Ravintolan pohjapiirrosohjelmisto: piirrä pöytäsuunnitelma ja tee siitä varattava

Useimmat ravintolat piirtävät ensimmäisen pohjapiirroksensa yleiskäyttöisellä piirustustyökalulla, ja se on ihan oikea ratkaisu luonnosvaiheessa. Ongelma ilmenee vasta myöhemmin: kuva ei tiedä, mitkä pöydät ovat tänä iltana vapaina, eikä se osaa itse asettaa varausta pöytään. Jos piirrät pohjapiirrosta vain vuokranantajaa tai lupahakemusta varten, ilmainen piirrostyökalu riittää mainiosti. Jos otat vastaan verkkovarauksia, tarvitset pohjapiirrosohjelmiston, joka on kytketty varausjärjestelmääsi, jotta piirros tekee muutakin kuin makaa paikoillaan.

Tässä oppaassa käydään rehellisesti läpi molemmat kategoriat: mihin yleiskäyttöiset pohjapiirrostyökalut oikeasti sopivat, missä kohtaa niiden hyöty loppuu, ja miten varausjärjestelmään integroitu pöytäsuunnitelma muuttaa arkea. Jos et ole vielä piirtänyt pohjapiirrosta ja haluat ensin tilankäytön säännöt ja asiakaspaikkojen laskentakaavat, aloita tästä ravintolan pohjapiirrosoppaasta, joka käsittelee tilaratkaisuja ja kapasiteettia, ja palaa tänne, kun on aika tehdä siitä varattava.

Keskeiset havainnot

• Yleiskäyttöiset pohjapiirrostyökalut (Canva, SmartDraw, Floorplanner, RoomSketcher, Lucidchart) ovat ilmaisia tai edullisia, ja sopivat hyvin kertaluonteiseen pohjapiirrokseen, jonka tulostat, lähetät eteenpäin tai annat urakoitsijalle.
• Varausjärjestelmään integroitu pöytäsuunnitteluohjelmisto yhdistää saman piirroksen varauskalenteriisi, jolloin pöydät näkyvät vapaina tai varattuina reaaliajassa ja varaukset osuvat juuri siihen pöytään, johon ne on tarkoitettu.
• Käännekohta on hetki, jolloin alat ottaa vastaan verkkovarauksia. Sitä ennen staattinen kuva riittää. Sen jälkeen staattinen kuva on vain yksi asia lisää, joka pitää päivittää käsin.
• Pöytäsuunnitelman piirtäminen varausohjelmistossa vie useimmilta ravintoloilta alle tunnin, ovet, portaat ja terassi mukaan lukien.

Mitä “pohjapiirrosohjelmisto” oikeasti tarkoittaa

Termi kattaa kaksi aidosti erilaista työkalua, ja niiden sekoittaminen toisiinsa on ravintoloitsijoiden yleisin virhe.

Yleiskäyttöiset pohjapiirrostyökalut on rakennettu mille tahansa tilalle: kodin remontille, toimiston pohjaratkaisulle, häätilalle. Niihin on liimattu ravintolakalusteikonit yleiskäyttöisen piirtoalustan päälle. Vedät pöydät ja tuolit paikoilleen, lisäät seinät ja ovet, ja viet lopputuloksen kuvana tai PDF-tiedostona.

Varausjärjestelmään integroidut pöytäsuunnitelmat on rakennettu nimenomaan ravintolapalvelun pyörittämiseen. Piirtämäsi pöydät eivät ole vain muotoja, ne ovat samat pöydät, joihin varausjärjestelmäsi kohdistaa varaukset. Kun siirrät varausta, se siirtyy myös suunnitelmassa. Kun merkitset pöydän varatuksi, suunnitelma näyttää salin todellisen tilanteen juuri tänä iltana.

Molemmat ovat pätevä valinta. Oikea vaihtoehto riippuu siitä, mitä aiot tehdä piirroksella sen valmistumisen jälkeen.

Yleiskäyttöiset pohjapiirrostyökalut: nopeita, ilmaisia ja staattisia

Jos tarvitset vain siistin kuvan ravintolasalistasi, yleiskäyttöinen työkalu vie sinut perille nopeasti. Vedä kalustemallit piirtoalustalle, mittakaavaa sali oikean kokoiseksi ja vie lopputulos PNG- tai PDF-tiedostona. Canva, SmartDraw, Floorplanner, RoomSketcher ja Lucidchart hoitavat kaikki tämän hyvin, ja useimmissa on ilmainen taso, joka riittää yhden ravintolan pohjapiirrokseen.

Mihin näistä työkaluista on aidosti hyötyä:

• Pohjapiirros lupahakemuksen tai vuokrasopimuksen liitteeksi
• Pohjaratkaisu urakoitsijalle ennen remonttia
• Kertaluonteinen hahmotelma, kun pöytämäärä on vielä auki ennen avajaisia
• Tulostettu apuväline henkilökunnalle, jonka ei tarvitse päivittyä reaaliajassa

Missä kohtaa hyöty loppuu: kuvalla ei ole mitään käsitystä siitä, mitä salissa tapahtuu juuri tänä iltana. Kun pöytä siirtyy, yhdistyy isolle seurueelle tai poistuu käytöstä, päivität piirroksen käsin, erillään siitä järjestelmästä, jolla hoidat varaukset. Mikään ei yhdistä näitä kahta, jolloin suunnitelma ja todellisuus alkavat elää eri elämää heti, kun sali täyttyy.

Varausjärjestelmään integroitu pöytäsuunnitelma: pohjapiirros pyörittää palvelua

Varausjärjestelmään integroitu pöytäsuunnitelma on sama idea, visuaalinen kuva ravintolasalistasi, mutta pöydät ovat eläviä kohteita, ei vain muotoja. Jokainen pöytä on yhteydessä varausjärjestelmääsi, joten piirros päivittyy sitä mukaa kun varauksia tulee ja poistuu.

Resos tarjoaa raahaa ja pudota -pöytäsuunnitelman, jota voit kokeilla ilmaiseksi, joka vastaa oikeaa saliasi, ovet, portaat, terassi ja kasvit mukaan lukien, ja kohdistaa jokaisen varauksen juuri siihen pöytään, jonka olet piirtänyt. Kun kohdistat varauksen pöytään kerran, vastaanottopiste, sali ja verkkovarauswidget lukevat kaikki samaa kuvaa. Erillistä kaaviota ei tarvitse pitää ajan tasalla, koska kaavio on varausjärjestelmä.

Tässä on merkittävä ero yleiskäyttöiseen kaaviotyökaluun: suunnitelma ei vain kuvaa saliasi, se pyörittää sitä.

Milloin yleiskäyttöinen kaaviotyökalu riittää

• Ravintola on vielä avaamatta, ja tarvitset pohjaratkaisun vain lupia, vuokrasopimusta tai urakoitsijaa varten.
• Et ota vielä vastaan verkkovarauksia, ja hoidat varauskirjaa puhelimitse tai paperilla.
• Ravintolassasi on yksi kiinteä pohjaratkaisu, joka ei käytännössä juuri koskaan muutu.
• Tarvitset vain tulostetun apuvälineen, et reaaliaikaista näkymää illan pöytiin.

Milloin tarvitset varausjärjestelmään integroidun pöytäsuunnitelman

• Otat vastaan verkkovarauksia ja haluat varausten kohdistuvan automaattisesti oikeaan pöytään.
• Ravintolassasi on useampi kerros, terassi tai kabinetti, ja sinun täytyy vaihtaa pohjaratkaisujen välillä nopeasti.
• Vastaanottopisteen täytyy nähdä yhdellä silmäyksellä, mitkä pöydät ovat varattuja, vapaina tai kohta vapautumassa.
• Haluat, että walk-in-asiakkaat ja jonotuslistalla olevat näkyvät samassa suunnitelmassa kuin varaukset, eivät erillisellä listalla.

Miten rakennat varattavan pöytäsuunnitelman

1. Piirrä sali mittakaavassa. Lisää pöydät, ovet, portaat, baaritiski, kasvit, kaikki, mikä auttaa henkilökuntaa hahmottamaan tilan yhdellä silmäyksellä.
2. Määritä kunkin pöydän kapasiteetti ja muoto. Käytä oikeita mittoja, jotta suunnitelma vastaa sitä, mikä oikeasti mahtuu, ei vain sitä, mikä näyttää siistiltä.
3. Määritä yhdistämissäännöt. Päätä, mitkä pöydät voidaan työntää yhteen isoja seurueita varten, ja kerro se järjestelmälle.
4. Kytke suunnitelma varaussääntöihisi. Määritä, mitkä pöydät ovat varattavissa verkossa ja missä järjestyksessä, jotta suunnitelma täyttyy itsestään varausten myötä.
5. Testaa tekovarauksella. Varaa pöytä itse ennen käyttöönottoa ja varmista, että se näkyy oikein salissa.

Yleiskäyttöinen työkalu vs. varausjärjestelmään integroitu pöytäsuunnitelma

	Yleiskäyttöinen pohjapiirrostyökalu	Varausjärjestelmään integroitu pöytäsuunnitelma
Hinta	Ilmainen tai edullinen	Sisältyy ravintolan varausjärjestelmään, kokeilu ilmaiseksi
Sopii parhaiten	Kertaluonteiseen piirrokseen, jonka tulostat tai lähetät eteenpäin	Palvelun pyörittämiseen päivittäin
Yhteys varauksiin	Ei	Kyllä
Näyttää pöytien tilanteen reaaliajassa	Ei	Kyllä
Useampi kerros tai alue	Riippuu työkalusta	Kyllä, vaihda niiden välillä yhdellä klikkauksella
Päivittyy itse varausten muuttuessa	Ei	Kyllä

Yleisimmät virheet pohjapiirrosohjelmistoa valittaessa

Oletetaan, että kodinsuunnitteluohjelma pyörittää palvelua. Yleiskäyttöiset kaaviotyökalut on rakennettu kertaluonteisiin piirroksiin, ei livetoimintaan. Jos luotat sellaiseen illan pöytätilanteen seurannassa, teet sen seurannan todellisuudessa käsin jossain muualla.

Piirretään pöytiä, jotka eivät vastaa oikeaa salia. Suunnitelma, joka ei ole mittakaavassa, voi näyttää mahduttavan enemmän asiakkaita kuin oikeasti mahtuu. Mittaa sali ja kalusteet ennen piirtämistä, ei jälkikäteen.

Yhdistämissääntöjen unohtaminen. Isot seurueet ovat kohta, jossa pohjapiirros kaatuu, jos järjestelmä ei tiedä, mitkä pöydät voi yhdistää. Määritä yhdistämissäännöt, ennen kuin tarvitset niitä vilkkaana lauantaina.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä eroa on pohjapiirrostyökalulla ja pöytienhallintaohjelmistolla?

Pohjapiirrostyökalu piirtää kuvan salistasi. Pöytienhallintaohjelmisto käyttää samaa kuvaa palvelun pyörittämiseen: se kohdistaa varaukset pöytiin, näyttää tilanteen reaaliajassa ja päivittyy varausten muuttuessa. Pohjapiirrostyökalu on piirros, pöytienhallintaohjelmisto on työkalu, jolla tehdään töitä.

Voinko käyttää Canvaa tai muuta ilmaista työkalua ravintolani pohjapiirroksen suunnitteluun?

Kyllä, kertaluonteiseen piirrokseen. Canva, SmartDraw ja vastaavat työkalut sopivat hyvin pohjaratkaisuun, jonka tulostat, liität lupahakemukseen tai annat urakoitsijalle. Ne eivät yhdisty varauksiisi, joten tarvitset erillisen järjestelmän silti siinä vaiheessa, kun alat ottaa vastaan verkkovarauksia.

Kuinka kauan pöytäsuunnitelman rakentaminen varausohjelmistossa kestää?

Useimmat ravintolat saavat ensimmäisen version valmiiksi alle tunnissa, ovet, portaat ja mahdollisen ulkoterassin mukaan lukien. Voit muokata sitä milloin tahansa, kun sali tai pöytämäärä muuttuu.

Tarvitsenko pohjapiirrosohjelmiston, jos en vielä ota vastaan verkkovarauksia?

Ei välttämättä. Jos hoidat varaukset puhelimitse tai paperilla, yleiskäyttöinen kaaviotyökalu riittää tähän hetkeen. Siirry varausjärjestelmään integroituun pöytäsuunnitelmaan siinä vaiheessa, kun alat ottaa vastaan verkkovarauksia, jotta pohjaratkaisu ja kalenteri pysyvät automaattisesti synkassa.

Yhteenveto

Piirrä ensimmäinen pohjaratkaisusi millä tahansa nopeimmalla työkalulla, sen osan ei tarvitse olla monimutkainen. Mutta sillä hetkellä, kun alat ottaa vastaan verkkovarauksia, staattinen kuva muuttuu rasitteeksi: se ei osaa kertoa, mikä pöytä on vapaana, eikä se osaa asettaa varausta sinne, minne tarkoitit. Varausjärjestelmään integroitu pöytäsuunnitelma ratkaisee molemmat ongelmat, ja voit kokeilla sitä Resosin ilmaisella paketilla ennen kuin sitoudut mihinkään.

Aiheeseen liittyvää: 5 parasta ilmaista ravintolan verkkovarausjärjestelmää | 10 vinkkiä ravintolan pöytäsuunnittelijan optimointiin | Rakenna vai ostaa: ravintolan varausjärjestelmä