Από το χάρτινο ημερολόγιο στις ψηφιακές κρατήσεις εστιατορίου

Η μετάβαση από το χάρτινο βιβλίο κρατήσεων σε ένα ψηφιακό σύστημα κρατήσεων εστιατορίου παίρνει περίπου μία ώρα για την εγκατάσταση και αποσβένεται στο πρώτο πολυάσχολο Σαββατοκύριακο. Ένα χάρτινο ημερολόγιο λειτουργεί μόνο όταν κάποιος στέκεται μπροστά του με στυλό. Ένα ψηφιακό σύστημα δέχεται κρατήσεις όλο το 24ωρο, υπενθυμίζει στους πελάτες να παρουσιαστούν και κρατά κάθε πληροφορία επισκέπτη σε ένα μέρος. Αυτός ο οδηγός εξηγεί ακριβώς πώς να κάνετε τη μετάβαση χωρίς να χάσετε καμία κράτηση.

Πολλά καλά εστιατόρια ακόμα δουλεύουν με χάρτινο ημερολόγιο, και αυτό φαίνεται ασφαλές γιατί δεν «κρασάρει» ποτέ. Όμως το κρυμμένο κόστος συσσωρεύεται γρήγορα: κλήσεις που χάνονται κατά τη διάρκεια της υπηρεσίας, no-shows που θα μπορούσατε να αποτρέψετε, και ιστορικό πελατών που ζει στη μνήμη ενός ατόμου. Το να πάτε ψηφιακά δεν είναι θέμα τεχνολογικής μόδας. Είναι θέμα ανάκτησης αυτών των ωρών και αυτών των καλυμάτων.

Βασικά συμπεράσματα

• Ένα χάρτινο ημερολόγιο δέχεται κρατήσεις μόνο όταν κάποιος βρίσκεται εκεί. Ένα ψηφιακό σύστημα τις δέχεται 24/7, από την ιστοσελίδα σας, το Google και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
• Η μετάβαση παίρνει περίπου μία ώρα, και μπορείτε να τρέξετε και τα δύο παράλληλα για μια εβδομάδα ώστε να μην χαθεί τίποτα.
• Οι υπενθυμίσεις είναι το μεγάλο κέρδος. Αυτοματοποιημένες επιβεβαιώσεις μέσω SMS και email μειώνουν τα no-shows, κάτι που ένα χάρτινο βιβλίο αδυνατεί να κάνει.
• Το ιστορικό πελατών σας γίνεται πλεονέκτημα, όχι απλώς μνήμη. Σημειώσεις, αλλεργίες και αριθμός επισκέψεων παραμένουν με κάθε πελάτη για πάντα.

Τι πραγματικά σας κοστίζει ένα χάρτινο ημερολόγιο

Ένα χάρτινο ημερολόγιο έχει τρία αθόρυβα κόστη που δεν εμφανίζονται ποτέ σε κανένα τιμολόγιο.

Πρώτον, λειτουργεί μόνο με φυσική παρουσία. Κάθε κράτηση πρέπει να έρθει μέσω τηλεφώνου ή αυτοπροσώπως, τις ώρες που κάποιος είναι ελεύθερος να απαντήσει. Οι περισσότεροι επισκέπτες σήμερα κάνουν κράτηση online, συχνά εκτός ωρών λειτουργίας, οπότε ένα εστιατόριο που στηρίζεται μόνο στο χαρτί τους χάνει απλώς.

Δεύτερον, δεν μπορεί να αποτρέψει τα no-shows. Δεν υπάρχει υπενθύμιση, δεν υπάρχει προκαταβολή, δεν υπάρχει κάρτα στο αρχείο. Όταν ένα τραπέζι δεν εμφανίζεται, το ημερολόγιο έχει απλώς μια άδεια γραμμή. Οι αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να μειωθούν τα no-shows, και το χαρτί δεν προσφέρει κάτι τέτοιο.

Τρίτον, η γνώση των πελατών σας παγιδεύεται. Ο τακτικός που θέλει πάντα το τραπέζι της γωνίας, η αλλεργία στους ξηρούς καρπούς, η επέτειος: όλα αυτά ζουν στο κεφάλι ενός ατόμου ή σε συντομογραφίες που μόνο αυτό καταλαβαίνει. Την ημέρα που θα λείψει, χάνονται.

Τι κερδίζετε με τη ψηφιοποίηση

Ένα ψηφιακό σύστημα κρατήσεων διορθώνει και τα τρία ταυτόχρονα. Οι επισκέπτες κάνουν κράτηση μόνοι τους online, μέρα ή νύχτα, απευθείας από την ιστοσελίδα σας, το Google και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις αποστέλλονται πριν από κάθε κράτηση, ώστε οι επισκέπτες να παρουσιάζονται ή να ακυρώνουν έγκαιρα και να μπορείτε να γεμίσετε ξανά το τραπέζι. Και κάθε πληροφορία πελάτη, από αλλεργίες έως ιστορικό επισκέψεων, αποθηκεύεται σε ένα προφίλ που μπορεί να δει ολόκληρη η ομάδα σας.

Αποκτάτε επίσης μια πραγματική εικόνα της υπηρεσίας σας: πόσο γεμάτη είναι κάθε βάρδια, από πού προέρχονται οι κρατήσεις και ποιες ώρες χρειάζονται ώθηση. Τίποτα από αυτά δεν είναι δυνατό με ένα στυλό.

Πώς να κάνετε τη μετάβαση, βήμα προς βήμα

Μπορείτε να περάσετε από το χαρτί στο ψηφιακό ένα απόγευμα. Εδώ είναι η σειρά που κάνει τη μετάβαση ανώδυνη.

Επιλέξτε σύστημα και δημιουργήστε λογαριασμό. Επιλέξτε ένα σύστημα κρατήσεων που ταιριάζει στο μέγεθος και τον προϋπολογισμό σας. Το Resos έχει ένα δωρεάν πλάνο που μπορείτε να ξεκινήσετε σήμερα χωρίς κάρτα, ώστε να στήσετε τα πάντα πριν δεσμευτείτε σε οτιδήποτε.

Δημιουργήστε το εστιατόριό σας στις ρυθμίσεις. Προσθέστε τις ώρες λειτουργίας, τα τραπέζια και τις βάρδιες σας. Εδώ λέτε στο σύστημα πώς λειτουργεί πραγματικά η αίθουσά σας: υπηρεσίες μεσημεριανού και βραδινού, διάρκειες τραπεζιών και πόσα καλύμματα θέλετε να μένουν για walk-ins.

Καταχωρίστε τις επερχόμενες κρατήσεις από το ημερολόγιο. Πληκτρολογήστε τις κρατήσεις που έχετε ήδη στο χαρτί για τις επόμενες δύο εβδομάδες. Παίρνει λίγα λεπτά και σημαίνει ότι τίποτα δεν χάνεται από την πρώτη μέρα.

Τοποθετήστε τον σύνδεσμο κράτησης παντού που σας βρίσκουν οι επισκέπτες. Προσθέστε το widget κράτησης στην ιστοσελίδα σας, συνδέστε το Reserve with Google ώστε οι επισκέπτες να κάνουν κράτηση απευθείας από την Αναζήτηση και τους Χάρτες, και προσθέστε τον σύνδεσμο στο Instagram και το Facebook. Αυτή είναι η στιγμή που οι online κρατήσεις αρχίζουν να φτάνουν μόνες τους.

Τρέξτε και τα δύο για μια εβδομάδα, μετά αποσύρετε το χαρτί. Κρατήστε το ημερολόγιο ανοιχτό ως δίχτυ ασφαλείας την πρώτη εβδομάδα, ενώ η ομάδα σας εξοικειώνεται. Μόλις όλοι εμπιστεύονται την οθόνη, κλείστε το βιβλίο για πάντα.

Τι να αναζητήσετε σε ένα σύστημα

Δεν είναι όλα τα συστήματα κρατήσεων κατάλληλα για ένα εστιατόριο που αφήνει το χαρτί. Αναζητήστε ένα που είναι πραγματικά εύκολο στη μάθηση για ομάδα διαφόρων ηλικιών, δέχεται κρατήσεις από Google και μέσα κοινωνικής δικτύωσης, στέλνει αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις και δεν χρεώνει ανά κάλυμμα. Ένα δωρεάν πλάνο για να ξεκινήσετε είναι ο πιο ασφαλής τρόπος να το δοκιμάσετε πριν αγοράσετε.

Αν θέλετε μια πιο λεπτομερή λίστα ελέγχου, δείτε τον οδηγό μας για τα must-have features in a restaurant booking system.

Συχνές ερωτήσεις

Θα χάσω τις υπάρχουσες κρατήσεις μου όταν μεταβώ από το χαρτί στο ψηφιακό;

Όχι. Πριν ξεκινήσετε, καταχωρίστε τις επερχόμενες χάρτινες κρατήσεις στο νέο σύστημα, και μετά τρέξτε και τα δύο παράλληλα για περίπου μια εβδομάδα. Τίποτα δεν χάνεται, και αποσύρετε το χάρτινο ημερολόγιο μόνο όταν η ομάδα σας εμπιστευτεί το ψηφιακό.

Πόσο χρόνο χρειάζεται η εγκατάσταση ενός ψηφιακού συστήματος κρατήσεων;

Περίπου μία ώρα για τη βασική εγκατάσταση: δημιουργία λογαριασμού, προσθήκη ωρών λειτουργίας, τραπεζιών και βάρδιων, και τοποθέτηση του συνδέσμου κράτησης στην ιστοσελίδα και το Google. Μπορείτε να πάρετε την πρώτη online κράτηση την ίδια μέρα.

Είναι δύσκολο για μεγαλύτερο σε ηλικία προσωπικό να μάθει ένα ψηφιακό σύστημα κρατήσεων;

Όχι. Ένα καλό σύστημα είναι σχεδιασμένο για ομάδα διαφόρων ηλικιών και χρειάζεται λίγα λεπτά για καθημερινές εργασίες όπως προσθήκη, μετακίνηση ή ακύρωση κράτησης. Το να τρέχετε το χάρτινο ημερολόγιο παράλληλα την πρώτη εβδομάδα κάνει τη μετάβαση άνετη.

Χρειάζεται να πληρώσω για να αφήσω το χαρτί;

Όχι. Το Resos έχει πραγματικό δωρεάν πλάνο χωρίς απαίτηση πιστωτικής κάρτας, ώστε να μεταφέρετε το εστιατόριό σας στο ψηφιακό και να λαμβάνετε πραγματικές online κρατήσεις πριν πληρώσετε οτιδήποτε. Αναβαθμίζετε μόνο αν ο όγκος των κρατήσεων σας αυξηθεί.

Κατακλείδα

Ένα χάρτινο ημερολόγιο φαίνεται ασφαλές, αλλά σας κοστίζει χαμένες κρατήσεις, αποτρέψιμα no-shows και τη γνώση πελατών που θα έπρεπε να χτίζει την επιχείρησή σας. Η μετάβαση σε ένα ψηφιακό σύστημα κρατήσεων εστιατορίου παίρνει περίπου μία ώρα, και μπορείτε να το κάνετε με ένα δωρεάν πλάνο χωρίς να ρισκάρετε ούτε μία κράτηση. Στήστε το, τρέξτε και τα δύο για μια εβδομάδα, και αφήστε το σύστημα να δέχεται κρατήσεις ενώ εσείς διαχειρίζεστε την αίθουσα.

Related: Must-have features in a restaurant booking system | Build vs buy a restaurant booking system | Restaurant booking system