Oma varausjärjestelmä vai valmis – kumpi kannattaa?

Lähes jokaisen ravintolan kannattaa hankkia valmis ravintolavarausjärjestelmä oman rakentamisen sijaan. Valmis järjestelmä maksaa pienen kuukausimaksun ja toimii heti ensimmäisestä päivästä. Oman järjestelmän rakentaminen vie kehittäjältä kuukausia – eikä se siinä lopu, sillä joku on ylläpidettävä sitä loputtomiin. Rakentaminen kannattaa vain harvoissa ja erikoisissa tilanteissa, ja tässä oppaassa kerrotaan täsmälleen milloin.

“Rakennetaanko oma vai ostetaanko valmis?” -kysymys nousee usein esiin, yleensä turhauttavan demon tai yllättävän pöytäkohtaisen laskutuksen jälkeen. Ajatus on ymmärrettävä: kuinka monimutkainen varauskaaviolomake nyt voi olla? Rehellinen vastaus on, että lomake on helppo 10 prosenttia. Loput 90 prosenttia on kaikkea sen ympärillä – ja siinä yksinkertaisesta projektista kasvaa hiljaa toinen yritys, jota et koskaan aikonut perustaa.

Tärkeimmät opit

• Osta lähes aina. Tilauspalvelu on käytössä jo tänään, joku muu ylläpitää sen, ja se on halvempi kuin kehittäjätunnit, joita oma järjestelmä söisi ensimmäisen kuukauden aikana.
• Varaauslomake ei ole se vaikea osa. Pöytähallinta, peruuttamattomien varausten käsittely, muistutukset, maksut ja integraatiot ovat se todellinen työ ja kustannus.
• Oma järjestelmä ei valmistu koskaan. Maksusäännöt, selaimet ja asiakkaiden odotukset muuttuvat jatkuvasti, joten räätälöity järjestelmä vaatii kehittäjäaikaa niin kauan kuin ravintola on auki.
• Rakenna vain, jos sinulla on aidosti ainutlaatuinen työnkulku, jota mikään järjestelmä ei tue, ja insinööritiimi, joka voi omistaa sen vuosiksi.

Mitä “rakentaminen” oikeasti tarkoittaa

Ravintolavarausjärjestelmän rakentaminen ei ole yksi projekti. Se on pino projekteja.

Tarvitset asiakkaille näkyvän varauswidgetin, joka toimii jokaisella puhelimella ja selaimella. Tarvitset taustakalenterin, joka ymmärtää pöydät, istumisjärjestelyt, varausajat ja pöytien kiertoajat. Tarvitset pöytähallinnan, jotta kello 19 piikit eivät aja neljää seuruetta samaan kahden hengen pöytään. Tarvitset automaattiset SMS- ja sähköpostimuistutukset – ilman niitä peruuttamattomien varausten määrä kasvaa. Tarvitset vakuusmaksut ja korttitietojen tallennuksen, mikä tarkoittaa maksujen käsittelyä ja niihin liittyviä tietoturvavaatimuksia. Tarvitset asiakasrekisterin, raportit ja tavan ottaa varauksia Googlen ja sosiaalisen median kautta – sieltähän useimmat ruokailijat nykyään aloittavat hakunsa.

Ja sitten sinun täytyy pitää kaikki tämä toiminnassa. Maksupalveluntarjoajat muuttavat sääntöjään. Selaimet päivittyvät. Google muuttaa tapaa, jolla varaukset näkyvät hauissa. Jokainen muutos on kehittäjälle uusi tiketti. Varausjärjestelmä ei ole asia, jonka rakentaa kerran – se on asia, jota ylläpidetään niin kauan kuin ravintola on auki.

Mitä “ostaminen” oikeasti tarkoittaa

Ostaminen tarkoittaa kaiken tämän työn vuokraamista ennustettavalla kuukausimaksulla. Järjestelmä on jo rakennettu, testattu tuhansissa ravintoloissa ja sitä ylläpitää tiimi, jonka ainoa tehtävä on pitää se toiminnassa. Käyttöönotto onnistuu alle tunnissa sen sijaan, että edessä olisi kvartaaleissa mitattava tiekartta.

Ihmisten eniten huolettava kompromissi on kontrolli: ostettu järjestelmä toimii omalla tavallaan, ei sinun. Käytännössä kypsä varausjärjestelmä on kuitenkin tarpeeksi muokattavissa, joten tämä on harvoin todellinen ongelma – ja säästetty aika palautuu ravintolasaliin, missä se tuottaa rahaa.

Todelliset kustannukset vertailussa

Rakentamisen mainostettu hinta on “ilmainen, meillä on tuttava kehittäjä.” Todellinen hinta on aivan toinen.

Rakentaminen (ensimmäinen vuosi, karkea arvio): Pätevä kehittäjä maksaa kuukaudessa huomattavasti enemmän kuin mikään varausjärjestelmä vuodessa. Jo riisutun perusversion rakentaminen vie viikkoja ennen julkaisua, ja sen jälkeen tulee jatkuva ylläpito. Realistisesti edessä ovat tuhannet eurot ennen kuin yksikään asiakas varaa pöydän – ja toistuva ylläpitokustannus, joka ei koskaan laske nollaan. Suhtaudu epäillen kaikkiin “rakennetaan viikonlopussa” -arvioihin, sillä viikonloppu kattaa varaauslomakkeen, ei sitä 90 prosenttia sen ympärillä.

Ostaminen: Varaausmäärään perustuva tilausmaksu, ilman pöytäkohtaisia maksuja tai sopimuksia. Resos alkaa ilmaisella paketilla pienille volyymeille ja pysyy kiinteänä kuukausimaksuna kasvun myötä. Katso tarkat hinnat hinnoittelusivulta. Tärkeintä ei ole tarkka summa – vaan se, että kustannus on pieni, ennustettava ja sisältää ylläpidon, josta muuten maksaisit kehittäjälle.

Kattavampaa tietoa varausjärjestelmien kustannuksista ja piilokulut paljastava opas löytyy täältä: ravintolavarausjärjestelmän kustannukset.

Milloin rakentaminen oikeasti kannattaa

Rakentaminen voi olla oikea valinta, mutta rimaa on nostettu korkealle. Yleensä vaaditaan kaikkia näistä yhtä aikaa:

• Sinulla on niin epätavallinen työnkulku, ettei mikään olemassa oleva järjestelmä tue sitä – ja kyseinen työnkulku on keskeinen osa ansaintamalliasi.
• Sinulla on jo palkkalistoilla insinöörejä, jotka voivat omistaa järjestelmän vuosiksi, ei urakoitsija joka katoaa julkaisun jälkeen.
• Olet laskenut, onko jatkuva ylläpitokustannus aidosti sen arvoinen kontrollin lisäyksen vuoksi.

Suuret ketjut, joilla on omat tuotekehitystiimit, ylittävät toisinaan tämän kynnyksen. Yksittäinen ravintola, pieni ketju tai kahvila ei juuri koskaan.

Milloin ostaminen kannattaa (lähes aina)

Jos olet itsenäinen ravintola, pieni ketju, kahvila, baari tai pub – osta valmis. Saat järjestelmän, joka toimii jo tänään, maksaa vähemmän kuin kehittäjätunnit ensimmäisen kuukauden aikana ja paranee ajan myötä ilman, että sinun tarvitsee nostaa sormeakaan. Kilpailuetusi on ruokasi ja palvelusi, ei varausohjelmistosi.

Hyvä tapa testata tätä on aloittaa ilmaiseksi. Resosilla on aito ilmainen paketti, joten voit ajaa oikeita varauksia valmiin järjestelmän kautta – aikana, jonka muuten käyttäisit räätälöidyn järjestelmän vaatimusmäärittelyn kirjoittamiseen.

Usein kysytyt kysymykset

Onko ravintolavarausjärjestelmän rakentaminen halvempaa kuin ostaminen?

Ei. Rakentaminen on lähes aina kalliimpaa, kun lasketaan mukaan kehittäjäaika. Jo perustason toteutus maksaa tuhansia euroja ennen julkaisua ja vaatii jatkuvaa ylläpitoa, kun taas ostettu järjestelmä on pieni kuukausimaksu joka sisältää sen ylläpidon.

Kuinka kauan oman varausjärjestelmän rakentaminen kestää?

Kuukausia minkä tahansa käyttökelpoisen version osalta – eikä se ole koskaan oikeasti valmis. Varaauslomake syntyy nopeasti, mutta pöytähallinta, muistutukset, maksut, integraatiot ja jatkuva ylläpito venyttävät aikataulua ja kuluttavat kehittäjäaikaa niin kauan kuin ravintola on auki.

Voiko vaihtaa omasta järjestelmästä ostettuun myöhemmin?

Kyllä. Voit viedä asiakastietosi ja varauksesi ja siirtyä järjestelmään kuten Resos alle tunnissa. Monet ravintolat tekevät juuri näin, kun oman järjestelmän ylläpitokustannukset alkavat tuntua liian raskailta.

Mitä menetän ostamalla oman rakentamisen sijaan?

Käytännössä hyvin vähän. Kypsä varausjärjestelmä on tarpeeksi muokattavissa useimpiin työnkulkuihin, ja luovut pienestä osasta kontrollia saadaksesi järjestelmän, joka toimii jo tänään, pysyy ylläpidettynä ja maksaa murto-osan rakentamisesta.

Johtopäätös

Rakenna vain, jos sinulla on aidosti ainutlaatuinen työnkulku ja insinööritiimi, joka omistaa sen vuosiksi. Muussa tapauksessa osta: se on nopeampaa, halvempaa ja joku muu kantaa ylläpitovastuun pysyvästi. Helpoin ensiaskel on aloittaa ilmaisella ravintolavarausjärjestelmällä ja nähdä kuinka paljon valmis järjestelmä jo tekee puolestasi.

Aiheeseen liittyvää: Ravintolavarausjärjestelmän kustannukset | Ravintolavarausjärjestelmän tärkeimmät ominaisuudet | Ravintolavarausjärjestelmä