποτέ.
Πότε η αγορά έχει νόημα (σχεδόν πάντα)
Αν είστε ανεξάρτητο εστιατόριο, μικρός όμιλος, καφέ, μπαρ ή ταβέρνα – αγοράστε. Παίρνετε ένα σύστημα που λειτουργεί σήμερα, κοστίζει λιγότερο από τις ώρες developer που θα “κάψετε” στον πρώτο μήνα ανάπτυξης, και βελτιώνεται με τον καιρό χωρίς να κουνήσετε το δάχτυλό σας. Το ανταγωνιστικό σας πλεονέκτημα είναι το φαγητό και η εξυπηρέτησή σας – όχι το λογισμικό κρατήσεων.
Ένας καλός τρόπος να το δοκιμάσετε είναι να ξεκινήσετε δωρεάν. Το Resos έχει ένα πραγματικό δωρεάν πλάνο, ώστε να μπορείτε να τρέξετε πραγματικές κρατήσεις μέσα από ένα έτοιμο σύστημα πριν ακόμα τελειώσετε να γράφετε τις προδιαγραφές για ένα custom.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι φθηνότερο να φτιάξεις σύστημα κρατήσεων παρά να αγοράσεις έτοιμο;
Όχι. Η ανάπτυξη είναι σχεδόν πάντα πιο ακριβή μόλις υπολογίσετε τον χρόνο του developer. Ακόμα και μια βασική υλοποίηση κοστίζει χιλιάδες ευρώ πριν από την εκκίνηση και χρειάζεται συνεχή συντήρηση, ενώ ένα έτοιμο σύστημα είναι ένα μικρό μηνιαίο κόστος που περιλαμβάνει ήδη αυτή τη συντήρηση.
Πόσο καιρό χρειάζεται για να φτιαχτεί ένα custom σύστημα κρατήσεων;
Μήνες για κάτι χρηστικό – και δεν τελειώνει ποτέ πραγματικά. Η φόρμα κράτησης γίνεται γρήγορα, αλλά η διαχείριση τραπεζιών, οι υπενθυμίσεις, οι πληρωμές, οι ενσωματώσεις και η συνεχής συντήρηση επεκτείνουν τη χρονογραμμή και εξακολουθούν να καταναλώνουν χρόνο developer για όσο καιρό το λειτουργείτε.
Μπορώ να μεταβώ από custom σύστημα σε έτοιμο αργότερα;
Ναι. Μπορείτε να εξάγετε τα δεδομένα πελατών και κρατήσεών σας και να μεταβείτε σε ένα σύστημα όπως το Resos σε λιγότερο από μια ώρα. Πολλά εστιατόρια κάνουν ακριβώς αυτό μόλις το κόστος συντήρησης ενός ιδιοκατασκευασμένου συστήματος τους φτάσει.
Τι χάνω αν αγοράσω αντί να αναπτύξω;
Πολύ λίγα στην πράξη. Ένα ώριμο σύστημα κρατήσεων είναι αρκετά παραμετροποιήσιμο για να ταιριάξει στις περισσότερες ροές εργασίας, και ανταλλάσσετε λίγο έλεγχο με ένα σύστημα που λειτουργεί σήμερα, παραμένει συντηρημένο, και κοστίζει ένα κλάσμα σε σχέση με μια ανάπτυξη.
Συμπέρασμα
Αναπτύξτε μόνο αν έχετε μια πραγματικά μοναδική ροή εργασίας και μια ομάδα μηχανικών που θα την αναλάβει για χρόνια. Διαφορετικά, αγοράστε: είναι πιο γρήγορο, φθηνότερο, και κάποιος άλλος φέρει το βάρος της συντήρησης για πάντα. Το πιο εύκολο πρώτο βήμα είναι να ξεκινήσετε με ένα δωρεάν σύστημα κρατήσεων και να δείτε πόσα ήδη κάνει ένα έτοιμο σύστημα.
Σχετικά: Κόστος συστήματος κρατήσεων εστιατορίου | Απαραίτητα χαρακτηριστικά σε ένα σύστημα κρατήσεων | Σύστημα κρατήσεων εστιατορίου
