Sådan sætter du bordstyring op på din resOS-profil

Brug bordstyring for at give gæster og medarbejdere mulighed for at booke bord online

resOS guider dig til, hvordan du bruger bordstyring i din restaurant og sætter dine borde og områder op i systemet. Med denne guide om bordstyring til din restaurant bliver du hurtigt klar til, at gæster kan booke dine ledige borde og områder.

Vælg bordstyring

For at aktivere bordstyring i jeres restaurant, skal du logge ind på din resOS profil og vælge "Indstillinger" og derefter "Booking". Via menuen "Nye bookinger og bordstyring" vælger du om du manuelt vil bekræfte bookingerne, eller om du ønsker, at bookinger bekræftes automatisk. Vælger du at bookingerne automatisk skal bekræftes, kan gæsterne kun booke de tider, som du har registreret ledige i systemet. Bookingerne bekræftes derefter automatisk i systemet. Ved 'Bordstyring' kan du vælge, om bordene automatisk skal kobles til et ledigt bord eller ej.

Bookinger og bordstyring

Opsætning af standard bookingvarighed og intervaller

For at bestemme i hvilket tidsinterval en booking kan foretages, kan du scrolle ned på siden til "Tidsinterval". Tidsintervaller er definition på, hvor ofte en gæst kan booke. Disse tider vises til gæster, som booker bord online. Hvis intervallet f.eks. er sat til "0:30" (0 timer og 30 minutter) og jeres restaurant åbner kl. 17:30, så kan gæsten booke bord kl. 17:30, 18:00, 18:30 osv. Altså hvert 30. minut.

Gå herefter til "Standardvarighed" og vælg den tidsramme, gæsten har et bord hos jer, når gæsten booker online. Tidsrammen bør inkludere den tid I skal bruge til at vende bordet, så bordet er klar til det næste hold gæster. Formatet er i timer:minutter. Hvis gæsten har bordet i 2 timer, og I skal bruge 15 minutter på at gøre bordet klart til næste gæst, kan du f.eks. sætte tidsrammen til 2:15.

Tilføj og administrere dine borde

Bordene styres også gennem din resOS-profil. Gå nu til "Indstillinger" og vælg "Borde". Her kan du tilføje områder og borde samt definere, om de kan bookes på dagen. Du kan samtidig vælge, hvilken rækkefølge jeres borde skal bookes i. Du prioriterer selv, hvilke borde der skal bookes først. Her vælger I også, hvilke borde der kan kombineres. Se hvordan man gør nedenfor:

Tilføj og rediger dine områder

Under menuen 'Areas & Tables' kan borde og områder tilføjes. Områderne kan f.eks. være jeres stueetage, førstesal eller udenfor. Klik på '+Tilføj område', så åbnes områdeformen, hvor du kan tilføje og ændre dine områder:

Tilføj område

Områdeformen indeholder:

  • Områdenavn: Navnet på området
  • Bookingprioritet: Definerer i hvilken rækkefølge bordene i et givent område skal bookes. Bordene i et område, som du giver en høj prioritet (1-10 hvor 10 er højest) vil blive booket før bordene i et område med lav prioritet.
  • Interne noter: Her skriver I interne noter ned, som kun I kan se. Det kan være, at gæsten er allergiker, hvilket er godt at være bevidst om, inden man seater gæsterne.
  • Kan bookes: Hvis denne knap er aktiveret (grøn som på billedet), kan jeres personale booke bord i et givent område. Det betyder, at området er åbent for gæster.
  • Tilgængelig online: Hvis den knap er aktiveret (grøn som på billedet), kan gæster booke bord i området online. Det kræver dog at knappen "kan bookes" også er aktiveret. Området er dermed åbent for walk-ins og gæster, der booker online.

Flere områder kan tilføjes på samme måde.

Efter du har tilføjet et eller flere områder, vil alle dine tilføjelser være synlige på "Bord"-siden. Du kan nemt redigere dine områder og borde ved at klikke rediger-ikonet.

Tilføj og rediger dine borde

Borde tilføjes til et område ved at klikke på "Tilføj bord". Når du klikker her vil bordformlen blive åbnet.

Tilføj borde

Bordformlen indeholder:

  • Bordnavn: Bordets navn. Typisk "bord 1", "bord 2" e.l.
  • Minimum pladser: Det laveste antal gæster, som kan blive seated ved et givent bord. Bordet vil ikke være tilgængeligt for gæster, som er under det definerede minimum. Hvis bordet er sat til minimum 6 personer, kan bordet således ikke bookes af et selskab på 3.
  • Maximum pladser: Det højeste antal gæster som kan blive seated ved et givent bord. Bordet vil kunne være tilgængeligt for bookinger større end det definerede maximum, hvis bordet kombineres med andre ledige border.
  • Bookingprioritet: Definerer i hvilken prioriteret rækkefølge et bord i et område bookes ift. andre borde i samme område. Det kan f.eks. være, at du først vil have vinduesbordet booket, da det er restaurantens bedste plads. Borde med høj prioritet vil blive booket før borde med lav prioritet.
  • Intern note: Du har mulighed for at skrive en intern besked ved hvert bord.
  • Kan bookes: Hvis denne funktion er aktiveret, kan jeres personale booke bord i et givent område.
  • Tilgængelig online: Hvis denne funktioner er aktiveret, kan gæster booke bord i området online. Området er dermed åbent for walk-ins og gæster, der booker online.

Et bord kan redigeres ved trykke på rediger-ikonet.

Bord kombinationer

Under menuen 'Table Combinations' vælger du, hvilke borde der kan kombineres for at gøre plads til større grupper. Klik '+Tilføj kombination', og vælg bordene der skal kombineres samt, hvorledes bordet kan bookes.

Borde som kan kombineres fysisk ved siden af hinanden i restauranten, kan du kombinere i systemet. Vælg fx at bord 1 kan kombineres med bord 2, og bord 2 kan kombineres med bord 3, hvis det er muligt at rykke bordene sammen i din restaurant. Så vil systemet automatisk finde ud af, at der f.eks. kan sidde en booking på 6 ved de tre borde, hvis de hver er beregnet til 2 personer pr. bord.

Dupliker borde for at sætte bordene hurtigt op

Vi ved, at mange restauranter har flere borde i samme størrelse, f.eks. mange tomands- eller firemandsborde. Vi har derfor gjort det nemt at duplikere disse.

Du skal bare trykke på dupliker-ikonet ved bordet, du ønsker skal duplikeres.

Dupliker et bord

Hvis du f.eks. har 5 borde, som kan have plads til 1-2 gæster, så tilføj først et enkelt bord og tryk 'dupliker'. Så ved systemet, at det næste bord har samme indstillinger og plads til samme antal gæster, som det forrige bord. Du kan duplikere flere borde, hvis bordene skal have de samme indstillinger.

Omstrukturer dine borde

Et bord kan flyttes op og ned på listen. Du kan trække det sorte ikon (de seks prikker), og flytte et bord op og ned.

Slet områder og borde

Områder og borde kan slettes ved at trykke på skraldespandsikonet, som du finder til højre for området eller bordet.

Hvis et område slettes, så slettes alle borde i samme område også.

Du bør være opmærksom på, at bookinger, der hører til de borde du ønsker at slette, derefter manuelt skal flyttes hen til nye og stadigt aktive borde.

Vi håber, at denne guide om bordstyring til din restaurant har været nyttig. Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp, så tøv ikke med at kontakte os på [email protected].

Se også guiden til hvordan du fordeler borde til en booking.