Et nyt bookingsystem til din restaurant er en åbning for mange spændende muligheder. Følg vores komplette guide for at komme i gang med et bookingsytsem til din restaurant, og lær samtidigt mere om bookingsystemer til restauranter generelt!

Map
Billede fra Unsplash.com

Hvad er et restaurant bookingsystem?

Et bookingsystem til din restaurant er et online system, der kan hjælpe dig med at administrere bookinger, borde, betalinger og meget mere. Håndtering af bookinger er så meget mere effektiv, når processen automatiseres. Glem alt om kun at modtage bookinger fra telefonopkald og e-mails. Et bookingsystem til din restaurant tilbyder forskellige funktioner, som for eksempel:

  • Håndtering af bookinger og walk-ins uden papirarbejde
  • Automatisk eller manuel håndtering af bookinger
  • Tillader gæster at vælge et område i restauranten
  • Et brugervenligt bookingflow til dine gæster
  • Bookinglink til din Google-, Instagram- og Facebook-profil
  • Opkrævning af depositum / forudbetaling ved bookinger

I dag, som en konsekvens af den udbredte anvendelse af teknologi, vil 90% af de mennesker, der ønsker at reservere et bord på en restaurant, have muligheden for at booke bord online. Udover det, så vil 35% af de adspurtge reservere bord et andet sted, hvis det ikke er en muligt at bestille online.

Eksempel på restaurant bookingsystem integration
Billede fra resOS.dk

Det betyder at et bookingsystem til din restaurant er virkelig vigtigt. Ikke nok med, at du højst sandssyligt vil modtage flere reservationer på din restaurant, så letter det også de små hverdagsopgaver for dit personale. Da alt kører online i et smart og simpelt system, har det aldrig været nemmere at administrere bookinger. Med andre ord er implementering af et booking sytstem en meget lille investering, som i det lange løb gavner din restaurant.

Hvorfor er et bookingsystem vigtigt for en restaurant?

Som allerede nævnt, så er et bookingsystem vigtigt for både din restaurant, men også for dine gæster. Nedenfor gennemgår vi, hvilken værdi et restaurant bookingsystem kan bidrage til med til din restaurant.

Optimér dine daglige opgaver 

For det første, så er et bookingsystem vigtigt, da det strømliner alle dine medarbejders arbejde. Hele vejen fra det taktiske niveau i hovedkvarteret til det operationelle niveau i restauranten. Når du implementerer et bookingsystem i din restaurant, vil du straks opleve, hvordan den daglige drift organiseres meget bedre. Derudover forbedrer det kommunikationen mellem gæster og restauranter, hvilket i høj grad betyder meget færre misforståelser og færre udeblivelser.

Restaurant bookingsystem fra resOS
Billede fra resOS.dk

Udover det, så sikrer et godt bookingsystem også et meget mere behageligt bookingflow for dine gæster. Gæster skal altid have indtrykket af, at reservationssiden er let at manøvrere. For eksempel bør gæster altid modtage alle de nødvendige oplysninger inden deres reservation, såsom tidspunkt for reservationen. Dette etablerere en behagelig brugeroplevelse for gæsterne, og vil i sidste ende betyde, at det er mere sandsynligt, at gæsterne igen booker et bord på din restaurant i fremtiden. Det er win-win!

Værdi for dit personale

For det andet, så er et bookingsystem også vigtigt for dit personale. Realiteten er, at ved at have et brugervenligt og smart reservationssystem styrker du dit personale. Vi må ikke glemme, at uden alle vores tjenere, kokke, baristaer, værter osv. kunne der aldrig udføres nogen form for service. Netop derfor er det en god idé at sikre sig, at alt personale får den bedste præmis for at yde en god service. Det gør du bland andet ved at give dem al den indsigt og data om din restaurant som du kan.

Fordele for dit personale:

  • Når dine tjenere ved, at restauranten er fuldt booket til weekenden, kan de fx. organisere pauser i god tid.
  • De vil have en klar idé om, hvordan alle borde skal opsættes for at få enderne til at mødes.
  • De kan løbende administrere bordopstillinger for at sikre, at de er klar i tide til næste reservation.
  • Du kan informere køkkenet om kapaciteten for aftenen. Dette er specielt værdifuldt for at fortælle dem, at ekstra forsyninger kan være nødvendige. 

Desuden giver et moderne bookingsystem dig muligheden for at regulere kapaciteten i dine restauranter. At kunne styre og regulere kapaciteten er ekstremt vigtig for de fleste restauranter. Ikke kun på grund af COVID-19, men også fordi det giver mulighed for at koordinere og forbedre siddepladser i restauranten. Dybest set, så giver et godt bookingsystem dig mulighed for at håndtere borde og deres tilgængelighed strategisk - med en minimal indsats.

Sådan finder du det bedste bookingsystem - i 3 trin

Logo af tallet 3, guide til at finde det bedste restaurant bookingsystem.
Billede fra Unsplash.com

Trin 1: Undersøg dine behov 

Inden du bestemmer dig for et bookingsystem til din restaurant, er vores absolut bedste anbefaling, at du tænker over din restaurants og dine medarbejders behov. Er det fx. vigtigt for dig at tilbyde online booking via din Facebook-side? Er det at kunne styre kapaciteten af gæster et værdifuldt værktøj i din restaurant? Ønsker du at kunne se alle reservationer i en listevisning? Vil du have en visuel bordplan? Og vil du håndtere bookinger manuelt eller automatisk?

Vi anbefaler altid, at man inddrager sit personale i denne her process. De ved nemlig, hvis de står overfor nogle udfordringer i den måde, de håndterer reservationer på lige nu. Det er også værd at spørge, om der er en bestemt funktion, som kan være nyttig i forhold til at optimere den daglige drift i restauranten.

Trin 2: Vurdér dine muligheder

Det er afgørende at vurdere dine forskellige muligheder, før du beslutter dig for dit fremtidige bookingsystem til din restaurant. Bortset fra dine personlige præferencer, bør du også vurdere andre vigtige aspekter. Helt konkret så anbefaler vi, at man kigger på aspekter såsom omkostninger, inkluderet funktioner, kundeservice og brugervenlighed. En anden vigtig overvejelse er at se på om bookingsystemet er kompatibelt med dit POS-system.

Trin 3: Testkør systemet

Sørg altid for at bede om en prøveperiode fra den udbyder, som du overvejer at indgå en aftale med. På den måde er du sikker på at finde ud af, om du kan lide systemet, og om det lever op til dine forventninger, inden du begynder at betale for det. 

Husk også altid at stille masser af spørgsmål til den udbyder du har i tankerne til din restaurant! For det meste er det muligt at få fat i de fleste udbydere, enten via e-mail eller telefon - hermed kan du også tjekke om kundeservicen er i orden.

Prøv for eksempel en prøveperiode med resOS!

Her er 5 ting du skal overveje før du beslutter dig:

5 ting du skal overveje før du beslutter dig for et restaurant bookingsystem

Det bedste bookingsystem til mindre spisesteder?

Vælg altid et bookingsystem, der lever op til dine krav. Hvis du har et mindre spisested, og hvis et reservationssystem er en ny implementering, så har du muligvis flere spørgsmål i forhold til opsætningen. Det bedste råd her, er at finde et restaurant bookingsystem med rigtig god kundeservice. Nedenfor gennemgår vi nogle af de bedste bookingsystemer til mindre virksomheder. 

Såå, spænd sikkerhedsselen og vurdér dine muligheder sammen med os!

Billede fra resOS' restaurant booking system
Billede fra resOS.dk

5 bookingsystemer til mindre spisesteder 

Eveve er et reservationssystem, der har specialiseret sig i travle restauranter, og samarbejder med nogle af de travleste restauranter. Eveve, som virksomhed fokuserer på det langsigtede kundeforhold og aldrig på en kortsigtet fortjeneste.

resOS tilbyder et moderne, brugervenligt og simpelt reservationssystem til både små og store spisesteder. resOS har kunder fra hele verden og fungerer på alle kontinenter. Systemet tilbyder en række funktioner såsom en visuel bordplan, forudbetalinger og opsætning af områder i restauranten, men holder omkostningerne på et minimum.

resOS bookingsystem til restauranter
Billede fra resOS.dk

Now Book It er et bookingsystem til restauranter der giver virksomheder den infrastruktur de har brug for, til at acceptere og administrere online bookinger. Now Book It tilbyder en cloud-baseret dagbog ifm. håndteringen af bookinger samt flere funktioner.

Resy tilbyder et bookingsystem på baggrund af mange års erfaring i industrien, og har et netværk af højt engagerede spisesteder. Prissætningen hos Resy afhænger af, hvor mange funktioner du ønsker at tilvælge og har brug for på din restaurant. 

TheFork er et bookingsystem, hvor du betaler for dit forbrug, hvilket betyder, at reservationer foretaget på deres websted eller hos en af ​​dets partnere faktureres. De tilbyder priser, der imødekommer forskellige størrelser af restauranter.

Absolutte 'must-haves' til et bookingsystem

Vi har erfaret, at der er nogle must-haves, når det kommer til et reservationssystem. I det følgende præsenterer vi vores syn på 'must-haves'. Disse inkluderer blandt andet automatisk bordstyring samt nem integration og opsætning.

Bordstyring

Billede der viser bordstyring igennem et restaurant bookingsystem
Billede fra Unsplash.com

Ofte finder du bookingsystemer, der tilbyder forskellige muligheder, når det kommer til bordstyring. Oftest er en mulighed det at kunne acceptere online bookinger automatisk, hvis et bord er ledigt. En anden mulighed kan være at manuelt tilføje borde til bookinger, og ligeledes manuelt godkende eller afvise reservationer. Automatisk og manuel  håndtering af borde har hver deres fordele. Dermed afhænger valget af bordstyring ofte af, hvor travl din restaurant er, men også hvor hurtigt du bliver fortrolig med systemet osv.

Opsætning af forskellige områder og seatings

Opsætning af forskellige områder i din restaurant er en fantastisk funktion. Det gør administration af borde så meget lettere. Både for kunder når de bestiller online, men også for dit personale. Når man opretter forskellige områder som fx. 'Udenfor' eller 'Bar', føler gæsterne sig betydningsfulde, da de beslutter nøjagtigt, hvor de vil sidde. Set fra en restaurants synspunkt, er det også en fantastisk måde at sprede kapaciteten af gæster på. Hvis du kan oprette flere åbningstider, hvor du kan aktivere specifikke områder eller seatings, sikrer du desuden også, at din restaurant altid har gæster. Om sommeren begrænser du måske antallet af seatings i dit udendørs område, for at sikre dig at have nogle ledige siddepladser til walk-ins.

...andre ‘must-haves’ 

Eksempel på et integrationslink fra et restaurant bookingsystem
Billede fra resOS.dk

Nem integration og opsætning 

Et andet must-have er en behagelig on-boarding. Integrering af et bookingsystem i din restaurant skal naturligvis kører helt uden problemer. Det er selvfølgelig uundgåeligt, at opsætningen af din restaurant til et reservationssystem tager en eftermiddag. Men når alle indstillinger er opsat, så er du klar til at modtage reservationer!

Hold også øje med muligheden for at integrere dit bookinglink til alle dine online platforme. Din Facebook, Google Business-konto, Instagram og selvfølgelig din hjemmeside skal alle indeholde et booking link. For at opsummere, så skal dine gæster altid kunne reservere et bord, uanset hvor de kigger henne online. Så sørg for at opsætte et bookinglink! 

En visuel bordplan

En visuel bordplan er et absolut must-have, hvis du sætter pris på at kunne danne dig et overblik over din restaurant og dine borde i løbet af dagen. Bordplanen giver dit personale et komplet visuelt overblik over alle områder og borde i restauranten. Oftest, kan du finde en bordplan, hvor forskellige farvekoder indikerer de forskellige statusser et bord kan have. For eksempel kan en rød farve indikerer et optaget bord.

Personlig kommunikation

Et andet must-have er at have muligheden for at kunne tilpasse og personliggøre kommunikation til gæsterne. Ikke nok med, at det er vigtigt ifm. at bekræfte tidspunkt og antal personer for en reservation. Det kan også være yderst værdifuldt, hvis din restaurant skal følge lokale retningslinjer. På grund af den nuværende pandemi kræves det fx., at mange restauranter rundt om i verden informerer deres gæsterne om lokale restriktioner/opfordringer. Oftes drejer det sig om krav til mundbind, opfordring til desinfektion, afstand osv. for at sikre alles helbred. Derfor er det altså op til dig, hvad du vælger at informere dine gæster om!

Kundeservice

Hvis du spørger os, så er kundeservice et af ​​de vigtigste must-haves til et bookingsystem. Med andre ord er det afgørende, at det system du overvejer at implementere har en god kundeservice. Hvis du har brug for hjælp, er det afgørende, at du kan få vejledning inden for en rimelig tid. Det kan være smart at oprette et møde med en ansat fra det bookingsystem som du overvejer at indgå en aftale med, da de hurtigt kan guide dig gennem systemet, så du ikke laver begynderfejl.

Hvad så nu?

Du har nok allerede luret, at et restaurant bookingsystem kan gavne driften i din restaurant enormt meget. Afslutningsvis så håber vi, at du finder det perfekte system til din restaurant, og at du følger vores guide og råd om must-haves, før du beslutter dig!

Du er altid velkommen til at kontakte os på [email protected] hvis du har spørgsmål om, hvordan et bookingsystem kan gavne din restaurant! Du er også altid velkommen til at dykke ned i de forskellige funktioner og apps som resOS tilbyder.

resOS booking schedule