Λογισμικό σχεδίου κάτοψης εστιατορίου: σχεδιάστε το πλάνο τραπεζιών σας και κάντε το κρατήσιμο

Τα περισσότερα εστιατόρια ξεκινούν την κάτοψή τους σε ένα γενικό εργαλείο σχεδίασης, και αυτό είναι σωστή επιλογή για ένα πρώτο σκίτσο. Το πρόβλημα εμφανίζεται αργότερα: μια εικόνα δεν ξέρει ποια τραπέζια είναι ελεύθερα απόψε, και δεν μπορεί από μόνη της να βάλει μια κράτηση σε ένα τραπέζι. Αν απλώς σχεδιάζετε μια διάταξη για τον ιδιοκτήτη του ακινήτου ή για αίτηση άδειας, ένα δωρεάν εργαλείο διαγραμμάτων αρκεί. Αν δέχεστε κρατήσεις online, χρειάζεστε λογισμικό κάτοψης που είναι συνδεδεμένο με το σύστημα κρατήσεών σας, ώστε το σχέδιο να κάνει κάτι παραπάνω από το να παραμένει στατικό.

Αυτός ο οδηγός εξετάζει ειλικρινά και τις δύο κατηγορίες: σε τι είναι καλά τα γενικά εργαλεία κατόψεων, πού σταματάει η χρησιμότητά τους, και πώς αλλάζει την καθημερινότητα ένα πλάνο τραπεζιών συνδεδεμένο με τις κρατήσεις. Αν δεν έχετε σχεδιάσει ακόμα μια διάταξη και θέλετε πρώτα τους κανόνες αποστάσεων και τους υπολογισμούς χωρητικότητας καθισμάτων, ξεκινήστε από αυτόν τον οδηγό κάτοψης εστιατορίου για διατάξεις και χωρητικότητα, και μετά επιστρέψτε εδώ για να το κάνετε κρατήσιμο.

Τα βασικά συμπεράσματα

• Τα γενικά εργαλεία κατόψεων (Canva, SmartDraw, Floorplanner, RoomSketcher, Lucidchart) είναι δωρεάν ή χαμηλού κόστους και επαρκούν για μια εφάπαξ διάταξη που θα εκτυπώσετε, θα υποβάλετε ή θα δώσετε σε έναν εργολάβο.
• Το λογισμικό πλάνου τραπεζιών που συνδέεται με τις κρατήσεις δένει το ίδιο σχέδιο με το ημερολόγιο κρατήσεών σας, έτσι τα τραπέζια εμφανίζονται ελεύθερα ή κατειλημμένα σε πραγματικό χρόνο, και οι κρατήσεις καταλήγουν ακριβώς στο τραπέζι που τοποθετήσατε.
• Το σημείο καμπής είναι η στιγμή που ξεκινάτε να δέχεστε κρατήσεις online. Πριν από αυτό, μια στατική εικόνα λειτουργεί. Μετά, μια στατική εικόνα γίνεται ένα ακόμη πράγμα που πρέπει να ενημερώνετε με το χέρι.
• Το να σχεδιάσετε ένα πλάνο τραπεζιών μέσα σε λογισμικό κρατήσεων παίρνει στα περισσότερα εστιατόρια λιγότερο από μία ώρα, μαζί με πόρτες, σκάλες και βεράντα.

Τι σημαίνει πραγματικά “λογισμικό κάτοψης”

Ο όρος καλύπτει δύο πραγματικά διαφορετικά εργαλεία, και η σύγχυση ανάμεσά τους είναι το πιο συχνό λάθος των επαγγελματιών.

Τα γενικά εργαλεία κατόψεων είναι φτιαγμένα για κάθε χώρο: μια ανακαίνιση σπιτιού, μια διάταξη γραφείου, έναν χώρο γάμου. Έχουν εικονίδια επίπλων εστιατορίου κολλημένα πάνω σε έναν γενικού σκοπού καμβά. Σύρετε τραπέζια και καρέκλες στη θέση τους, προσθέτετε τοίχους και πόρτες, και εξάγετε μια εικόνα ή ένα PDF.

Τα πλάνα τραπεζιών που συνδέονται με τις κρατήσεις είναι σχεδιασμένα ειδικά για τη λειτουργία ενός εστιατορίου. Τα τραπέζια που σχεδιάζετε δεν είναι απλά σχήματα, είναι τα ίδια τραπέζια στα οποία το σύστημα κρατήσεών σας αναθέτει κρατήσεις. Μετακινήστε μια κράτηση, και μετακινείται και στο πλάνο. Σημαδέψτε ένα τραπέζι ως κατειλημμένο, και το πλάνο αντανακλά την πραγματική κατάσταση της σάλας απόψε.

Και τα δύο είναι έγκυρες επιλογές. Η σωστή εξαρτάται από τι θα κάνετε με το σχέδιο αφού το ολοκληρώσετε.

Γενικά εργαλεία κατόψεων: γρήγορα, δωρεάν και στατικά

Αν χρειάζεστε απλά μια καθαρή εικόνα της σάλας σας, ένα γενικό εργαλείο σας πάει εκεί γρήγορα. Σύρετε πρότυπα επίπλων σε έναν καμβά, προσαρμόζετε το μέγεθος της σάλας σε κλίμακα, εξάγετε ένα PNG ή PDF. Εργαλεία όπως το Canva, το SmartDraw, το Floorplanner, το RoomSketcher και το Lucidchart τα καταφέρνουν όλα καλά σε αυτό, και τα περισσότερα έχουν δωρεάν έκδοση αρκετή για μία διάταξη εστιατορίου.

Σε τι είναι πραγματικά χρήσιμα αυτά τα εργαλεία:

• Μια κάτοψη για να επισυναφθεί σε αίτηση άδειας ή σε μίσθωση
• Μια διάταξη για να δοθεί σε έναν εργολάβο πριν από μια ανακαίνιση
• Ένα εφάπαξ πρόπλασμα όσο ακόμα αποφασίζετε τον αριθμό τραπεζιών, πριν το άνοιγμα
• Ένα εκτυπωμένο σημείο αναφοράς για προσωπικό που δεν χρειάζεται ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο

Πού σταματάει η βοήθειά τους: η εικόνα δεν έχει καμία ιδέα για τι συμβαίνει στη σάλα σας απόψε. Αν ένα τραπέζι μετακινηθεί, ενωθεί για μια μεγάλη παρέα, ή αποσυρθεί από τη ρότα, ενημερώνετε το σχέδιο με το χέρι, ξεχωριστά από ό,τι χρησιμοποιείτε για να διαχειριστείτε τις κρατήσεις. Τίποτα δεν συνδέει τα δύο, οπότε το πλάνο και η πραγματικότητα αποκλίνουν τη στιγμή που το service φορτώνει.

Πλάνα τραπεζιών συνδεδεμένα με κρατήσεις: η διάταξη τρέχει το service σας

Ένα πλάνο τραπεζιών συνδεδεμένο με κρατήσεις είναι η ίδια ιδέα, μια οπτική διάταξη της σάλας σας, αλλά τα τραπέζια είναι ζωντανά αντικείμενα, όχι σχήματα. Το καθένα είναι συνδεδεμένο με το σύστημα κρατήσεών σας, οπότε το σχέδιο ενημερώνεται καθώς οι κρατήσεις μπαίνουν και βγαίνουν.

Το Resos σας δίνει ένα πλάνο τραπεζιών με μεταφορά και απόθεση, δωρεάν για δοκιμή, που αντικατοπτρίζει την πραγματική σάλα σας, με πόρτες, σκάλες, βεράντα και φυτά, και συνδέει κάθε κράτηση με το ακριβές τραπέζι που σχεδιάσατε. Αναθέστε μια κράτηση σε ένα τραπέζι μία φορά, και το πόστο υποδοχής, η σάλα και το widget online κρατήσεων διαβάζουν όλα την ίδια εικόνα. Δεν υπάρχει ξεχωριστό διάγραμμα που πρέπει να ενημερώνεται, γιατί το διάγραμμα είναι το σύστημα κρατήσεων.

Αυτή είναι η ουσιαστική διαφορά από ένα γενικό εργαλείο διαγραμμάτων: το πλάνο δεν περιγράφει απλά τη σάλα σας, τη διαχειρίζεται.

Πότε αρκεί ένα γενικό εργαλείο διαγραμμάτων

• Είστε πριν το άνοιγμα και χρειάζεστε μόνο μια διάταξη για άδειες, μίσθωση ή εργολάβο.
• Δεν δέχεστε ακόμα online κρατήσεις και διαχειρίζεστε το βιβλίο κρατήσεων τηλεφωνικά ή σε χαρτί.
• Το εστιατόριό σας έχει μία σταθερή διάταξη που σχεδόν ποτέ δεν αλλάζει.
• Χρειάζεστε μόνο ένα εκτυπωμένο σημείο αναφοράς, όχι μια ζωντανή εικόνα των τραπεζιών απόψε.

Πότε χρειάζεστε πλάνο τραπεζιών συνδεδεμένο με κρατήσεις

• Δέχεστε online κρατήσεις και θέλετε οι κρατήσεις να καταλήγουν αυτόματα σε συγκεκριμένο τραπέζι.
• Λειτουργείτε περισσότερους από έναν χώρο, μια βεράντα ή μια ιδιωτική αίθουσα, και πρέπει να αλλάζετε διατάξεις γρήγορα.
• Το πόστο υποδοχής σας πρέπει να βλέπει με μια ματιά ποια τραπέζια είναι κατειλημμένα, ελεύθερα, ή κοντά στο να αδειάσουν.
• Θέλετε τα walk-in και η λίστα αναμονής να εμφανίζονται στο ίδιο πλάνο με τις κρατήσεις, όχι σε ξεχωριστή λίστα.

Πώς να φτιάξετε ένα πλάνο τραπεζιών έτοιμο για κρατήσεις

1. Σχεδιάστε τη σάλα σε κλίμακα. Προσθέστε τραπέζια, πόρτες, σκάλες, μπαρ, φυτά, οτιδήποτε βοηθά το προσωπικό να προσανατολιστεί με μια ματιά.
2. Ορίστε τη χωρητικότητα και το σχήμα κάθε τραπεζιού. Ταιριάξτε τις πραγματικές διαστάσεις, ώστε το πλάνο να αντανακλά τι χωράει πραγματικά, όχι μόνο τι φαίνεται τακτοποιημένο.
3. Ορίστε κανόνες συνένωσης τραπεζιών. Αποφασίστε ποια τραπέζια μπορούν να ενωθούν για μεγάλες παρέες, και ενημερώστε το σύστημα.
4. Συνδέστε το πλάνο με τους κανόνες κρατήσεων. Ορίστε ποια τραπέζια είναι κρατήσιμα online και με ποια προτεραιότητα, ώστε το πλάνο να γεμίζει μόνο του καθώς έρχονται κρατήσεις.
5. Δοκιμάστε με μια εικονική κράτηση. Κλείστε ένα τραπέζι εσείς οι ίδιοι πριν βγείτε live και επιβεβαιώστε ότι εμφανίζεται σωστά στη σάλα.

Γενικό εργαλείο εναντίον πλάνου τραπεζιών συνδεδεμένου με κρατήσεις

	Γενικό εργαλείο κατόψεων	Πλάνο τραπεζιών συνδεδεμένο με κρατήσεις
Κόστος	Δωρεάν έως χαμηλό κόστος	Περιλαμβάνεται σε ένα σύστημα κρατήσεων εστιατορίου, δωρεάν για δοκιμή
Καλύτερο για	Ένα εφάπαξ σχέδιο για εκτύπωση ή υποβολή	Καθημερινή λειτουργία του service
Σύνδεση με κρατήσεις	Όχι	Ναι
Ζωντανή κατάσταση τραπεζιών	Όχι	Ναι
Πολλαπλοί χώροι ή περιοχές	Εξαρτάται από το εργαλείο	Ναι, εναλλαγή με ένα κλικ
Αυτο-ενημέρωση με τις αλλαγές κρατήσεων	Όχι	Ναι

Συνήθη λάθη στην επιλογή λογισμικού κάτοψης

Να περιμένετε από ένα εργαλείο διακόσμησης σπιτιού να τρέξει το service. Τα γενικά εργαλεία διαγραμμάτων είναι φτιαγμένα για εφάπαξ σχέδια, όχι για ζωντανή λειτουργία. Αν βασίζεστε σε ένα από αυτά για να παρακολουθείτε την κατάσταση των τραπεζιών απόψε, τελικά κάνετε αυτή την παρακολούθηση με το χέρι κάπου αλλού.

Να σχεδιάζετε τραπέζια που δεν αντιστοιχούν στην πραγματική σάλα. Ένα πλάνο εκτός κλίμακας μπορεί να δείχνει ότι χωράει περισσότερους από όσους στην πραγματικότητα χωράει. Μετρήστε τη σάλα και τα έπιπλα πριν σχεδιάσετε, όχι μετά.

Να παραλείπετε τους κανόνες συνένωσης τραπεζιών. Οι μεγάλες παρέες είναι το σημείο όπου τα πλάνα καταρρέουν αν το σύστημα δεν ξέρει ποια τραπέζια μπορούν να ενωθούν. Ορίστε τους κανόνες συνένωσης πριν τους χρειαστείτε ένα φορτωμένο Σάββατο.

Συχνές ερωτήσεις

Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε ένα εργαλείο κατόψεων και σε λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών;

Ένα εργαλείο κατόψεων σχεδιάζει μια εικόνα της σάλας σας. Το λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών χρησιμοποιεί την ίδια εικόνα για να τρέχει το service, αναθέτοντας κρατήσεις σε τραπέζια, δείχνοντας ζωντανή κατάσταση, και ενημερώνοντας καθώς οι κρατήσεις αλλάζουν. Ένα εργαλείο κατόψεων είναι ένα σχέδιο· το λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών είναι ένα εργαλείο εργασίας.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω το Canva ή άλλο δωρεάν εργαλείο για να σχεδιάσω την κάτοψη του εστιατορίου μου;

Ναι, για ένα εφάπαξ σχέδιο. Το Canva, το SmartDraw και παρόμοια εργαλεία είναι μια καλή επιλογή για μια διάταξη που θα εκτυπώσετε, θα υποβάλετε για άδεια, ή θα δώσετε σε εργολάβο. Δεν θα συνδεθούν με τις κρατήσεις σας, οπότε θα χρειαστείτε ξεχωριστό σύστημα από τη στιγμή που ξεκινήσετε να δέχεστε κρατήσεις online.

Πόσο χρόνο παίρνει να φτιάξετε ένα πλάνο τραπεζιών σε λογισμικό κρατήσεων;

Τα περισσότερα εστιατόρια ολοκληρώνουν ένα πρώτο προσχέδιο σε λιγότερο από μία ώρα, μαζί με πόρτες, σκάλες και τυχόν εξωτερικά καθίσματα. Μπορείτε να το προσαρμόσετε όποτε αλλάζει η σάλα σας ή ο αριθμός τραπεζιών.

Χρειάζομαι λογισμικό κάτοψης αν δεν δέχομαι ακόμα online κρατήσεις;

Όχι απαραίτητα. Αν διαχειρίζεστε τις κρατήσεις τηλεφωνικά ή σε χαρτί, ένα γενικό εργαλείο διαγραμμάτων καλύπτει αυτό που χρειάζεστε σήμερα. Μεταβείτε σε πλάνο τραπεζιών συνδεδεμένο με κρατήσεις μόλις ξεκινήσετε να δέχεστε κρατήσεις online, ώστε η διάταξη και το ημερολόγιο να παραμένουν συγχρονισμένα αυτόματα.

Το συμπέρασμα

Σχεδιάστε την πρώτη σας διάταξη σε όποιο εργαλείο είναι πιο γρήγορο, αυτό το κομμάτι δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο. Όμως τη στιγμή που ξεκινάτε να δέχεστε online κρατήσεις, μια στατική εικόνα γίνεται πρόβλημα: δεν μπορεί να σας πει ποιο τραπέζι είναι ελεύθερο, και δεν μπορεί να βάλει μια κράτηση εκεί που θέλατε. Ένα πλάνο τραπεζιών συνδεδεμένο με κρατήσεις λύνει και τα δύο, και μπορείτε να το δοκιμάσετε στο δωρεάν πλάνο του Resos πριν δεσμευτείτε σε οτιδήποτε.

Σχετικά άρθρα: Τα 5 καλύτερα δωρεάν συστήματα online κρατήσεων για εστιατόρια | 10 συμβουλές για να βελτιστοποιήσετε το πλάνο τραπεζιών του εστιατορίου σας | Να φτιάξετε ή να αγοράσετε ένα σύστημα κρατήσεων εστιατορίου